Кто из нас не помнит многочисленные русские народные сказки, в которых герою требовалось пройти через ряд испытаний и помнить при этом необходимые волшебные слова для каждой конкретной ситуации. А сколько проблем возникало с пересылкой и доставкой королевских грамот, писем и донесений. Сегодня уже отнюдь не сказочная, а реальная система автоматизации деловых процессов позволяет не только мгновенно определить, где и в каком состоянии находится интересующий Вас документ, но и предложит его для просмотра и внесения в него необходимых изменений на Вашем персональном компьютере.

Специалисты АЯКСа уже неоднократно знакомили читателей "Компьютер Информ" с материалами, посвященными системам документооборота. И интерес к данной теме не только не ослабевает, но читатели просят подробнее рассказать о других возможностях работы с различного вида документами, чертежами, справками и т.д. Предыдущие статьи были посвящены системам электронного документооборота (на примере одной из самых популярных на сегодняшний день систем подобного класса - DOCS OPEN), обеспечивающей массовый ввод, хранение и обработку как обычных текстов, так и специальных бланков, квитанций, анкет и, даже конструкторских чертежей и технологических материалов. В основе таких систем лежат мощные СУБД. Сегодня особенно остро встал вопрос управления всей этой информацией. При этом требуется не только иметь возможность вводить документ в систему, осуществлять его хранение и просмотр, а, самое главное, иметь эффективные средства, позволяющие отслеживать движение документа по разным инстанциям с выдерживанием плановых сроков, обеспечивать контроль за вносимыми изменениями и иметь полную гарантию того, что документ при своем "путешествии" не потеряется и не исказится до неузнаваемости. Для решения этих задач и служат системы автоматизации деловых процессов.

Так приходилось работать вчера ...

Пару лет назад все необходимые бумажные документы просто переносились между различными инстанциями и сотрудниками. Не надо иметь большое воображение, чтобы понять, сколько при этом возникало недоразумений и даже пропаж документов, а в некоторых случаях бумаги просто могли надолго "затеряться" на письменном столе. Все это нередко приводило к срывам сроков выполнения разработки, ошибкам в проектировании и т.д.

Сегодня, когда нет проблем с организацией сетей (локальных, глобальных, корпоративных, виртуальных и т.д.), многие вопросы решаются проще. Например, документ уже можно не нести нужному человеку, а просто "перекинуть" на его ПК необходимые материалы в электронном виде. Многие для этого пользуются услугами электронной почты. Однако применение сетей решило лишь проблему транспортировки документов между отдельными работниками, но не обеспечило какой-либо контроль за внесением в документ изменений, исправлений, да и просто не гарантировало их от потери. А тот беспорядок, который нередко можно было наблюдать на столе неаккуратных пользователей, теперь точно также можно увидеть среди файлов на его компьютере. Все это часто приводит к тому, что разработчики часто забывают вовремя отправить уже готовые материалы, с которыми закончена работа. Но даже если Вы и своевременно отправили свой файл, то нет никакой уверенности, что следующий разработчик вовремя возьмет Ваш файл длядальнейшего внесения изменений и коррекции. (Кстати, по американской статистике около 70% времени тратится впустую именно из-за того, что документы вовремя не поступают в работу.) За всем этим беспокойным хозяйством необходимо следить, причем следить постоянно, беспристрастно и очень внимательно. Естественный выход - возложить все эти обязанности на компьютер, который объективен, не ошибается и все отлично помнит.

Сегодня уже многие проблемы удается решить ...

И сделать это можно либо с помощью систем планирования работ, либо систем коллективной работы. Например, такие программные продукты, как TimeLine, MS Porject и некоторые другие, можно отнести к системам планирования работ. Они позволяют составить диаграмму разработки, план-график, распределить ресурсы, что в некоторых случаях бывает вполне достаточно. Однако такие системы не обеспечивают передачу необходимых документов между пользователями, не отслеживают изменения и т.д.

Гораздо большими возможностями обладают системы коллективной работы типа Lotus Notes, GroupWise, MS Exchange, которые разрабатывались как средства удобного доступа к информации, ее распределения между коллективными пользователями и автоматизации деловых процессов. Наиболее активно используются, однако, только первые две функции, связанные с хранением и пересылкой документов. Возможности в области автоматизации деловых процессов, к сожалению, оказались недостаточными для практической работы. Например, само программирование бизнес-процесса приходится выполнять на специальном встроенном языке без использования удобных графических примитивов, что делает процесс программирования доступным лишь квалифицированным специалистам. Таким образом, запрограммировав определенный бизнес-процесс, Вам затем будет уже чрезвычайно трудно внести в него какие-либо изменения.

