Светлана Аполлонова, эксперт по экономическим программам фирмы "Астро Софт"

Работа со счетами-фактурами

Начало нового 1997 года в бухгалтерской среде ознаменовалось введением дополнительного порядка по ведению счетов-фактур и книг закупок и продаж. В какой-то мере это затронуло и технических специалистов, поскольку многие бухгалтеры используют в своей работе компьютер, но сами не готовы настроить свою программу с учетом изменений. В принципе, именно такие задачи позволяют оценить способность бухгалтерской программы быстро реагировать на изменения в отчетности.

Рассмотрим на примере программы "1С:Бухгалтерия", как можно автоматизировать учет этих документов.

Немного теории

Постановлением Правительства РФ с 1 января 1997 был введен "Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогам на добавленную стоимость (НДС)". Появление этого постановления связано с тем, что на основании ранее существовавших документов было невозможно получить полную картину об операциях по реализации товаров или услуг, которые облагаются НДС, а, значит, и проверить правильность перечисления этого налога в бюджет.

В соответствии с этим постановлением с 1 января каждая организация при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг должна заполнять документ "Счет-фактура" и регистрировать его в книге продаж. При покупке товара счет-фактура заполняется поставщиком и выдается вместе с товаром. Его необходимо зарегистрировать в книге покупок.

Общий подход к настройке
Исходя из постановления, ясно, что счет-фактура по сути является первичным документом и нужно организовать его оформление и регистрацию. В программе уже есть специальный режим для работы с первичными документами. Он называется "Документы и расчеты". Поскольку каждый документ регистрируется в журнале операций, то проблема их регистрации решается автоматически.

Книга закупок и книга продаж являются отчетными формами бухгалтерского учета. В программе предусмотрен стандартный режим для создания отчетов, форма которых может меняться с течением времени. Он называется "Произвольные отчеты" и используется при создании отчетов для налоговых органов, внутренних нужд, а также для формирования книг закупок и продаж.

Оформление счетов-фактур
Ведение раздельной регистрации поступивших и выписанных счетов-фактур подразумевает раздельное ведение этих документов. Логично было бы создать два первичных документа "Счет-фактура выданный" и "Счет-фактура полученный". Это позволит создавать реестр созданных документов либо в электронной форме (выделенный поджурнал), либо в печатной форме (используя режим "Отчеты по журналу операций").

Для создания нового первичного документа необходимо сначала описать его структуру, т.е. перечень реквизитов, полностью его характеризующих. Ее желательно сделать таким образом, чтобы максимально облегчить работу по оформлению документа. Например, при выборе нужного товара имеет смысл использовать уже готовый список субконто "Товары". Это даст возможность автоматически заполнить реквизиты товара, взяв их из параметров субконто.

Было бы правильно подумать и об удобстве работы бухгалтера по заполнению счета-фактуры. Поскольку у программы есть возможность настройки диалогового окна оформления документа, неплохо бы заняться этим после описания структуры. Кроме вывода необходимых реквизитов структуры, можно дополнительно вывести на экран информационное табло, например, общую сумму по документу и другую справочную информацию.

Например, окно диалога может выглядеть следующим образом

РИСУНОК 1. Окно диалога документа "Счет-фактура выданный"

Заполнение книг закупок и продаж
Мы уже упомянули, что для создания этих отчетов удобнее всего использовать режим "Произвольные отчеты". В "1С:Бухгалтерии" существует возможность выбора редактора для создания нового отчета. Мы рекомендуем использовать графический редактор, позволяющий наиболее полно использовать возможности по оформлению отчетов.

РИСУНОК 2. Часть отчета "Книга продаж"

При создании книг необходимо учесть, что прямой возможности ссылаться на данные первичного документа, внесенного в журнал операций, нет. Но если первичный документ порождает проводку, в параметрах которой указаны все его характеристики, то произвольный отчет может обратится к этой проводке. Для этого используется следующая команда:

• !ВЫБРАТЬ ОПЕРАЦИИ
  С ДатаНачПериода ПО ДатаКонПериода

Поэтому есть смысл искусственно породить рабочую проводку с использованием забалансовых счетов. Это никак не отразится в Балансе и приложениях к нему, но поможет сформировать Книгу закупок и книгу продаж.

Ведение счетов-фактур в практической работе бухгалтера
Справедливости ради надо отметить, что мы рассмотрели лишь общие принципы формирования счетов-фактур и заполнения книг закупок и продаж. Практический опыт показывает, что не все так легко и просто.

Дело в том, что методика автоматизации во многом определяется учетной политикой, а также реально существующей системой оплаты.

Влияние выбранной методики списания на реализацию

Принцип заполнения книг закупок и продаж во многом зависит от учетной политики предприятия. Если списание на реализацию происходит при отгрузке товара (обычно говорят "работа "по отгрузке"), то бухгалтер, отгрузив товар, должен предъявить к уплате государству сумму НДС, заложенную в стоимость товара. В условиях нестабильной оплаты, когда нет полной гарантии, что деньги будут перечислены вовремя, эта политика может привести к банкротству. Поэтому многие предпочитают работать "по оплате", предъявляя сумму НДС государству в момент прихода денег.

Как это влияет на формирование счетов-фактур? Рассмотренный выше случай относится к работе в условиях учетной политики "по отгрузке". Если у предприятия учетная политика "по оплате", то запись в книге продаж должна произойти в течение 10 дней после прихода денег (при работе "по отгрузке" я в течение 10 дней после отгрузки). Но сам счет- фактура все равно регистрируется датой отгрузки товара. Это порождает дополнительные трудности по заполнению книги продаж.

Влияние методики перечисления средства на формирование счетов-фактур

Очень важно, каким образом происходит перечисление денег. Наличие аванса, предоплаты до получения товара или частичная оплата после также усложняют работу бухгалтера, поскольку при получении аванса также необходимо сформировать счет-фактуру и предъявить НДС в бюджет, т.е. обязательно сделать запись в книге продаж. А в случае частичной оплаты в книге продаж должна стоять пометка, что оплата частичная.

Наши комментарии
Как Вы уже догадались, автоматизировать этот раздел учета не так просто, поэтому имеет смысл воспользоваться уже готовой настройкой. Начиная с середины января 1997 года в стандартной поставке программы "1С:Бухгалтерия" уже предусмотрена возможность работы со счетами-фактурами. Кроме того, фирма "Астро Софт" разработала собственную настройку, которая учитывает все возможные варианты работы организации в зависимости от учетной политики и методики оплаты. Настройка распространяется бесплатно всем пользователям "1С:Бухгалтерии", купившим программу в "Астро Софт". Познакомиться с ней можно в офисе фирмы, либо на бесплатных тематических семинарах.