Подходы к комплексному решению учетных задач предприятия
на базе использования экономических программ фирмы 1С

Ольга Жеребина, OlgaG@astrosoft.spb.ru Игорь Котельников, IgorK@astrosoft.spb.ru

Что такое бухгалтерский учет?
Прежде всего, требуется уточнить значение термина бухгалтерский учет. Обычно понятие бухучета связывается почти исключительно с балансом и различными формами отчетности в государственные органы. Но при таком подходе возникает некоторое противоречие: с одной стороны, такая отчетность является официальной и полной информацией о состоянии предприятия, с другой, - для реального оперативного управления предприятием ее явно недостаточно. Противоречие снимается, если расширительно считать бухгалтерский учет в самом общем виде основной информационной системой предприятия, то есть совокупностью всей информации, имеющей значение для выработки управленческих решений и достаточной для создания необходимой отчетности. Ее назначение накопление данных, отражающих изменение состояния предприятия таким образом, чтобы была возможность дать ответ на любой вопрос о текущем состоянии предприятия. В бухгалтерской терминологии - отчет. Все отчеты делятся на два принципиально различных класса: внутренние и внешние. Соответственно и бухгалтерский учет делится на две информационные подсистемы или раздела управленческий, задачей которого является создание внутренней отчетности, и финансовый задачей которого является внешняя отчетность.

Бухгалтерский учет состоит из двух ветвей: финансовый учет и учет управленческий.

Их различие - в целях, для которых они ведутся, и в степени формализации.

Что такое финансовый учет?
Цель финансового учета обеспечить аналитической информацией внешних потребителей, к которым относятся налоговые органы, акционеры, кредиторы, инвесторы и др. Таким образом, можно сказать, что в данном случае целью является составление внешней отчетности - финансовой и налоговой.

Финансовый учет обеспечивает составление двух видов отчетности: финансовой и налоговой.

Это в общем случае. В конкретном же случае отечественной экономики внешние отчеты сводятся почти исключительно к налоговым отчетам, т.е. отчетам, необходимым для контроля над правильностью исчисления налогов. Но в любом случае природа и задачи внешней отчетности таковы, что и перечень обязательных отчетов и их структура жестко регламентированы государством.

Что такое управленческий учет?
В отличие от внешних отчетов определение внутренней отчетности целиком находится в компетенции предприятия и извне никак не регламентируется. Цель всех внутренних отчетов информационное обеспечение оперативного и стратегического планирования, контроля, оценки и т.д.. Несмотря на то, что управленческий учет по своей природе является в общем виде уникальным для каждого предприятия, можно выделить три общие задачи или направления деятельности, которые он должен обеспечивать в любом случае. Первая и основная задача - обеспечение и поддержка собственно технологических процессов, определяющих деятельность любого предприятия. Это может быть оптовая или розничная торговля, производство, услуги и т.д. Любая специализация предприятия является типовой, так как состоит из свойственных этой специализации технологических операций и цепочек: выписка счета-оплата-отгрузка, составление сметы и проч. Система управленческого учета должна обеспечивать как непосредственно сами цепочки, так и получение информации, необходимой для принятия оперативных решений (например, принятие менеджером решения об отпускной цене на конкретный товар). Дальше, по большому счету, любой руководитель имеет в своем распоряжении только два основных ресурса, с помощью и посредством которых можно решить любую задачу это деньги и кадры. И успех или неудача любого предприятия зависит целиком и полностью от управления именно этими ресурсами (если, конечно, не принимать во внимание нашу великорусскую форс-мажорность). Таким образом, управленческий учет - это система организации, сбора и обработки данных, необходимых для управления тремя вещами: оперативным процессом, денежными потоками и кадрами.

Тесная связь финансового и управленческого учетов
Все перечисленные выше задачи (финансовая и налоговая отчетность, управление технологическими процессами, управление финансами и управление кадрами, рис.1) так или иначе решаются на любом предприятии, но успешно они могут быть решены и решаются только в рамках единой системы бухгалтерского учета, - автономное их решение бесперспективно и стратегически нецелесообразно. Нецелесообразно хотя бы потому, что все задачи тесно связаны.

