Сегодняшние требования к офисным приложениям уже выходят за рамки простого инструментария и требуют различных средств по организации почтовых систем как общего пользования, так и корпоративных, систематизации хранимых данных, управлению информационными потоками, и т. п. Одним из самых современных средств и, пожалуй, лучшим для организации групповой работы сегодня является Lotus Notes с недавних пор сервер Lotus Notes называется Lotus Domino. Многие предсказывали, что с развитием технологий Интернет некоторые программные продукты, ориентированные на применение коммуникационных технологий и средств коллективного доступа потерпят неминуемый крах и будут преданы забвению. В компании Lotus Development подразделении IBM не стали противопоставлять Интернет своим технологиям, а просто энергично внедрили в свой продукт такие компоненты, как HTTP-сервер, SMTP-шлюз. Теперь будущее Notes уже смотрится в розовом цвете, а наличие мощных средств разработки приложений, - многоплатформенность, масштабируемость - оставляет конкурентов далеко позади.

На рынке приложений для Lotus Notes наша компания работает не первый год и уже успела добиться весьма ощутимых результатов. Реализовано несколько проектов крупного масштаба, в том числе международные. Среди разработок наших программистов не только традиционные для Notes задачи по документообороту, групповой работе и электронной почте, но и весьма сложные решения по взаимодействию и связи с другими системами, ориентированными на специальные применения.

Если посмотреть, как сегодня решаются проблемы внутреннего и внешнего документооборота на многих предприятиях России, можно в некоторых случаях прийти в ужас. Очень многие понимают документооборот и, в частности, делопроизводство, по-своему и, как следствие этого, - весьма низкая эффективность работы служб управления предприятием со всеми вытекающими отсюда последствиями. Даже использование современных технических средств порой заканчивается переходом на более удобный вариант пишущей машинки. Накопленный нами опыт разработок и внедрения систем управления предприятием позволяет с высокой эффективностью и в сжатые сроки внедрять самые современные разработки на основе новейших технологий Intraware, тем самым повышая в целом эффективность работы предприятия. Среди разработанных нами приложений, в первую очередь, следует отметить, безусловно, системы управления делопроизводством, системы электронного ведения внутреннего и внешнего документооборота, учитывающие действующие Государственные Стандарты, нормативно-методические материалы, внутриотраслевые нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение управленческой и иной деятельности.

Система электронного ведения документооборота предназначена для обеспечения наиболее оптимальных условий для всех видов работ с документопотоками и включает в себя средства подготовки, формирования, качественного оформления, использования, хранения, контроля и уничтожения электронных документов на базе технологий клиент-сервер с применением программного продукта Lotus Domino компании Lotus Development.

Система обеспечивает все необходимые операции над документами, такие как:

• прием входящих документов;
• подготовку и создание внутренних и исходящих документов;
• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• отправление исходящих документов;
• хранение документов с возможностью их просмотра, печати, сортировки, контроля, отбора, переадресации и т.д.

При операциях с документами обеспечиваются безопасность конфиденциальной информации, разграничение доступа к документам в соответствии с правами доступа, определяемыми должностными обязанностями пользователя. Также возможно согласование утверждаемых документов с одним или многими должностными лицами, контроль исполнения документов, формирование контрольных сообщений о ходе выполнения заданий, сбор статистических данных с возможностью анализа сроков выполнения заданий, автоматическое архивирование исполненных документов по прошествии контрольного срока или миновании надобности и многое другое.

Система обеспечивает возможность хранения документов как в формате графических образов, так и в обычном текстовом виде. При поступлении Заказчику корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производится непосредственно с помощью электронных средств ввода информации - факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза). При поступлении корреспонденции в печатном виде (телеграммы, письма, и т.п.) для ее преобразования используется сканер.

При выполнении оператором операций по удалению (уничтожению) ошибочно принятых документов предусмотрено предупреждение о серьезности производимых действий и кратковременное (2-3 дня) хранение удаленных документов с целью их восстановления в случае ошибочных действий оператора.

Регистрация документов организована на основе генерации записей, эмулирующих записи журнала регистрации (рис.1). В процессе регистрации система автоматически порождает соответствующую каждому регистрируемому документу запись в базе данных и проставляет в этой записи значения некоторых полей (дату регистрации, внутренний номер документа и т.п.). После заполнения соответствующих полей запись закрывается, документ считается зарегистрированным и становится доступным для дальнейшего использования. При наличии приложений к документу система предусматривает возможность присоединения к записи в журнале регистрации приложений и необходимых для рассмотрения дела документов и материалов в текстовом, графическом или ином видах.

При заполнении некоторых полей существует возможность выбора данных из списков, календарей, других баз данных. Системой предусмотрена возможность создания различных внутренних документов: приказов, служебных записок, докладных записок и т.п.

По завершении процесса регистрации система предоставляет возможность адресации документа на рассмотрение руководителю или его заместителям, если это входит в их компетенцию, для принятия соответствующих решений. При необходимости имеется возможность разместить в форме документа приложения, ссылки, дополнительные справочные или другие необходимые для рассмотрения дела материалы.

При хранении документов в базе данных предусмотрены различные возможности сортировки и поиска корреспонденции, например, по организации, по дате, по исходящему номеру, по дате регистрации и т.п. Кроме того, при работе с документами обеспечены возможности формирования ответов на документы, ответов на ответы и т.д. (до 4-х вложений). Особо важные документы могут быть поставлены на контроль лицами, обладающими соответствующими правами, отраженными в должностных инструкциях, и указанными в базе данных Cправочник организации. Непосредственно контроль за исполнением строится на основании отчетов исполнителя о выполнении конкретного документа.

Кроме задач, относящихся к делопроизводству, наши специалисты создали множество разнообразных приложений для обеспечения организации работы различных подразделений с учетом их специфики. На рис. 2 представлен фрагмент системы Отдел кадров, которая занимается вопросами работы с персоналом предприятия; составлением, изменением штатного расписания, общей структуры подразделений, учетом рабочего времени и т.п. Система обладает массой возможностей, среди которых такие операции, как увольнение и прием сотрудников с сохранением в специальном архиве с возможностью выдачи в любой момент информации по уволенным и принятым сотрудникам за установленные год, месяц, квартал. Данные по уволенным сотрудникам включают в себя кроме всего прочего дату и причину увольнения.

В распоряжении наших клиентов также имеется система поддержки торговых операций System-22. С е помощью можно производить заказ товаров, выписку счетов, формирование счетов-фактур, накладных, ведение склада. В системе существуют богатые возможности сортировки данных, формирования отчетов, прайс-листов и т.п.

Используя последние достижения информационных технологий в своих разработках, наши специалисты могут создавать сложные системы, поддерживающие функции календарного планирования. Эти приложения используются, к примеру, при резервации помещений для корпоративных мероприятий, для заказа автомобилей. Технологии Internet/Intranet, встроенные в Lotus Domino, позволяют использовать эти приложения вместе с любым броузером, сохраняя при этом практически все функциональные возможности. При помощи драйверов ODBC может обеспечиваться взаимодействие с уже функционирующими на предприятиях программными средствами, такими, как различные финансово-аналитические, бухгалтерские и производственные программы. Встроенная почтовая поддержка облегчает работу по интеграции корпоративных сетей с Internet.

Миллионы людей в тысячах компаний выбрали Lotus Notes в качестве платформы для своей работы. Мы поможем вам присоединиться к их успеху.

Олег Кузнецов, ЗАО КомпьютерЛэнд Санкт-Петербург
Тел.: 224-1622, 224-2329