Маргарита Олемская, Microsoft Certified Product Specialist

Мicrosoft Office 97 - новая версия самого популярного пакета офисных приложений, число пользователей которого выросло за три последних года в три раза и сейчас превышает 55 миллионов человек. В Microsoft Office 97 входят значительно улучшенные версии приложений Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access (в профессиональную редакцию), программа подготовки презентаций PowerPoint и новое приложение я диспетчер управления информацией Microsoft Outlook. Более 80 процентов нововведений в Microsoft Office были сделаны на основе откликов и пожеланий пользователей. Интеграция с Интернет, новые возможности совместной работы и дальнейшее развитие технологии IntelliSense - те черты, которые, по мнению разработчиков, должны привлечь внимание покупателей.

Сегодня мы представляем краткий обзор основных нововведений в Microsoft Office 97, чтобы Вы могли составить для себя общее впечатление. Более подробно о каждом из приложений, а особенно о Microsoft Outlook, мы планируем рассказать в следующих номерах газеты.

РИСУНОК 1. Ряд новых компонент и возможностей являются общими

Офисный помощник первым встречает пользователей в любом приложении. Его появление на свет является результатом дальнейшего развития технологии IntelliSense. Новый помощник будет наблюдать за Вашей работой и время от времени давать вежливые советы, которые особенно будут полезны новичкам, но иногда не будут лишними и для "профессионалов". Причем Вы сами можете определить степень его вмешательства в Вашу работу и ту область знаний, в которой чувствуете себя не очень уверенно и особенно нуждаетесь в советах. Внешне он выглядит как забавный, рисованный персонаж и, по Вашему выбору, может предстать в любом обличье от летающей тарелки до колобка.

Графический редактор Office теперь один для всех приложений. Для украшения текста и рисунков предлагается около ста настраиваемых фигур, несколько видов заливки, добавление тени и объема.

Панели инструментов изменили внешний вид и возможности настройки. Теперь меню представляет собой специальный тип панели и может перемещаться по экрану или на другие панели инструментов.

Автозаполнение работает теперь и в Word 97. Новая функция предлагает полный вариант слова или фразы после ввода нескольких первых букв. Применяется к элементам автотекста, названиям месяцев и организации, дням недели, имени автора.

РИСУНОК 2. Новый инструмент рисования таблиц, расширенные возможности форматирования, автозаполнение и проверка грамматики в Word 97

Проверка грамматики "на лету" позволяет установить набор правил для обычной и деловой переписки, а также правила проверки стиля.

Рисование таблиц в документе Word, используя вместо карандаша мышь, - это то, чего до сих пор так не хватало миллионам пользователей. Также быстро и легко можно стереть границы между ячейками по горизонтали и вертикали с помощью ластика.

Новые возможности форматирования. Поворот текста в ячейке на любой угол, объединение ячеек, возможность установки отступа в ячейках Excel, вертикальная ориентация и выравнивание текста в ячейках таблиц Word решают многие задачи, возникающие при оформлении самых разных документов.

Технические возможности. Учтены самые популярные предложения пользователей: число строк в таблице Excel увеличено с 16384 до 65536, а число символов в ячейке с 255 до 32000. Наконец, и в Excel появилась многоуровневая отмена действий.

В формулах Excel названия столбцов и строк могут быть использованы в качестве операндов, а механизм автокоррекции автоматически исправляет типичные ошибки пользователей во время ввода формул. При редактировании формулы используется цвет для выделения ячеек и диапазонов, применяемых в формулах.

Проверка данных при вводе в таблицу позволяет ввести ограничения на тип и значение данных или организовать ввод из предлагаемого списка. Вы можете формировать подсказку для ввода и сообщение об ошибке, не используя VBA. Условное форматирование позволяет быстро выделить данные, представляющие особый интерес. Для этого можно использовать различные шрифты, цвет, заливку.

РИСУНОК 3. Поворот текста в ячейках, условное форматироваение, проверка данных при вводе, использование заголовков столбцов в формулах - среди новых возможностей Excel 97

Гиперссылки позволяют установить связи с любым файлом (файлом в формате HTML, Microsoft Office или другим), расположенным на любом внутреннем или внешнем Web-узле или файловом сервере. Чтобы перейти к месту назначения, достаточно щелкнуть гиперссылку. В процессе создания документов ссылки различного рода в тексте создаются достаточно легко: напишите http://...- адрес и он автоматически превратится в ссылку на ресурс в Internet. В базе данных Access 97 появился новый тип данных "гиперссылка", который может открыть Web-документ. В Excel 97 адреса URL могут быть использованы в формулах как имена файлов или сетевые адреса.

