Известно, что основное применение компьютеров в организациях - обработка текстовых документов и ведение бухгалтерского учета. Если с первой задачей пользователи справляются более-менее успешно без посторонней помощи, то автоматизация бухгалтерского учета, как задача более сложная и ответственная, во многом ложится на плечи технических специалистов.

Время, когда бухгалтерская программа разрабатывалась на каждой фирме самостоятельно, ушло в прошлое. Сейчас на рынке предлагается большое количество типовых тиражируемых бухгалтерских программ, самой массовой из которых является "1С:Бухгалтерия". Работа технического специалиста заключается в настройке программ под специфику предприятия, сопровождении и интеграции с другими информационными подсистемами. Однако и эта работа невозможна без понимания основ бухгалтерского учета.

Техническим специалистам нужно уметь говорить на одном языке с бухгалтером. Только тогда можно применить свои технические знания в новой предметной области и выработать правильную схему автоматизации.

Литературы по бухгалтерскому учету, ориентированной именно на настройщика, практически, нет, хотя профессия - бухгалтер становится довольно популярной. Предлагаемый цикл статей должен восполнить этот пробел.

Бухучет - специфическая, но типовая задача

Это не парадокс. Для многих специфических задач сложились базовые типовые подходы и созданы инструменты, их реализующие. Мы уже привыкли к тому, что для выполнения табличных расчетов используются электронные таблицы, а для обработки взаимосвязанных списков - реляционные СУБД. Подобно этому, в бухгалтерском учете существуют устоявшиеся базовые понятия и принципы обработки. Создание же специализированных инструментов, оперирующих этими неизменными элементами, представляется естественным подходом. Основные принципы бухгалтерского учета сформулированы около 500 лет назад и с тех пор не претерпели значительных изменений. Они базируются на строгой и несложной математической модели. Кстати, именно благодаря этому, люди с техническим складом ума довольно легко их усваивают. Многие нынешние бухгалтеры "новой волны" в прошлом - технические специалисты из разных сфер.

Универсальная бухгалтерская программа в основе своей - некий предметно-ориентированный симбиоз электронных таблиц и СУБД. На наш взгляд, в "1С:Бухгалтерии" весьма удачно воплотился такой подход с возможностью гибкой настройки тех элементов, которые подвержены изменению из-за специфики предприятия и текущего законодательства.

Основные принципы бухгалтерского учета и их реализация в компьютерном учете

Задача бухгалтерского учета состоит в непрерывном отражении текущего состояния хозяйственных средств предприятия и источников их возникновения. Хозяйственные средства - средства, которыми обладает предприятие (здания, оборудование, запасы материалов, товаров и т.д.)

Источниками могут служить капитал фирмы, прибыль, долги другим организациям. Базовый учет ведется в единых денежных единицах.

На первом этапе знакомства рассмотрим задачу бухгалтерского учета на уровне синтетического учета, т.е. в денежных единицах и на уровне групп хозяйственных средств и их источников. Учет на уровне отдельных объектов - аналитический учет, а также количественный учет, рассмотрим позднее в следующих публикациях.

Система счетов

Для хранения текущего состояния хозяйственных средств и их источников используются бухгалтерские счета. Каждый счет имеет две составляющие - дебет и кредит. Поэтому его текущее состояние характеризуется двумя величинами - сальдо дебетовое (СД) и сальдо кредитовое (СК). Это, так называемые, развернутые остатки. В большинстве случаев, говоря "сальдо", подразумевают разницу между дебетом и кредитом, отнесенную на большую (сильную) сторону, и называя его, в зависимости от этого, дебетовым или кредитовым. В таком случае речь идет о свернутом сальдо. Непривычная на слух терминология пришла к нам из Италии - родины макарон, музыкальной грамоты и бухгалтерского учета. Увеличение дебета любого счета называется дебетовым оборотом (ДО), увеличение кредита - кредитовым оборотом (КО). Наличие двух сторон - дебета и кредита позволяет оперировать в бухучете только положительными величинами и элементарной арифметикой, универсальной для любого счета. Далее начинаются условности, определяемые здравым житейским смыслом. Ведь каждый счет предназначен для отражения вполне конкретных вещей. Вспомните то, что называлось "физическим смыслом" в математических формулах, применяемых в технике.

