В данной статье речь пойдет о том, как можно относительно быстро автоматизировать работу офиса, используя продукты фирмы 1С. Разумеется, использование программ именно этого разработчика - не единственно возможное решение. Но в ряде случаев оно может оказаться оптимальным как по затратам, так и по скорости освоения продуктов сотрудниками предприятия.

Для начала - два слова о том, зачем вообще стоит вкладывать деньги в продукты для автоматизации делопроизводства. Ну, понятно - купить бухгалтерскую программу. К ним уже все привыкли, и они стали столь же обычным явлением, как MS Office. Но вот идти дальше в большинстве фирм пока не торопятся. А зря.

Наиболее заметны выгоды от внедрения продуктов, о которых речь пойдет ниже, в фирмах, которые уже выросли из коротких штанишек, но еще не могут называться крупными. Обычно в этот момент увеличиваются объемы производства, разрастается штат предприятия, появляются филиалы. Все это порождает ряд весьма типичных проблем. Возрастает нагрузка на бухгалтерию. Возникает необходимость нанимать новых сотрудников. По мере увеличения штата необходимо создавать отдел кадров, который тоже со временем увеличивается в размере. Наличие филиалов или нескольких офисов приводит к тому, что предприятие нанимает курьеров, которые большую часть времени ездят с документами от офиса к офису. Всем этим людям надо платить зарплату. А, значит, увеличиваются накладные расходы и снижается эффективность основного бизнеса. Большей части этих проблем можно избежать, если грамотно автоматизировать работу офиса.

Второй вопрос - почему мы остановились именно на продуктах 1С.

Во-первых, это, по сути, единственный производитель, который предлагает комплекс продуктов, позволяющий практически полностью автоматизировать делопроизводство.

И, кроме того, 1С - это наиболее крупная российская софтверная компания, постоянно обновляющая свои продукты и имеющая обширную сеть партнеров. Таким образом, покупатель получает и сервисную поддержку, и возможность произвести upgrade. В случае систем для ведения делопроизводства это очень важно, так как требования к документам периодически меняются и программу приходится обновлять. Этот тезис еще раз подтвердила прошедшая деноминация. 1С достаточно оперативно выпустила программный модуль для пересчета остатков по счетам в 1С:Бухгалтерии в деноминированные рубли. А многочисленные бизнес-партнеры фирмы эту программку распространили. Для легальных пользователей все это было совершенно бесплатно.

К слову сказать, если какая-то петербургская компания, обладающая лицензионной версией 1С:Бухгалтерии, все еще нуждается в выше названной утилите, то ее можно получить в Аяксе. Причем - бесплатно.

Но о деноминации хватит, поговорим о самих продуктах.

Специально представлять 1С:Бухгалтерию, наверное, не надо. Продукт достаточно известный и весьма популярный. По данным, приводимым 1C, объем его продаж достигает 6000 копий в месяц.

Сейчас на рынке присутствует большое число версий данной программы. От работающей под DOS 1С:Бухгалтерия базовая версия 5.0 (цена в розницу - $40), до значительно более дорогих и мощных сетевых версий. Возможности каждой из них лучше оценят бухгалтеры, так что, учитывая специфику издания, останавливаться на них не будем. Можно только отметить, что если раньше 1С:Бухгалтерия предназначалась для бухгалтерского учета в малом бизнесе, то сейчас возможности сетевых версий могут удовлетворить и запросы более крупных предприятий.

Но бухучет - это только часть бумажной деятельности любого предприятия. Надо еще начислять зарплату, вести учет товаров и так далее. Все это умеет делать 1С:Предприятие. На самом деле 1С:Предприятие - это набор компонент, каждая из которых выполняет свою часть работы. Некоторые из них могут работать независимо, другие - подразумевают наличие каких-то продуктов 1С. Кратко остановимся на каждой из них.

Но вот самое страшное позади - все, что надо, учли и во всем отчитались, сэкономив на этом кучу денег. Теперь попробуем избавиться от штата курьеров - автоматизируем документооборот. Для этого существуют два продукта - 1С:Электронная почта и 1С:Документооборот.

Основа системы, работающая в среде MS-DOS, программа 1С:Электронная почта. Программа создает почтовое отделение на неограниченное число клиентов. В нее также входит свободно распространяемый комплект программ для работы абонентов из DOS. В самом простом случае корпоративный почтовый сервер - это подключенный к локальной сети предприятия компьютер с выходом вовне по модему и установленной программой 1С:Электронная почта. Он обрабатывает и рассылает корреспонденцию. С абонентами под DOS тоже все понятно. Прилагающийся софт позволяет установить почтовый ящик на любом компьютере локальной сети или пересылать почту по телефонной линии.

Несколько слов в качестве комментария. Конечно, все описанные функции можно реализовать и с помощью других продуктов. Например, можно использовать возможности почтового сервера Windows NT Server и коммуникационные продукты из состава Windows 95 или NT. Но данный пакет хорош тем, что позволяет обеспечить всю организацию электронной почтой с минимальными затратами. Можно иметь только почтовый домен, применяющий UUPC, что стоит, вообще говоря, копейки. При этом почтовые ящики получат сотрудники, работающие как под DOS, так и под Windows. Кроме того, продукт позволяет легко связать друг с другом подразделения, находящиеся внутри города - просто по телефонным линиям. А средства для обеспечения безопасности во многом помогут снять проблему передачи конфиденциальной информации.

1С:Документооборот дополняет возможности предыдущей группы программ. Фактически, 1С:Электронная почта входит в обязательный комплект поставки этого продукта.

В заключение нужно сказать несколько слов о сервисе. Ведь продажа программного обеспечения - это не только продажа самой коробки. Минимум, на который стоит рассчитывать клиенту, - бесплатные консультации по установке и горячая линия. Не помешает и возможность в сложных случаях вызвать специалиста, пусть даже за деньги.

Весьма популярна и продажа готовых рабочих мест - компьютеров с предустановленным обеспечением. В некоторых случаях это удобно - не надо разбираться с инсталляцией. Да и обойдется такая покупка дешевле, чем приобретение компьютера и программ отдельно.