При ежедневной работе с внутренней и внешней документацией (которая имеет тенденцию к увеличению) возникает необходимость иметь собственный копировальный аппарат.

Как выбрать "копир", необходимый именно Вам, чтобы капиталовложения при покупке и в процессе эксплуатации не были бы неоправданно большими, а если он уже имеется, не стоит ли его заменить для снижения расходов по его эксплуатации и экономии времени?

Возникает множество вопросов:

1.Как выбрать оборудование, изготовляющее копии.

2.Какой фирмы-производителя аппарат более надежен, прост в управлении, и доступен по цене.

3.Как определиться с моделью данной фирмы-изготовителя.

4.Зачем менять уже имеющийся копир на новый.

С чего начать?

Прежде всего выберем оборудование, необходимое для копирования. Для этого нужно подсчитать количество копий, снимаемых с одного оригинала и требование к копии. В зависимости от этого, в целях экономии средств стоит приобретать аппарат, работающий либо ксерографическим способом, либо методом трафаретной печати.

При выборе аппарата необходимо определить задачи, которые он поможет Вам решить и ответить на вопросы: какой формат бумаги используется в Вашем деле, какие оригиналы Вы применяете (книги, листы, калька, и т. д.), необходима ли при работе функция масштабирования, какого вида копии более удобны в работе (односторонние, двухсторонние), какое количество копий Вы снимаете с одного оригинала, какой объем копирования предполагается делать в месяц и, наконец, нужен ли Вам второй цвет.

Правильно сформулировав задачу, Вы поможете грамотному продавцу указать на нужную Вам модель аппарата. На какой фирме-производителе лучше остановиться? Как сделать правильный выбор из множества фирм-производителей? Agfa, Canon, Develop, Gestetner, Kodak, Konica, Minolta, Mita, Nashuatec, Oce, Olivetti, Unit, Panasonic, Rank, Xerox, Rex Rotary, Ricoh, Sanyo, Sharp, Toshiba, Xerox. На что следует обратить внимание прежде всего?

Нельзя выделить явного лидера в производстве копировальной техники, у каждой фирмы в своем классе имеются преимущества и недостатки. Как и автомобиль, копировальный аппарат имеет расходные материалы (тонер, носитель, барабан) и ресурсные детали (ролики подачи бумаги, термо- и прижимные валы), которые приходиться менять. В связи с этим стоит обратить внимание на стоимость и ресурс расходных материалов и деталей. Не мешает поинтересоваться о наличии их на складе и о возможности их приобретения под заказ. Как правило, первые два-три года при рекомендованной нагрузке машина не ломается и Вам остается только засыпать тонер и радоваться произведенным копиям. Однако выход из строя какого-либо узла и его замена может стоить Вам половину стоимости машины или же вовсе невозможна. Поэтому, если Вы планируете покупать машину на длительный срок работы, то стоит обратить внимание на политику фирмы - производителя, на какой срок службы рассчитана машина, и как долго после снятия модели с производства поставляются запасные части, ресурсные детали и расходные материалы? К примеру, компания XEROX резервирует на складе детали, доступные к заказу, как минимум, в течении пяти лет после снятия модели с производства, кроме этого каждая деталь имеет свой девятизначный номер. Также стоит обратить внимание на оперативность доставки деталей. Многое зависит от фирмы-производителя и количества представителей по продаже и сервису.

Договор на обслуживание, что это и зачем он нужен?

Приобретая машину, Вы получаете на нее годовую гарантию. Однако на трущиеся элементы (узлы и детали, связанные с проходом бумаги) гарантия, как правило, не распространяется и для увеличения срока их службы копировальный аппарат необходимо чистить и тестировать примерно раз в месяц и желательно, чтобы это делал квалифицированный специалист. Экономя на обслуживании, Вы можете потерять на деталях гораздо больше, кроме того, как правило, разовый вызов инженера по сервису в два раза дороже чем плата по договору раз в месяц.

Зачем нужно менять уже имеющийся аппарат

Допустим, после приобретения оптимального на данный момент аппарата прошел год и Ваша фирма выросла вдвое, соответственно увеличился и документооборот. На чем же Вы теряете? Во-первых, на времени изготовления копий (приходится ждать очереди), во-вторых, и что самое главное - на расходных материалах. Прослеживается следующая зависимость: чем менее производительный аппарат, тем дороже материалы.

Приведем маленький пример.

XEROX 5310: 10 коп/мин. Формат оригинала В4, копии А4; рекомендован для объема копирования 1500 листов в месяц, стоимость отпечатка, исходя из стоимости расходных материалов (тонер, носитель, барабан) $0.03675 за копию, стоимость самого аппарата $1500. Изготавливая 1500 копий, Вы ежемесячно тратите $55,125. Если же Вы будете производить на этом же аппарате 5000 копий, то это Ваши затраты составят $183,75 в месяц или около $2205 в год. Приобретая машину более мощную - XEROX 5316 13 коп/мин, формат оригинала/копии А3; рекомендован для объема копирования 5000 листов в месяц; стоимость отпечатка $0.01266, стоимость аппарата $2500. При рекомендованном объеме копировальных работ Вы истратите в месяц $63.21 или около $760 в год. Разница в затратах составляет $1445, и это примерно та сумма, которую необходимо доплатить, чтобы заменить старый копир на новый. В результате, через год Вы будете экономить ежегодно $1445.

Александр Бухарцев, менеджер по продажам фирмы ТЕНДЕР Тел. 233-3767