Счета, отражающие состояние хозяйственных средств, называют активными, а счета, отражающие состояние источников - пассивными. Увеличение стоимости хозяйственных средств представляется как увеличение дебета счета, уменьшение - как увеличение кредита счета. Для счетов, характеризующих состояние источников хозяйственных средств - наоборот: увеличение денежного измерения источника - увеличение кредита, уменьшение - увеличение дебета. Поэтому для активных счетов сальдо может быть только дебетовым, ведь кредитовое сальдо для них означало бы отрицательную стоимость хозяйственного средства, что противоречит здравому смыслу и является бухгалтерской ошибкой. Для пассивных счетов, напротив, сальдо должно быть всегда кредитовое. Стоит сказать о том, что возможно существование и гибрида - активно-пассивного счета. Например, для учета взаиморасчетов с партнерами. Сальдо по нему может быть как дебетовым, так и кредитовым, в зависимости от того, что больше - наши долги партнерам или долги партнеров нам. А для представления этих величин по отдельности как раз и используется развернутое сальдо.

Справочник счетов (бухгалтеры говорят "план счетов") является основным элементом бухгалтерской программы. В программе "1С:Бухгалтерия" (кроме версии для Btrieve) он хранится в файле 1SBSCH.DBF и включает в себя поля "номер счета", "наименование счета" и ряд других, речь о которых пойдет позже. Поскольку план счетов не стандартизован раз и навсегда для всех организаций, то пользователю предоставлена возможность самостоятельно заполнять и редактировать этот справочник. В поставку программы <1С:Бухгалтерия> входит стандартный план счетов, рекомендованный Министерством Финансов РФ.
Справочник счетов в программе "1С:Бухгалтерия"
РИСУНОК.1

Перед началом работы с программой, каждый бухгалтер должен настроить его, с учетом специфики предприятия и текущего законодательства. В основном, это касается только субсчетов. Разбиение по субсчетам используется для получения развернутых данных по подгруппам учитываемых средств. Например, счет "Основные средства" разбивается на субсчета <Здания>, <Оборудование> и т.д. Остатки и обороты субсчетов суммируются на соответствующие яродительскиея счета. Кроме того, в <1С:Бухгалтерии> пользователь имеет возможность дополнительно создать, так называемые, забалансовые (внутренние, не используемые для отчетов в налоговые органы) счета для вспомогательного учета и анализа. Впрочем, с точки зрения программы, все счета одинаковы.

В дальнейшем, после ввода информации о хозяйственных операциях, к корректировке справочника надо подходить осторожно, с учетом имеющихся ссылок на счета.

Учет первичных данных

В процессе хозяйственной деятельности происходит постоянное изменение состояния счетов. Эти изменения отражаются с помощью бухгалтерских операций, называемых "проводками". Здесь реализован принцип двойной записи, поскольку увеличение или уменьшение одного счета может происходить только при изменении состояния другого счета. Например, получение товара (счет 41) влечет за собой появление задолженности перед поставщиком (как правило, счет 60). В простейшей форме бумажного бухучета, книге хозяйственных операций, бухгалтер сделал бы такую запись:

Запись в книге хозяйственных операций при ручном учете.

Бухгалтерская программа должна сделать аналогичную запись в файл, где фиксируются проводки. В программе "1С:Бухгалтерия" - это файл 1SBOPER.DBF. Проводка фиксируется одной записью в базе данных, поэтому исключается нарушение "равновесия", когда по одному счету изменение зафиксировано, а по другому - нет. Счета, участвующие в одной проводке, называются корреспондирующими по отношению друг к другу. В соответствующей экранной форме "Журнал операций" выглядит так:

РИСУНОК 2.

Назначение дополнительных полей ввода для указания поставщика, товара, количества и валюты мы поясним позже, при описании аналитического, количественного и валютного учета. Для синтетического учета в базовой денежной единице они не нужны.