... но, оказывается, не все

К сожалению, все рассмотренные системы не могут в полной степени удовлетворить сегодняшних потребностей пользователей, заинтересованных не только в передаче сообщений и переброске файлов. Сегодня многим требуется система, позволяющая легко управлять документопотоком и контролировать его, предупреждать о нарушении сроков выполнения, предоставлять гибкие средства перераспределения работ между сотрудниками и т.д. Мощная многофункциональная система управления документооборотом в нынешних условиях становится просто жизненно необходимым инструментом в обеспечении нормального функционирования для компаний с большим объемом входящих, внутренних и исходящих документов. Вот несколько примеров.

В одном из предыдущих номеров "Компьютер Инфо" (декабрь, 1996/1) мы упоминали крупную известную американскую юридическую фирму Meagher&Flom, имеющую 14 офисов, разбросанных по всему миру, в которых работают более 2500 служащих. Фирме приходится управлять более, чем одним миллионом различных типов документов, распределенных по 22 серверам и 38 библиотекам в различных отделениях и филиалах. Осуществить беспристрастный и безошибочный контроль за прохождением и обработкой многочисленных документов по тысячам юридических дел просто невозможно без хорошей и надежной автоматизированной системы.

Основной вид деятельности крупной московской телефонной компании Comstar Telecommunications - предоставление корпоративным и индивидуальным пользователям полного пакета телекоммуникационных услуг мирового уровня. Взаимодействие с клиентами, а также с отечественными и зарубежными операторами, по утверждению руководства Comstar, порождает большое количество сопутствующих документов. Ежедневно в компанию приходит сотни документов (запросы, письма и т.д.), которые могут находиться в оперативной обработке до двух недель,- а это уже несколько тысяч единиц. Кроме этого, необходимо довольно часто обращаться к многочисленным материалам, накопившимся в архивах Comstar. Таким образом, еженедельно приходится контролировать прохождение нескольких сотен документов. Эффективно работать с таким огромным количеством информации, отслеживая и контролируя выполнение договоров, обязательств и контрактов, без соответствующей системы управления документооборотом - безнадежное дело. (Кстати, в конце минувшего года компания Comstar приняла решение о внедрении электронной системы для работы с неструктурированными документами (журнал PC WEEK/RE 28 января, 1997)).

Аналогичным образом обстоит дело и в конструкторском бюро, работающим с большим числом чертежей и технической документацией сразу по нескольким важным проектам. Каждый конструкторский документ должен пройти свои стадии проверки, согласования и утверждения в заранее определенные сроки. Но можно ли быть уверенным, что на каждом этапе исполнители точно и в срок выполнят все необходимые требования ?

Где же выход?

Практически все проблемы смогут быть успешно решены при использовании системы автоматизации деловых процессов. Специалисты АЯКСа рекомендуют использовать в этом случае объектно-ориентированную систему автоматизации деловых процессов WorkRoute II.

Приложение Work Route II представляет собой систему маршрутизации, контроля исполнения и управления проектами, позволяет определять маршруты прохождения работ, временные интервалы, режимы выполнения отдельных этапов, отслеживать ход выполнения работ в целом и т.д. При этом пользователь может сам задавать формат представления информации, критерии сортировки и группировки документов.

Другими словами, это означает, что Вы можете описать взаимодействие сотрудников организации при выполнении различного рода работ, выполнить анализ прохождения заданий и загрузки пользователей, определить условия прохождения некоторого задания и соответствующих документов через рабочие места пользователей. WorkRoute II реализована как 32-разрядное приложение, выполненное в архитектуре клиент-сервер и является полнофункциональной, распределенной workflow системой.

Cистема автоматизации деловых процессов WorkRoute II разработана московской фирмой "Весть". Данная фирма отлично зарекомендовала себя на рынке программных продуктов, особенно после выпуска ряда приложений, интегрированных с DOCS OPEN - всемирно известной системой документооборота американской компании PC DOCS Inc.

Что входит в состав WorkRoute II

Технология клиент-сервер, положенная в основу данной системы, предполагает наличие приличного сервера, который выполняет основную черновую работу, и клиентских мест, оборудованных практически любыми ПК. Ядро системы позволяет использовать для работы широкий спектр баз данных, включающий MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle, ODBC-совместимые базы данных, поддерживающие стандарт ANSI SQL-92. Функционирует ядро системы под управлением практически любой ОС.

