Основные принципы работы с первичными документами
Мы уже говорили о том, что все бухгалтерские операции, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, бухгалтер обязан отразить в журнале операций. Но есть еще один нюанс: это можно делать только на основании правильно оформленного первичного документа. Это вполне объяснимо, поскольку в противном случае открываются большие возможности по фальсификации хозяйственной деятельности.

Каждый первичный документ подшивается в специальную книгу учета первичных документов. В случае проверки налоговыми органами правильности ведения бухгалтерского учета бухгалтер должен в обязательном порядке предъявить не только стандартную бухгалтерскую отчетность, но и все первичные документы. Если нужный документ отсутствует я предприятию грозит серьезный штраф.

Учет первичных документов в программе "1С:Бухгалтерия"
1С:Бухгалтерия наряду с прямым вводом проводок позволяет работать "от документа", т.е. автоматически формировать нужные проводки при регистрации первичного документа. При этом документ также сохраняется в журнале. Для такой работы в программе используется режим "Документы и расчеты". Уже из названия этого режима видно, что его возможности не ограничиваются только регистрацией первичных документов и простым вводом проводок. Его можно применять и для достаточно сложных бухгалтерских расчетов с использованием текущих сальдо и оборотов по счетам, в том числе и в разрезе объектов аналитики. Типичным примером такого расчета является ежемесячное начисление износа на все основные средства.

В стандартную поставку уже входит довольно большой перечень готовых документов или расчетов, которые могут использоваться во многих организациях. Собственно настройка программы и заключается в создании специфических для данной организации первичных документов и формировании схем проводок по ним.

Что такое структура документа?

Структура представляет собой перечень тех реквизитов, которые необходимо заполнять в бланке первичного документа, а также перечень справочной информации, полезной при вводе документа. Для хранения структур документов используется файл 1SBDOC.DBF.

РИСУНОК1 Структура документа "Накладная на отпуск товара"

Если реквизит относится к заголовку документа (например, номер и дата документа), в этом случае он имеет вид "Шапка", если к табличной части (например, количество каждого товара в накладной) я вид "Таблица". Кроме того, можно использовать вид "Инфо" я информационные поля, куда можно выводить справочную информацию (например, текущий остаток данного товара на складе).

Возможности настройки структуры документа

"1С:Бухгалтерия" предоставляет широкие возможности по настройке структуры:
Использование готовых списков аналитического учета
В процессе формирования документа можно использовать уже созданные списки аналитического учета с использованием параметров каждого объекта аналитики. Например, для формирования платежного поручения достаточно только выбрать нужную организацию из списка, а ее банковские реквизиты будут автоматически занесены в бланк документа.

Задание формул расчета для реквизитов
На основании уже указанных реквизитов программа может автоматически рассчитать последующие. Например, при указании цены и количества товара его общая стоимость может быть рассчитана по формуле ЦЕНА*КОЛИЧЕСТВО. Для этого в структуре надо указать формулу для расчета. При этом можно ссылаться не только на реквизиты, но и на сальдо и обороты по счетам, константы или параметры объектов аналитики.

Создание универсальных документов
Для удобства работы при настройке можно сгруппировать похожие документы и создать универсальный документ, позволяющий формировать нужные проводки в зависимости от конкретных условий. Например, документ "Выписка банка" позволяет перечислить все поступившие на расчетный счет средства и указать корреспондирующий счет для каждого. Проводки будут сформированы автоматически, причем в случае аналитического счета будет выдаваться запрос о конкретном объекте аналитики.

Задание приоритета документов
Приоритет документа определяет последовательность записи документов в течении дня. Правильная расстановка приоритетов позволит, например, документы по приходованию товара всегда ставить в начало дня, а документы на отгрузку товара в конец дня. В этом случае у Вас в процессе работы не возникнет ситуация, когда на складе появится отрицательный остаток товаров на складе.

