Любое предприятие нуждается в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планирования, СУБД). Но этого, как правило, недостаточно. Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.

Сегодня все это возможно благодаря созданному Microsoft семейству программ для поддержки деловой офисной деятельности Microsoft Office.

Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office 97 входит мощный текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft Power Point, а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Все программы, входящие в состав Microsoft Office, обмениваются информацией друг с другом и делают это достаточно просто. Например, иллюстрацию, как и любой другой объект, можно связать с документом, просто захватив мышью в одном приложении и перетащив на подходящее место в другом (режим Drag and Drop). Microsoft Office, начиная с версии для Windows 95, тесно интегрирован с операционной системой и использует все ее достоинства.

При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники. Например, какие-либо данные можно взять из базы Access. Когда они будут обновляться - автоматически любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.

Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office.

Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение - Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное, - он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.

Все приложения Microsoft Office поддерживают работу с электронной почтой. При работе над документом, требующим корректуры нескольких людей, можно послать этот документ по почте в режиме последовательной рассылки. Как только один участник работы закончит вносить изменения, документ отправляется к следующему. После того, как документ обойдет всех указанных в рассылке людей, он возвращается к тому, кто его посылал, при этом все пометки и исправления будут отражены отдельным цветом для каждого участника совместной работы.

При подготовке документа часто возникает потребность в информации, находящейся либо в файле базы данных, либо на сервере баз данных (это может быть, например, Microsoft SQL Server). Обычно в таких случаях используются специальные приложения-клиенты, поддерживающие механизм ODBC. Он обеспечивает возможность получения данных любым поддерживающим его приложением-клиентом от любого приложения-сервера. Механизм ODBC является одним из стандартных элементов Microsoft Office, доступным всем приложениям, входящим в семейство.

Office 97 был разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей - возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений на основе Microsoft Office 97.

Microsoft Word 97 позволяет легко создавать красочные страницы в формате HTML, готовые для публикации на Web-сервере. Специальные знания о языке HTML не требуются. Достаточно просто сохранить готовый документ как HTML-страницу.

Microsoft Office 97 позволяет существенно упростить поиск информации в корпоративных сетях. Это достигается возможностью создания внутрикорпоративных Web-серверов с удобной и понятной иерархической системой размещения информации. Например, система учета текущего состояния склада может состоять из нескольких взаимосвязанных HTML-страниц, относящихся к разным отделам склада или разным категориям продукции. Каждым элементом на странице такого сервера является ссылка на реальный документ, например, на сводку состояния отдельного склада или ведомость наличия товара по категориям. Просмотр страниц сервера можно осуществлять с помощью Microsoft Internet Explorer или любого приложения Microsoft Office. Такой сервер позволяет упростить процедуру доступа к информации для рядовых пользователей и фактически не занимает пространство на сервере, т. к. содержит в основном ссылки.

Вряд ли кто оспорит тот факт, что сегодня семейство приложений Microsoft Office является самым популярным набором офисных приложений.

Денис Лысенко, менеджер компании Marvel