Гибкость системе придает наличие в ее составе уникального редактора карт бизнес-процессов и редактора форм. Рассмотрим их возможности более подробно.

Редактор карт бизнес-процессов

Редактор карт бизнес-процессов предназначен для создания и редактирования карт деловых процессов, описывающих сценарий взаимодействия сотрудников Вашей организации при выполнении ими какой-либо последовательности работ. Составление карты не требует знаний в области программирования или каких-либо алгоритмических языков. При описании бизнес-процесса Вы будете пользоваться удобными графическими примитивами, включающими условные ветвления, точки останова и пауз, элементы описания этапов и связи между различными элементами составленной карты.

Каждая карта может иметь несколько точек входа, если несколько пользователей могут подключиться к выполняемой работе на различных ее этапах. При описании карт возможно также создание маршрутов с последовательно-параллельным расположением этапов. Это удобно в том случае, если в целях сокращения времени отдельные элементы работы могут быть выполнены одновременно различными группами сотрудников. Например, в агенстве по недвижимости оформление документов на несколько квартир, задействованных в цепочке обмена и расположенных в разных районах, могут выполняться параллельно. При наличии распараллеливания работ возможен режим синхронизации отдельных заданий, т.е. Вы можете определить, надо ли ждать окончания всех параллельных заданий или же ограничиться первой выполненной работой для продолжения бизнес-процесса.

Следует отметить, что на различных этапах могут быть назначены исполнителями как отдельные сотрудники, так и группы пользователей. Это означает, что вся необходимая информация будет им автоматически рассылаться на их рабочие места. В некоторых случаях может оказаться полезным выбор исполнителя по другому критерию: первому вошедшему в систему или наименее загруженному в данный момент. Для гибкой реализации сценария управления работами на отдельных этапах (например, для ускорения выполнения задания) к исполнителю могут быть подключены и другие пользователи.

Помимо обмена чисто структурированной информацией, касающейся элементов управления бизнес-процессом, может быть определен и режим доступа к рабочим документам, подготовленным, например, в MS Word или MS Excel.

Редактор форм отображения информации

После разработки бизнес-карты Вы сразу же можете запустить по нему конкретную работу. Необходимая информация на рабочие места будет поступать в стандартной (созданной системой в автоматическом режиме) форме, содержащей необходимый минимум информации в соответствии с заданными правами доступа (только чтение или возможность внесения изменений). Однако, воспользовавшись специальным модулем редактирования форм, Вы сможете при необходимости, легко и удобно разработать с помощью графических утилит и собственные формы отображения информации.

При описании форм на них можно размещать стандартные командные кнопки, с которыми будут связаны те или иные действия. Операции, которые будут выполняться при их нажатии, могут быть описаны с помощью языка скриптов, являющегося подмножеством MS Visual Basic.

Для организации доступа, отображения и модификации информации в специализированных БД (MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) используются их собственные библиотеки, а работа с плоскими БД (типа dbf) осуществляется посредством ODBC-доступа.

Редактор форм имеет также встроенную систему скриптов, поддерживающую работу с внешними OLE-серверами, что дает возможность максимально использовать существующие программные средства и создавать сбалансированные решения для любой предметной области.

Кое-что на десерт ...

Приятно отметить, что WorkRoute II является отечественной разработкой и имеет русифицированный интерфейс и необходимую документацию на русском языке. На сегодняшний день данный продукт почти в два раза дешевле аналогичных по мощности западных систем управления документооборотом. А о качестве и возможностях данной разработки фирмы "Весть" говорит хотя бы тот факт, что WorkRoute II будет в соответствии с соглашением с корпорацией PC DOCS Inc. входить в состав всех новейших версий DOCS OPEN.

Системы документооборота и автоматизации деловых процессов являются пока достаточно новыми продуктами (по крайней мере для российского рынка). В одной статье, конечно же, невозможно охватить все аспекты их функционирования и рассказать о них более подробно, поэтому, если у Вас возникли какие-либо вопросы - обращайтесь в центральный офис фирмы (ул. Галерная 55) или по телефону 325-8726 к Алексею Мариненку. Можете также прислать Ваши вопросы и предложения по E-mail: almar@ajax.spb.su.

Статья подготовлена в АО АЯКС Сергеем Раковым.
АО "АЯКС", тел. 325-8726