Продолжение (начало в КИ я2)
От проводок я к балансу
Бухгалтерский учет я язык бизнеса
Практически в каждой сфере человеческой деятельности уже выработались
определенные модели, методики и терминология, позволяющие специалистам
не только понимать друг друга, но и принимать решения на основе полученной
информации. В бухгалтерском учете также существует свой язык я своего рода
"эсперанто" в бизнесе, который необходим для выработки единых критериев
оценки эффективности деятельности предприятий.
Использование общепринятой модели и терминологии в бухгалтерском учете позволяет не только дать унифицированную оценку работы предприятия, используя уже разработанные методики, но и спланировать дальнейшую его деятельность. Кроме того, на этом языке формируются отчеты в налоговые органы и в различные фонды. Обсуждение вопросов партнерства с другими организациями, получения кредитов или инвестиций также невозможно без предоставления данных о своей деятельности в терминах и понятиях бухгалтерского учета и финансового анализа.
Подходы к автоматизации бухгалтерского учета
Зачастую, проблемы, связанные с автоматизацией бухгалтерии доморощенными
методами и с нуля, вызваны непониманием техническими специалистами азов
бухгалтерского учета. Хуже всего, когда программист слепо выполняет пожелания
бухгалтера, среди которых сейчас также немало новичков, не способных правильно
поставить задачу. Как правило, при этом все усилия концентрируются на самом
нижнем уровне я как создать тот или иной документ по хозяйственной операции
и учесть содержащиеся в нем данные, а затем осуществить поиск или составить
конкретный отчет.
Такой подход тоже имеет право на существование при условии четкого понимания структуры данных и бизнес-процессов, а также построенной на них модели учета. Мы увидим это в дальнейшем на примере программы "1С:Торговля", "1С:Расчет" и пр. Только сейчас речь идет об автоматизации именно бухгалтерского учета, поэтому мы должны позаботиться о следовании определенной модели. Все остальные задачи, возникающие вокруг этого и обычно для краткости называемые емким словом ябухгалтерияя, могут строиться на иных моделях, имеющих интерфейс с чисто бухгалтерской задачей.
На наш взгляд, подходить к проблеме автоматизации необходимо с определения набора требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету: какую оперативную информацию необходимо получать для управления, анализа и контроля за деятельностью предприятия, для сдачи отчетности, а также для возможного планирования дальнейшей работы. Составив общую картину, вы можете взяться за реализацию проекта с разных сторон, в зависимости от приоритетов. Вполне возможно, что собственно бухгалтерский учет будет для кого-то не самой горячей проблемой, и бухгалтеру придется составлять необходимые документы вручную или в электронных таблицах. Однако поскольку бухгалтерский учет является квинтэссенцией всего учета на предприятии, будем на первых этапах говорить и действовать в рамках соответствующей модели.
Автоматизация на базе программы "1С:Бухгалтерия"
Как мы уже говорили, в программе "1С:Бухгалтерия" реализованы основные
элементы и механизмы универсальной модели бухгалтерского учета (настраиваемый
план счетов, журнал проводок, расчет и представление остатков и оборотов).
Повторно воспроизводить их самостоятельно вряд ли имеет смысл. Задачей
технического специалиста и бухгалтера становится настройка программы на
специфику деятельности конкретного предприятия и изменения законодательства.
Например, в начале каждого года бухгалтер должен в рамках, предписанных
нормативными документами, составить план счетов и определить, так называемую,
учетную политику на год. Это повлияет на правила, по которым будут делаться
проводки, и на алгоритмы формирования некоторых отчетов. Все особенности
должны найти отражение в конфигурации настраиваемых элементов программы.
Баланс и механизм произвольных отчетов
Что такое баланс?
Основным документом, на основании которого принимаются решения
о финансовом благополучии предприятия является баланс и приложения к нему.
Умение "читать баланс" является обязательным для образованного руководителя,
экономиста и бухгалтера. Для технического специалиста необходимо знать
следующее: Баланс представляет собой таблицу, состоящую из двух частей.
Первая часть я АКТИВ, отражает состав и размещение хозяйственных средств.
Вторая часть я ПАССИВ, фиксирует источники образования хозяйственных средств
и их назначение. Исходя из названия и логики заполнения документа, итоговая
сумма актива должна быть равна итоговой сумме пассива. Эту сумму еще называют
валютой баланса. И актив, и пассив, в свою очередь, разбиваются на разделы,
группы и статьи. Например, в актив баланса входят разделы "Основные средства
и внеоборотные активы", "Запасы и затраты", "Денежные средства", а в пассив
я "Источники собственных средств", "Кредиты и другие заемные средства"
и прочее. Заполнение бухгалтером строк баланса происходит на основании
данных о сальдо и оборотов по счетам, получаемым из стандартной отчетности
(например, из оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматки и т.п.).
Несмотря на фундаментальный характер самого понятия "баланс", незыблемыми являются лишь самые общие его принципы. А группировка показателей и особенности внешнего вида формы определяются текущим законодательством, которое, как мы знаем, меняется чуть ли не каждый квартал. Поэтому реализация его в универсальной программе в качестве стандартного отчета неизменяемой формы (как, например, оборотно-сальдовой ведомости) неприемлема.
Формирование баланса в программе "1С:Бухгалтерия"
В "1С:Бухгалтерии" для заполнения баланса и некоторых других
отчетных форм используется специальный режим "Произвольные отчеты". Алгоритмы
расчета показателей и внешний вид отчетов в этом режиме не "зашиты" жестко
в структуру программы. В любой момент пользователь может изменить формулу
расчета того или иного показателя, форму бланка, размещение показателей
на бланке.