Документы Internet. Подготовка документов не требует изучения формата HTML и программирования. Для этого можно использовать привычные и давно знакомые приложения Microsoft Office. Мастер Web-страниц Word 97 предлагает на выбор разнообразные шаблоны, которые можно легко изменить. Для создаваемых страниц можно выбрать наиболее подходящие стили оформления, каждый из которых включает в себя цвета фона, маркеры, горизонтальные линии и другие элементы. В Access 97 пользователи могут создавать не только статические, но и динамические Web-страницы. Excel 97 позволяет открывать файлы HTML и редактировать весь файл или только часть данных, организованных в таблицы.

Версии документов. Хранение версий документа Word 97 в одном файле избавляет от необходимоти создавать на диске для каждой версии свой документ и дает возможность точно определить время, характер и автора изменений, внесенных в документ. К каждой версии документа могут быть добавлены произвольные заметки. Кроме того, можно установить режим автоматического сохранения текущей версии документа в конце каждого сеанса работы с ним. PowerPoint 97 позволяет хранить в одном файле несколько разных сценариев показа одной и той же презентации, что дает возможность избежать хранения нескольких ее копий.

Схема документа - новый режим просмотра в Word 97. Позволяет мгновенно получить доступ к любой части документа и определить свое положение в нем. Окно документа разделяется на две области: в левой части отображается схема, а в правой части я текст. Если вы используете Word 97 в качестве редактора сообщений электронной почты, на схеме документа будут указаны имена авторов сообщений, содержащих реплики участников обсуждения поставленного вопроса. Щелкнув имя автора, можно перейти к соответствующей части документа.

Совместно используемые книги Excel позволяют создавать и редактировать формулы, изменять форматирование и даже добавлять листы. Обновления и изменения, вносимые другими пользователями в общую книгу, могут сохраняться через заданный интервал времени. Настройки фильтрации данных и параметры печати сохраняются в общей книге независимо от настроек других пользователей. Изменения, вносимые в общую книгу разными пользователями, могут быть отформатированы различными способами.

Microsoft Outlook - единая среда для выполнения самых разнообразных действий и работы с самой разнообразной информацией. Сообщения электронной почты, календарь событий, база контактов, список дел, встреч, задач, документы на Вашем диске или в сети - вот те объекты, которыми оперирует Microsoft Outlook. Этот продукт представляет собой качественный скачок в области интеграции приложений.

РИСУНОК 4. Outlook - окно в мир самой разнообразной информации

Вместе с почтовым ящиком, который входит в состав Microsoft Outlook, Вы получаете новые удобные средства для работы с сообщениями в электронной почте: отображение первых трех строчек сообщения под его заголовком; флажок-напоминание, который прикрепляется к сообщению и напоминает о необходимости произвести действие: ответить, написать документ и т.д.; возможность создавать кнопки для голосования в сообщениях и отозвать посланное сообщение из почтового ящика респондента, если оно еще не было прочтено.

Журнал Outlook автоматически регистрирует события, происходящие с определенным типом документов или действия, относящиеся к определенному контакту. Вы всегда сможете проследить историю создания документа и найти его даже по прошествии длительного времени, а также оживить в памяти историю общения с клиентом (когда и на какую тему был послан факс, какое электронное сообщение, и т.д); журнал регистрирует даже телефонные звонки и заметки, которые делаются в процессе разговора).

Visual Basic для приложений теперь появился и в Word и даже в PowerPoint. Претерпели некоторые изменения предыдущие версии VBA и объектные модели.

Впервые увидело свет специальное расширенное издание пакета Microsoft Office 97. Microsoft Office 97 Developer Edition предназначен для профессиональных разработчиков и содержит все, что эксперты считают действительно необходимым для быстрого создания, управления и распространения программных решений. Он включает как офисные приложения, объединенные в Microsoft Office 97 Professional Edition, так и дополнительные инструменты, позволяющие сократить время разработки и сделать этот процесс более производительным и надежным.