Ведение аналитического учета

Что такое аналитический учет
В предыдущих статьях мы уже рассматривали ведение бухгалтерского учета на уровне синтетического учета. Но на его основании невозможно получить подробную информацию о состоянии отдельных объектов и групп объектов в рамках одного вида. Например, каковы запасы конкретного товара на складе или сколько данного материала было списано в производство за месяц. Синтетический учет позволяет отследить информацию только в обобщенном виде и только в единых денежных единицах. Для более детального анализа необходимо организовать аналитический учет.

Аналитический учет дает возможность получать информацию о состоянии счетов в разрезе конкретных объектов аналитического учета, а также отслеживать изменение состояния этих объектов. Рассмотрим ведение аналитического учета на примере программы 1С:Бухгалтерия.

Организация аналитического учета в программе "1С:Бухгалтерия"
Для ведения аналитического учета программа позволяет вести неограниченное количество списков объектов аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам и т.д. Объекты аналитического учета называются в программе "субконто".

Объекты одного вида объединяются в группу, которая носит название "Вид субконто". Это могут быть списки организаций, основных средств, товаров и т.д. Хотя в стандартной поставке уже задан список видов субконто, пользователь может его редактировать. Внутри каждого вида перечислен список объектов аналитического учета данного вида. Он заполняется пользователем перед началом работы с программой и пополняется в ходе повседневной работы

РИСУНОК Иллюстрация структуры аналитического учета в программе "1С:Бухгалтерия"

Использование нескольких уровней аналитического учета
В "1С:Бухгалтерии" списки субконто могут иметь многоуровневую структуру. Например, если фирма торгует разными видами товаров, то вид субконто "Товары" может быть разбит на подгруппы "Продукты питания", "Одежда" и прочие. В свою очередь, эти группы также могут быть разбиты на подгруппы. Это позволяет получать итоги с разной степенью детализации.

Всего программа позволяет использовать три уровня вложенности. На каждом уровне может быть указано до 100 тысяч субконто. В реальной жизни используется, обычно, максимум несколько сотен или тысяч объектов аналитики. В программе предусмотрена возможность быстрого поиска субконто либо по коду, либо по наименованию.

Использование параметров субконто
Для каждого вида субконто в программе "1С:Бухгалтерия" можно задать список параметров, полностью его характеризующих. Их значения, естественно, будут индивидуальными для каждого конкретного объекта.

В дальнейшем, эти параметры могут использоваться при формировании первичных документов, в расчетах или в отчетности. Например, для каждой организации имеет смысл указать ее банковские реквизиты. В этом случае формирование платежных поручений будет происходить автоматически. Указание коэффициента амортизации для каждого основного средства позволит рассчитывать износ.

Привязка аналитики к плану счетов
Поскольку бухгалтерские проводки используют счета, необходимо "привязать" списки аналитики к конкретным счетам. Важно понимать, что в программе "1С:Бухгалтерия" списки субконто не являются простым продолжением ветвления дерева счетов. Списки объектов аналитики здесь я самостоятельная древовидная структура, которая отображается на структуру плана счетов, используя отношение "один ко многим". Один и тот же вид субконто может быть использован на нескольких счетах (субсчетах) одновременно. Типичным примером является подключение вида субконто "Основные средства" к счетам 01 (Счет "Основные средства") и 02 (Счет "Износ основных средств"). На счете 01 будет отражаться полная начальная стоимость основных средств, в целом, по группам, подгруппам и конкретным объектам. На счете 02 будет отражаться стоимость, соответствующая начисленному износу основных средств в разрезе тех же списков. В этом случае бухгалтер имеет возможность получить сводную информацию о том, какие основные средства стоят на балансе и степень их изношенности.

Количественный учет
Для счетов с аналитикой предусмотрена возможность ведения независимого количественного учета. В этом случае появляется возможность отслеживать состояние объектов аналитики не только в денежном, но и в натуральном выражении. Например, узнать сколько единиц товара находится в данный момент на складе. Для некоторых объектов, например, организаций, количественный учет лишен смысла.

В таком случае этот признак не следует указывать в параметрах настройки плана счетов. Решение о том, по какому счету вести количественный учет, а по какому я нет, принимает бухгалтер, пользователь программы.