Дополнительные удобства при вводе документа
В программе есть много дополнительных возможностей, облегчающих работу по вводу документов. С помощью информационных окон можно выводить на экран текущее состояние счетов, в том числе в разрезе объектов аналитики, список параметров и многое другое. Например, очень удобно при отгрузке товара видеть текущий остаток этого товара на складе, его полное наименование и закупочную цену.

Для тех реквизитов, которые необязательно должны заполняться, можно включить опцию "Пропускать при вводе". В этом случае реквизит будет пропускаться при первом проходе, но его значение можно установить, щелкнув на нем мышкой. При большом объеме входной информации это экономит не только время, но и нервы.

Настройка окна диалога

"1С:Бухгалтерия" позволяет настроить удобный внешний вид окна диалога, которое используется при формировании нового первичного документа. Принципы настройки диалога очень просты и аналогичны работе с объектами в графическом редакторе программы.

РИСУНОК2 Окно редактирования диалога

При вводе новых реквизитов в структуру, в окне диалога они появляются автоматически. Остается только расположить их в нужном месте окна.

Настройка печатной формы первичного документа

Для редактирования формы документа используется графический редактор "1С:Бухгалтерии", тот же, что и в режиме произвольных отчетов. Поэтому подробно останавливаться на нем не будем.

Форма документа вызывается из структуры документа. Она представляет собой бланк документа со ссылками на значения реквизитов структуры. Если в процессе заполнения формы необходимо сделать дополнительные расчеты, то алгоритмы расчетов помещаются в специальные разделители. Это позволяет увидеть размещение документа на странице, независимо от размера алгоритма.

Настройка списка проводок по документу

Для хранения алгоритма формирования проводок предусмотрено отдельное окно, которое также вызывается из структуры документа. В алгоритме могут использоваться любые команды макроязыка и стандартные макроимена, а также специальные макроимена для ссылок на реквизиты документов.

Форма и алгоритм проводок хранятся в отдельном текстовом файле, имя которого указывается в структуре каждого документа.

Запись документа в журнал операций

Сформированный документ регистрируется в журнале операций отдельной строкой. Он не оказывает влияния на бухгалтерскую отчетность, но позволяет в любой момент вернуться в сформированный документ и отредактировать его. При этом все проводки по документу автоматически пересчитываются с учетом внесенных изменений. Программа помнит номер последнего созданного документа и по умолчанию предлагает следующий. Дата также устанавливается текущая из системных часов. Безусловно, и то, и другое можно отредактировать.

РИСУНОК3 Запись документа в журнале операций

Любой документ может быть легко найден в журнале с использованием механизмов сортировки и поиска. Для удобства работы документ и проводки можно разместить в разных поджурналах, организовав таким образом в определенном поджурнале реестр созданных первичных документов.

Особенности работы с режимом "Документы и расчеты"

В процессе работы может возникнуть необходимость сформировать новый документ на основании данных уже созданного документа. Например, автоматически сформировать накладную на основании выписанного и оплаченного клиентом счета. Для этого предусмотрена специальная функция "Копирование документа" в журнале операций. При этом, по умолчанию, копируются только реквизиты заголовка (за исключением номера и даты документа). Для копирования табличной части выдается отдельный запрос.

Если Вы планируете копировать табличные части документов, необходимо заранее указать программе, в какие реквизиты структуры-получателя необходимо копировать реквизиты структуры-источника.

Автоматический пересчет проводок по документам

Если в алгоритме формирования проводок по документу используются ссылки на сальдо и обороты по счетам, то необходимо помнить о том, что в случае редактирования данных по таким счетам сформированные проводки уже не будут показывать правильную сумму. Документ надо будет пересчитывать. Если таких документов десятки, то могут возникнуть серьезные проблемы. Поэтому в программе предусмотрен специальный режим пересчета итогов с автоматическим пересчетом проводок по документам.

Обычно настройщики программы используют этот режим и для других целей, например, если необходимо изменить схему проводок по уже сформированным документам.

Продолжение я в следующем номере.