На рисунке видно, что лепестки диаграммы частично перекрываются, поясним предметный смысл того, что стоит за их пересечениями. Финансовая отчетность пересекается с налоговой баланс содержит как информацию для расчета налогов, так и дает общее представление о состоянии предприятия. Финансовая отчетность и налоговая пересекаются с управлением кадрами, финансами и оперативным процессом по той очевидной причине, что во внешнюю отчетность попадают и данные о выплатах конкретным людям (отчетность в налоговую инспекцию), и данные о состоянии финансов и о состоянии предприятия в технологическом аспекте (например, остатки товаров на складе, незавершенное производство и т.д.). Управление кадрами пересекается с управлением оперативной деятельностью, так как именно кадры эту деятельность осуществляют, а с управлением финансами они пересекаются потому, что кадры получают зарплату.

РИСУНОК. Упрощенная схема взаимосвязи подсистем бухгалтерского учета и соответствующих продуктов "1С".

Продукты фирмы 1С как платформа
автоматизации бухгалтерского учета
Все сказанное выше на сегодняшний день является аксиомой и, так или иначе, описано в любой современной книге по бухучету, но как на практике воплотить то, что является непреложным в теории? В настоящее время фирмой 1С выпускаются три продукта для автоматизации экономической деятельности: 1С:Бухгалтерия 6.0, 1С:Торговля и Склад 7.5, 1С:Зарплата и Кадры 7.5. О каждом продукте отдельно мы писали много и подробно. Попытаемся рассмотреть их в комплексе.

Прежде всего, необходимо еще раз подчеркнуть, что каждый из продуктов является инструментальным средством, позволяющим разрабатывать настройки, учитывающие нюансы конкретного предприятия. В каждом из продуктов реализована некая теоретическая концепция, обладающая полнотой, достаточной для решения любой задачи из той предметной области, на которую ориентирован продукт.

Например, теоретической базой самого известного продукта этого семейства 1С:Бухгалтерии 6.0 являются идеи бухгалтерского авторитета Луки Паччоли. Теоретические концепции, лежащие в основе 1С:Торговли и 1С:Зарплаты, пока безымянны, но я не могу себе представить такую систему движения товаров и такую (а с какими мы только не встречались) систему начисления зарплаты, которая не могла бы быть реализована в соответствующем продукте платформы. Не следует думать, что концепция одного продукта является первичной, а другого - вторичной, они просто другие более адекватные той задаче, которую призваны описывать. Так, понятие счета 1С:Бухгалтерии и понятие регистра 1С:Торговли имеют много общего. Больше того, в принципе, в парадигме счет-проводка можно реализовать практически любую задачу, связанную с перемещением товара или производством, но если такое перемещение не связано с изменением состояния предприятия с точки зрения внешней отчетности, нужно ли это делать? Точно также и любую операцию, изменяющую состояние предприятия, можно реализовать в парадигме регистр-проведение документа, но зачем, если для формирования баланса как такового все равно придется переходить к счетам?

А тот факт, что все концепции являются, в некоторой степени, взаимозаменяемыми, является следствием неразделимости задач бухучета. Мир объектов и методов работы с ними в каждом продукте лаконичен, исчерпывающ и в полной мере соответствует той теоретической платформе, на которой базируется продукт. Кроме того, инструментальные свойства продуктов таковы, что позволяют на базе каждого из них создать настройки, по существу, выходящие за рамки базовой модели. Например, на базе 1С:Бухгалтерии можно создать настройки для расчета зарплаты и настройки для получения складской отчетности для торговых организаций; на базе 1С:Торговли можно построить систему ведения бухгалтерии с проводками и формированием балансов и т.д. И хотя эти возможности сыграли важную роль в продвижении продуктов, но Не нужно использовать бухгалтерскую программу для того, для чего предназначена складская и наоборот: бухгалтеру - бухгалтерово. Не нужно хотя бы потому, что такая настройка всегда является громоздкой и неудобной, и потому, что она всегда работает хуже того продукта, который призвана заменить. Только представьте себе кладовщика, оперирующего конечным дебетовым сальдо 41 счета, или главбуха, ищущего 80 счет в длинной череде ничего ему не говорящих названий регистров. Кроме того, необходимость использовать лишний интерпретирующий слой (настройка над настройкой) приводит к более медленной работе приложения.

