Юрий Травин, Астро Софт

Начиная с этого номера, мы будем подробно знакомить читателей со спецификой "1С:Бухгалтерии 7.5". Будут описаны особенности конфигурирования, администрирования и использования этой системы.

Как уже отмечалось в предыдущем номере, "1С:Бухгалтерия 7.5" имеет "двоякую природу": с одной стороны, представляет собой еще одну компоненту из системы "1С:Предприятие"; с другой - является новой версией программы "1С:Бухгалтерия 6.0".

В соответствии с компонентной организацией системы "1С:Предприятие", возможности ведения бухгалтерского учета в системе появляются после установки компоненты "Бухгалтерский учет". Ведение бухгалтерского учета обеспечивают объекты метаданных "Планы счетов", "Виды субконто", "Операция" и "Проводка".

Субсчета. Планы счетов в "1С: Бухгалтерии 7.5" поддерживают многоуровневую иерархию "счет - субсчета". Каждый план счетов может включать неограниченное число счетов первого уровня. К каждому счету может быть открыто также неограниченное количество субсчетов. В свою очередь, каждый субсчет может иметь свои субсчета - и так далее. Количество уровней субсчетов в "1С: Бухгалтерии 7.5" ограничивается только общей длиной кода счета (включающей коды субсчетов всех уровней), которая не должна превышать 255.

Структура кода счета может быть задана при создании плана счетов в виде шаблона, состоящего из последовательности символов "#" и ".".

Произвольная длина кода счета. "1С: Бухгалтерия 7.5" позволяет вести произвольную нумерацию счетов и субсчетов. В пределах разрешенной длины в 255 символов можно организовать либо примерно 125 уровней вложенности субсчетов (шаблон кода счета при этом будет выглядеть как "#.#.#.#'"), но при этом длина кода счета на каждом уровне будет равна одному символу; либо вести всего 2 уровня счетов, но с длиной кода в 125 символов. Понятно, что все другие варианты, которые и соответствуют реальным потребностям учета, занимают промежуточное положение между этими двумя крайними решениями.

Например, структура кода счета для стандартного ("хозрасчетного") плана счетов бухгалтерского учета может быть выражена как "##.##" (для балансовых счетов). Соответственно, шаблон кода счета в плане счетов для банков можно написать как "###.#####".

Раздельное редактирование счетов. Известно, что зачастую ошибки в бухгалтерском учете возникают из-за неправильного применения утвержденного плана счетов. Наиболее распространенная ситуация - отсутствие аналитического учета на тех счетах, по которым необходимо получать развернутое сальдо. Тогда бухгалтерский учет, являясь верным по форме ("все сходится"), по сути дает неправильные результаты. Поэтому зачастую бывает полезно ограничить творчество конечных пользователей в части настройки планов счетов.

С этой целью "1С: Бухгалтерия 7.5" позволяет разделять процесс редактирования плана счетов.

Во-первых, редактирование планов счетов может выполняться в Конфигураторе специалистом, выполняющим конфигурирование "1С: Бухгалтерии 7.5". В Конфигураторе могут создаваться новые или редактироваться входящие в типовую конфигурацию планы счетов. При этом осуществляется настройка основных характеристик планов счетов.

Во-вторых, при работе с "1С: Бухгалтерией 7.5" конечный пользователь может добавлять собственные счета и субсчета в планы счетов, однако он не сможет редактировать или удалять счета или субсчета, введенные в планы счетов в Конфигураторе.

Хранение бухгалтерских итогов. В соответствии со структурой плана счетов "1С:Бухгалтерия 7.5" автоматически организует систему хранения бухгалтерских итогов. Итоговая информация извлекается средствами встроенного языка "1С: Бухгалтерии 7.5", для этого в языке существуют методы получения остатков и оборотов по счетам как в денежном (рублевом и валютном), так и в количественном выражении; как в целом по счету или субсчету, так и с разбивкой по объектам аналитического учета.

Настройка свойств планов счетов. Рассмотрим основные параметры настройки плана счетов в "1С:Бухгалтерии 7.5". Все свойства, которыми обладает объект метаданных типа "План счетов", можно разделить на 2 группы.

Первую группу образуют свойства, которые относятся к планам счетов, как объектам метаданных. Эти свойства задают общие характеристики поведения планов счетов. Для редактирования этой группы свойств используется окно редактирования "Планы счетов" ( рис. 1).

РИСУНОК 1. Окно редактирования общих характеристик планов счетов

Изменения, вносимые в этом окне редактирования, действуют на все планы счетов.

Максимальная длина кода счета. Задает максимальную длину кода счета, который может быть указан в плане счетов. Общая длина кода ограничена 255 символами. Длина наименования счета. Задает максимальную длину наименования счета (не более 255 символов).

Планы счетов. Управляющие элементы этой группы предназначены для создания, редактирования и удаления планов счетов.

Реквизиты счетов. Управляющие элементы этой группы предназначены для создания, редактирования и удаления дополнительных реквизитов счетов. Тип реквизита может выбираться из всех возможных типов объектов, существующих в "1С:Бухгалтерии 7.5". Например, полезно добавить реквизит "Примечание".

Количественный учет - только по аналитике. На практике количественный учет не имеет смысла без аналитического учета: например, нельзя вести количественный учет материалов "вообще" - обычно учитывают количество конкретного материала. Однако, если предполагается вести аналитический учет с использованием субсчетов, а не субконто, может потребоваться указать ведение количественного учета на таком аналитическом субсчете. Чтобы предоставить пользователю такую возможность и была введена эта опция.