Записи в базе данных аналогичны книге хозяйственных операций в ручном бухгалтерском учете, но предоставляют более широкие возможности просмотра и поиска по различным критериям, прежде всего, за счет возможности сортировки и установке фильтров. Бухгалтер может устанавливать произвольный интервал видимости операции (до одного дня) и искать проводки по счетам дебета, кредита, сумме или содержанию операций. Windows-версия программы позволяет разбивать журнал операции на поджурналы по произвольному критерию (это похоже на журнально-ордерную форму в ручном учете, но с более широкими возможностями). Во многих случаях одна хозяйственная операция отражается несколькими проводками. Некоторые программы построены по принципу "от операции - к проводкам". То есть, пользователь выбирает из меню операцию по текстовому описанию, указывает реквизиты, а программа сама делает проводки. Это удобно, и такая возможность в "1С:Бухгалтерии" есть. Мы рассмотрим этот режим позже. Плохо, когда нет возможности оперативно изменять схему проводок по конкретной операции. Дело в том, что бухгалтеры, в зависимости от учетной политики и текущего законодательства, используют самые разные схемы и предусмотреть их заранее невозможно. Кроме того, профессиональный бухгалтер уверенно оперирует данными на уровне проводок и не любит, когда его лишают прямого доступа к ним. Поэтому, следуя принципам модели бухгалтерского учета, в программе "1С:Бухгалтерия" реализован непосредственный доступ к списку проводок. Пользователь может произвольно указывать или выбирать из плана счетов любой счет, хотя можно в отдельном справочнике задать список корректных проводок и включить режим контроля.

Стандартные отчеты

Поскольку в процессе работы состояние счетов постоянно меняется, необходимо оценивать эти изменения за определенный период. Стандартными периодами учета являются год, квартал и месяц, а для оперативного внутреннего анализа используются и произвольные периоды. Хранение и пересчет итоговых данных за разные периоды имеет свою специфику, и мы рассмотрим ее в последующих публикациях. Здесь же остановимся на главном.

Существует стандартный перечень бухгалтерских документов (отчетов), используемых для анализа хозяйственной деятельности. Перечислим наиболее типичные: шахматка, оборотно-сальдовая ведомость, главная книга, журнал-ордер, ведомость по счету, карточка счета. Это традиционно сложившиеся общеизвестные формы отчетности, не подверженные веяниям времени. Можно считать их принципиальными и неизменными по структуре элементами модели бухучета. Поэтому они реализованы в программе "1С:Бухгалтерия" на уровне внутреннего кода и меняют свой вид только в зависимости от заданных пользователем счетов и введенных проводок.

Часть из них показывает данные по всем используемым счетам, часть - по конкретному счету. Например, оборотно-сальдовая ведомость (она же оборотная ведомость) представляет собой таблицу, в которую выводятся сводные данные о состоянии всех счетов на начало периода (начальные сальдо), дебетовые и кредитовые обороты за период и данные о состоянии счетов на конец отчетного периода (конечное сальдо).

РИСУНОК 3.

"1С:Бухгалтерия" имеет уникальные возможности по анализу итоговых данных и поиску записей, на основании которых был сформирован каждый показатель стандартного отчета. Мы расскажем об этом позднее.

Отчеты произвольной формы

Ряд отчетов требует представления итоговых данных не по каждому счету отдельно, а в определенной группировке и в строго определенном виде. Причем, эти требования часто меняются. Примером такого отчета может служить бухгалтерский баланс или некоторый отчет, требуемый для анализа деятельности предприятия по оригинальной методике. Жестко "зашить" в программу формы таких отчетов не представляется целесообразным.

Разумный выход - предоставить пользователю возможность задавать внешний вид отчета и обращаться к конкретным показателям средствами макроязыка. Конструирование такого отчета напоминает работу с электронными таблицами или средствами создания пользовательских отчетов в развитых СУБД. В "1С:Бухгалтерии" такие отчеты называются "произвольными". Обращение к конкретным показателям происходит совсем несложно. Например, для "извлечения" из недр программы величины Сальдо Конечного Дебетового по счету 41 надо указать в отчете: СКД41.

Я думаю, что после столь краткого экскурса в основы бухгалтерского учета у Вас уже сложилось общее представление о принципах его автоматизации на примере программы "1С:Бухгалтерия". В следующих номерах мы подробнее рассмотрим режимы задания периодов расчета итогов, режим создания произвольных отчетов, а также возможность автоматического ввода проводок в журнал операции на основании первичного документа.