Поскольку и форма баланса и принципы его заполнения со временем могут меняться, то и баланс и все остальные отчеты в налоговые органы формируются в режиме произвольных отчетов. (Рис. 1)
Окно "Список [произвольных] отчетов" представляет собой настраиваемый пользователем список. В первой графе указывается наименование отчета, а во второй я имя файла, в котором хранится форма отчета и алгоритм его формирования. В стандартной поставке программы этот список уже заполнен в соответствии с текущим законодательством на дату производства комплекта. Предлагаемые отчеты надо рассматривать как образцы, которые пользователь может корректировать в процессе работы с программой. Периодически фирма "1С" выпускает и распространяет бесплатно среди зарегистрированных пользователей обновленные формы отчетов. Кроме того, используя этот режим, пользователь может создавать свои собственные отчеты, необходимые для контроля и оперативного управления хозяйственной деятельностью.
Для заполнения отчетов пользователь может ссылаться на сальдо и обороты по любым счетам, используемым в программе. Это тоже является частью работы технического специалиста и бухгалтера по настройке программы. Кстати, наиболее удачные оригинальные отчеты, составленные пользователями или фирмами, занимающимися настройкой "1С:Бухгалтерии", могут стать самостоятельным товаром, успешно продаваемым без нарушения авторских прав фирмы "1С".
Задание формы и алгоритма расчета баланса
Войдя в режим редактирования файла, содержащего описание баланса,
мы увидим лишь чистый бланк для заполнения расчетными цифрами. Бланк отчета
реализован как набор объектов в виде ячеек, содержимым которых может являться
либо обычный текст, либо макроимя, либо внедренный OLE-объект. Макроимена
могут ссылаться либо на остатки и обороты по счетам, либо на рассчитанные
на их основе показатели. Формулы расчета показателей приведены в этом же
файле, но "спрятаны" в, так называемые, разделители секций, видимые на
экранной форме бланка баланса, как горизонтальная черта. Это позволяет
пользователю увидеть, как будет располагаться на листе бумаги произвольный
отчет, независимо от величины алгоритма. С помощью разделителей в произвольных
отчетах можно разбить бланк на части и вставить между ними необходимые
промежуточные расчеты(Рис.2).
Использование макроязыка для расчета строк
баланса
В программе "1С:Бухгалтерия" используется макроязык, ориентированный
на эту предметную область. В него входят специальные макроимена, позволяющие
ссылаться на сальдо и обороты по счетам или субсчетам, макрокоманды задания
периода, макрокоманды для циклической обработки счетов, субсчетов или объектов
аналитики, простейшие функции и т.д. Все его возможности подробно описаны
в документации к программе. Следует отметить, что он достаточно прост и
понятен не только техническому специалисту, но и бухгалтеру.
Например, для обращения к Сальдо Конечному Дебетовому по конкретному счету надо указать команду "СКД" и номер счета, например, "СКД41". Для расчета показателя в строке 110 и колонке 3 баланса (см. Рис. 2) в расчетной секции надо написать строку:
!П1103=СНД04-СНК05
В том месте бланка баланса, где мы разместим в квадратных скобках макроимя П1103, будет выведено рассчитанное по приведенной формуле значение. В последней версии программы реализована возможность включения в отчет параметров проводок из журнала операций, отобранных по произвольному критерию. За счет этого можно формировать такие отчеты, как кассовая книга. Появилась также возможность выполнения временного расчета итогов (см. ниже) прямо в процессе формирования документа.
Это позволяет пользователю "за один проход" формировать сложные отчеты, охватывающие несколько произвольных периодов.
Определение периода расчета итогов
Поскольку в процессе хозяйственной деятельности происходит постоянное изменение
состояния счетов я деньги, товары, долги, которые появляются или исчезают,
то для оценки эффективности работы необходимо знать, как изменялось это
состояние за определенный период. Стандартными периодами в бухгалтерском
учете являются год, квартал и месяц. Работа с итогами за различные временные
интервалы является одним из узких мест при разработке бухгалтерских программ.
Надо все время искать разумный компромисс между объемом хранимых данных
и скоростью формирования отчетов.
В я1С:Бухгалтериия для определения временного периода используется специальный режим яРасчет итоговя. (Рис. 3)
Главный смысл, который вы должны понять из этого раздела, состоит в том, что пользователю при нормальной работе, практически, никогда не надо выполнять пересчет итогов. Исключение составляют только случаи расчета за нестандартный период, если он не совпадает с последним рассчитанным нестандартным, и случай решения структуры базы данных при аварийном завершении программы.
Программа хранит довольно много итоговых данных за различные периоды, к которым вы можете обратиться в любой момент без пересчета: все прошедшие кварталы, месяцы, с начала года по текущую дату и последний выполнявшийся расчет за нестандартный период (в терминах программы "временный расчет"). Установка опции "Автоматический пересчет" для рабочего квартала дает возможность поддерживать итоги в актуальном состоянии при вводе новых бухгалтерских операций. Даже ввод проводок задним числом за предыдущие кварталы не требует принудительного пересчета. Есть возможность также переключаться между итоговыми данными стандартных периодов (основной расчет) и последнего временного расчета я его итоги хранятся до выполнения следующего временного расчета. Для ускорения временного расчета есть возможность отключать расчет сальдо (только обороты) и данные по аналитическому учету. Эти указания относятся к разряду "хитростей" при работе с программой: как показывает практика, многие пользователи по добровольному незнанию мучают себя утомительными ожиданиями в процессе бесполезных пересчетов.
Для формирования баланса используется временной интервал с начала года до конца текущего квартала. Для этого в диалоге "Расчет итогов" устанавливается требуемый рабочий квартал, а в расчетной секции балансового отчета указывается макрокоманда "!КН", говорящая о том, что все указанные ниже итоги и показатели рассчитываются нарастающим итогом с начала года.
Продолжение я в следующем номере.