Итак, определим области оптимального применения для каждой программы. 1С:Бухгалтерия инструмент главного бухгалтера, средство для формирования баланса. 1С:Торговля и Склад инструмент менеджера любого уровня, средство для фиксации и формирования всех первичных документов, связанных с передвижением товаров и соответствующей этому процессу отчетностью любого уровня детализации. 1С:Зарплата и Кадры инструмент расчетчика, средство для ведения кадрового учетаи расчета зарплаты, формирования всех связанных с этим документов, в том числе и отчетности в государственную налоговую инспекцию.

Как организовать работу программ в комплексе
Иными словами, продукты платформы полностью покрывают лепестки диаграммы бухгалтерского учета. Но механической композиции программ недостаточно, каким образом организовать их работу в комплексе? Очевидно, что эта задача является нетривиальной. От вас потребуется четкое формализуемое понимание того, что вы хотите сделать, и готовность приложить известные усилия для конфигурирования продуктов (дело в том, что программы поставляются с настройками, рассчитанными на автономное использование, правда, программировать на 1С гораздо проще, чем, например, на Basicе). Итак, 1С:Торговля и 1С:Зарплата являются компонентами комплекса 1С:Предприятие, то есть имеют полную совместимость по данным они работают с одной базой данных, значит, необходимости в их переносе нет. Совместное же использование текущей версии 1С:Бухгалтерия 6.0 с продуктами из состава 1С:Предприятие требует организации переноса данных, но специфика ее применения делает необходимость экспортирования данных технологически необременительной. Особенность фискальной бухгалтерии, а именно для нее целесообразно использовать 1С:Бухгалтерию 6.0, в периодичности отчетов (в отличие от управленческого учета, требующего перманентной отчетности), они составляются не чаще раза в месяц, а, значит, и необходимость в переносе данных не является постоянной. Кроме того, сама операция переноса достаточна проста необходимо средствами продукта из комплекса 1С:Предприятие создать текстовый файл, содержащий в определенном формате информацию о проводках, а затем импортировать его командой 1С:Бухгалтерии 6.0. Несмотря на то, что аналитику тоже можно экспортировать, злоупотреблять переносом аналитической информации не следует.

Не создавай аналитику сверх необходимого!

В 1С:Бухгалтерии нужно вести и соответственно переносить из 1С:Предприятия детально только ту информацию, которая необходима для внешней отчетности, всю остальную информацию лучше переносить в сводном виде. Например, пусть речь идет о торговой фирме. Тогда переносить информацию о контрагентах нужно в развернутом виде, т.к. это необходимо для внешней отчетности (хотя бы при заполнении статей о дебиторской и кредиторской задолженностях в бухгалтерском балансе), а информацию о товарах - в свернутом, т.к. для внешней отчетности достаточно данных синтетического учета (сальдо и обороты). То же и для сотрудников предприятия пусть детальный учет ведется в 1С:Зарплате и кадрах (и там же формируется по ним внешняя отчетность), а в 1С:Бухгалтерию данные о них можно переносить в свернутом виде.

Вместо заключения
Разумеется, вопрос был рассмотрен в самом общем виде. Остались без внимания, в частности, важные вопросы организации управленческого учета: затрат, выбора центров затрат и т.д., то есть все те вопросы, решение которых и будет определять настройки плана счетов, аналитики, регистров и прочего. Рассмотреть эти вопросы в рамках статьи невозможно, но мы надеемся, что вышесказанное поможет наметить общее направление, следуя которому можно приблизиться к решению задачи.

КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