Максимальное количество субконто. Этим параметром задается максимальное количество видов субконто (до пяти), которое может быть "прикреплено" к одному счету (субсчету). Таким образом, можно будет вести аналитический учет на счете в любых необходимых разрезах. Не следует устанавливать максимальное количество субконто больше, чем это реально требуется. На хранение и обработку этой информации расходуются дополнительные ресурсы.

Редактировать счета. Устанавливает способ редактирования конкретного счета в плане счетов. Возможные значения: "В списке", "В диалоге" и "Обоими способами".

Основной план счетов. Задает план счетов "по умолчанию" для конструкций встроенного языка, в которых можно указывать конкретный план счетов.

Валютный учет. Для однозначной идентификации валют, используемых в учете, необходимо вести справочник этих валют. Применение справочника позволяет гибко управлять списком используемых валют и однозначно ссылаться на требуемую валюту при вводе проводок или при получении бухгалтерских итогов. В простейшем случае справочник валют содержит один дополнительный реквизит (как правило, периодический) для хранения истории изменения курсов.

Разделитель учета. В этом поле, если необходимо, указывается идентификатор одного из реквизитов объекта метаданных "Проводка". При этом программа автоматически организует систему хранения бухгалтерских итогов, разделяя их по значению указанного реквизита. При помощи встроенного языка информацию из итогов можно будет извлекать и по конкретному предприятию, и в целом - по всем предприятиям.

Форма счета. Эта кнопка вызывает редактор форм для редактирования формы счета, которая будет использоваться, если в поле "Редактировать счета" выбрана установка "Редактировать - в диалоге". Формы списков. Эта кнопка служит для вызова на экран диалога "Формы списков" и для вызова редактора форм для редактирования уже существующих форм плана счетов. Важной особенностью "1С:Бухгалтерии 7.5" является то, что можно создать несколько форм представления плана счетов и выбирать, какую форму когда использовать. Например, для редактирования "Плана счетов" логично использовать полную форму, где отражены все характеристики каждого счета. А для экранных форм отчетов, где требуется только выбирать конкретный счет из "Плана счетов", достаточно краткой формы, в которую можно включить только код и наименование счета.

Вторую группу образуют свойства, которые задают индивидуальные характеристики конкретного плана счетов. Каждый план счетов обладает собственным набором свойств, которые редактируются в окне "План счетов '" (рис. 2).

РИСУНОК 2. Окно редактирования свойств одного из плана счетов

Поясним значения некоторых граф.

Вал. Колонка "Вал." (Валютный) служит для включения признака ведения валютного учета на выбранном счете (субсчете). Эта колонка появляется в окне редактирования "План счетов '", если заполнены реквизиты в группе "Валютный учет" (см. рис. 1). При вводе бухгалтерских проводок с использованием валюты пользователь обязательно должен указать, какая именно валюта используется, и ввести сумму в этой валюте.

Кол. Колонка "Кол." (Количественный) служит для включения признака ведения количественного учета на выбранном счете (субсчете). Если признак устанавливается для счета, имеющего субсчета, то признак автоматически устанавливается также для всех субсчетов.

Заб. Колонка "Заб." (Забалансовый) служит для включения признака забалансового счета. Для забалансовых счетов система не позволяет корреспондировать их в проводках с балансовыми счетами.

Акт. Колонка "Акт." служит для установки признака "Активный/Пассивный". Возможны три варианта выбора: А - активный; П - пассивный; АП - активно-пассивный.

Субконто. Колонки "Субконто1" ' "Субконто5" служат для указания наименований видов субконто, прикрепленных к счету (субсчету). Количество таких колонок зависит от установки реквизита "Макс. количество субконто" в окне редактирования "Планы счетов" (см. рис. 1). Выбор конкретного вида субконто производится в специальном окне ( рис. 3) из возможных значений видов субконто.

РИСУНОК 3. Окно выбора вида субконто для конкретного счета (субсчета)

Включение (или отключение) аналитического учета по счету может выполняться в любой момент эксплуатации системы. Однако специалист, выполняющий конфигурирование системы, должен иметь в виду следующее: Если у счета отключается ведение аналитического учета по субконто, то из всех проводок по этому счету будут удалены ссылки на субконто. И наоборот, если к счету, по которому не велось аналитического учета, прикрепляется один (или несколько) вид субконто, то все проводки по этому счету, существующие в информационной базе, будут отнесены на "пустое" субконто.

В дальнейшем при редактировании проводок пустое субконто можно будет заменить конкретным объектом аналитического учета. Заключение В заключение надо сказать, что типовая конфигурация "1С:Бухгалтерии 7.5" поставляется с планом счетов, составленным в соответствии с "Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий", утвержденного приказом Министерства финансов РФ, с действующими на сегодня дополнениями и изменениями. Кроме счетов и субсчетов, определенным "стандартным" планом счетов, в план счетов "1С:Бухгалтерии 7.5" введены дополнительные субсчета, необходимые для целей ведения аналитического учета. Также, в плане счетов выполнена настройка валютного учета в соответствии с инструкцией по использованию плана счетов и проведена настройка количественного учета для счетов учета материалов, товаров и МБП.

Таким образом, купив "1С:Бухгалтерию 7.5" и установив типовую конфигурацию пользователь получает программу с уже настроенным планом счетов, не требующим в большинстве случаев каких-либо доработок. С другой стороны, при необходимости пользователь всегда сможет сам внести в план счетов все необходимые ему дополнения и корректировки.

Тех, кто хочет поближе познакомиться с новой версией "1С:Бухгалтерии", мы приглашаем в Астро Софт на бесплатные семинары по этой программе.

Запись по тел. 327-4400