Ввод проводок с аналитикой
Если, работая с журналом операций, Вы используете счет, на котором ведется аналитический учет, программа сама предложит Вам выбрать нужный объект аналитики из списка. А при наличии количественного учета я попросит указать количество. При этом "1С:Бухгалтерия" проявит завидное упрямство, не разрешая вам отказаться от выбора конкретного субконто. С точки зрения бухгалтерского учета это вполне логично я по счету с аналитикой не могут проходить суммы без указания конкретного объекта.

РИСУНОК Пример бухгалтерской проводки с использованием субконто и колличественного учета в журнале операций программы "1С:Бухгалтерия"

Типичные ошибки при создании аналитического учета
Этап создания групп аналитического учета и их привязка к конкретным счетам я один из самых важных при переносе учета на компьютер. К сожалению, обычно ему не придают особого значения и впоследствии сталкиваются с серьезными трудностями в работе. При этом во всех бедах часто винят программу. Дело в том, что если вас не устраивает созданный аналитический учет, но вы уже ввели данные в разрезе аналитики, то перекраивать его на ходу нельзя. Это неизбежно повлечет за собой ошибки в отчетности. Какие же наиболее типичные ошибки происходят при переводе учета на компьютер?

Полный отказ от использования аналитического учета
Это наиболее типичный случай для небольших фирм. К сожалению, формулировка "у нас слишком простой учет" не проходит, поскольку даже при формировании отчетов в налоговую инспекцию предусмотрено ведение аналитики, например, на счете 76 "Расчеты с дебиторами и кредиторами". Кроме того, в этом случае руководство добровольно лишает себя возможности даже элементарного оперативного анализа.

Грубые нарушения при создании аналитики
Часто списки объектов аналитического учета создаются второпях, не учитывая особенностей работы программы. Например, создаются виды субконто "Покупатели" и "Поставщики", списки которых успешно заполняются. Но в процессе работы выясняется, что один из поставщиков может одновременно выступать как покупатель. Однако при вводе этой организации в группу "Покупатели" пользователь теряет возможность отслеживать полные взаиморасчеты с ней, поскольку для программы это совершенно разные объекты аналитического учета.

Создание по принципу "тяп-ляп я потом изменю"
Сторонники такой логики со временем становятся заложниками созданной системы аналитического учета в программе, поскольку в процессе работы невозможно внести изменения в структуру аналитики, не отредактировав при этом все введенные проводки, использующие эту аналитику. А если таких проводок тысячи?

Перегрузка структуры аналитики
Создавая аналитический учет важно не впасть в противоположную крайность я создать излишне сложную структуру. Слишком подробная детализация затрудняет работу при вводе информации, поскольку программа не позволит остановиться на промежуточном уровне, требуя выбрать субконто самого нижнего уровня.

Наши рекомендации
На мой взгляд, ошибки, связанные с созданием структуры аналитического учета возникают потому, что бухгалтер пытается перенести на компьютер уже привычную для него форму ведения аналитики на бумаге. При этом не учитываются все те дополнительные возможности по анализу информации, которые предоставляет программа. Правильнее было бы начать с главного: ради чего создается та или иная группа аналитики, какую отчетность мы хотим получить? И уже, исходя из этого, строить аналитический учет. Целесообразным представляется заведение дополнительного уровня аналитики только в случае необходимости получать итоги и обороты в разрезе каждого такого уровня.

Какую отчетность в разрезе аналитики предоставляет программа
Почти половина стандартных отчетов, входящих в поставку "1С:Бухгалтерии" из них позволяет получать итоговую информацию в разрезе объектов аналитического учета. Самым популярным отчетом является "Оборотно-сальдовая ведомость по счету". В отличие от обычной оборотки этот документ позволяет просмотреть сальдо и обороты по каждому субконто отдельно. Например, для счета 41 ("Товары") сальдо наконец покажет текущий остаток товаров на складе. Если при этом используется многоуровневая аналитика я итоги можно просматривать на разных уровнях. Кроме того, существует отчет "Обороты между субконто", который, например, может показать сколько и каких товаров приобрела конкретная фирма-покупатель (это пригодится для создания системы скидок постоянным покупателям) или как много товара было продано за определенный период (для изучения спроса).

Помимо стандартных отчетов перед пользователем открываются широкие возможности по созданию собственных отчетов с применением аналитики. Программа позволяет ссылаться на сальдо и обороты по каждому объекту аналитики, производить перебор списков субконто и выполнять расчеты только над теми объектами, которые отвечают определенным условиям, позволяет ссылаться на параметры субконто и многое другое. На базе этого режима и происходит настройка на специфику деятельности конкретной организации.

Продолжение я в следующем номере.