ИНТАЛЕВ:
Внедрение без обмана VII. Даешь
автоматизацию!
Алексей Федосеев, директор по информационным
проектам
В предыдущих статьях мы говорили о системе
управления, экономике и технологии внедрения. О
человеческом факторе, и о том, кажется, говорили.
Не говорили лишь о том, что такое автоматизация.
Не говорили потому, что на практике большинство
внедрений КИС и так сводится, почти
исключительно, к автоматизации как таковой (мол,
КИС это просто hard&soft, а прочее от
лукавого). А я считал и считаю основной задачей
цикла статей привлечение внимания к
неочевидным для большинства аспектам внедрения.
И именно поэтому сейчас предметом обсуждения
будет такая очевидная и такая НЕОЧЕВИДНАЯ
автоматизация.
Что такое AQ, или какая КИС умнее?
Очень простой вопрос для чего вообще нужна
автоматизация? То есть для того, чтобы
функционировала система управления, совсем не
обязательны ПК. Они и появились-то совсем
недавно, а сколько лет бизнесу никто не знает.
Иными словами, ПК действительно необходимы
только для игры в Quake, а бизнес, и тому масса
примеров, может без них обойтись. (Это, вообще,
очень интересная задача обоснование очевидных
вещей). Ну, ладно, не буду томить: на простой
вопрос простой ответ. Автоматизация нужна для
повышения эффективности бизнеса. Каким образом?
А смотрите, допустим, существует сотрудник,
должностные обязанности которого достаточно
формализованы (регламентированы). Если они не
сложны и нагрузка не велика, то нет проблем. Но
что происходит на практике при увеличении
нагрузки, причем нагрузка здесь не обязательно
в увеличении операций, это может быть повышение
цены принимаемых решений, нервная нагрузка и
прочие факторы. А происходит то, что количество
выполняемых за единицу времени производственных
операций уменьшается, зато вероятность
технологических ошибок увеличивается. Поэтому
замена алгоритмизируемых человеческих операций
на машинные совершенно формально приводит к
увеличению эффективности и надежности всей
системы. И именно в этом и состоит задача
автоматизации. Из этого же следует критерий
оценки КИС как автоматизированной системы:
Коэффициент автоматизации (AQ) обратно
пропорционален кол-ву алгоритмизируемых, но не
автоматизированных операций.
Т.е. чем больше осталось ручной, рутинной
(напомню, routine по-английски программа) работы,
тем он ниже.
Плохо автоматизированная система (в
вышеуказанном смысле) в предельном случае
является просто хранилищем данных, в которое кто
угодно, или что угодно просто вводит данные,
потом эти данные, как правило, массой
выбрасываются пользователю, который волен
поступать с ними, как хочет. (Справка: хранилище с
регламентированным вводом, но не
регламентированной выборкой, на русском языке
называется свалкой).
Пример 1. Опасность
недоавтоматизации. На некотором предприятии в
системе была реализована поддержка планов,
учета, планирования, и контроля. Вроде бы хорошо.
В числе прочих составлялся бюджет выплат. Но на
самом деле учет выполнения планов велся без
предварительного контроля, т. е. при плане выплат
в 100 единиц сотрудник мог сделать платеж на 500, и
на следующий день менеджер видел результаты
контроля отклонение 400. Правда, было уже
поздно, так как отменить действие было
невозможно. Поэтому перед любым платежом
сотруднику приходилось сопоставлять план
выплат, уже произведенные выплаты и намеченную
выплату, а хранились они в разных подсистемах и
т.д. и т.п. = время, раздражение, ошибки. А
достаточно было просто проработать механизм
лимитирования, и при попытке превышения лимита
оператор получал бы соответствующее уведомление
и рекомендацию отправить заявку на согласование
и утверждение. Т.е. система с необходимой
степенью гибкости реагировала бы, и больше того,
даже регламентировала бы деятельность
оператора. Т.е. коэффициент автоматизации это IQ
КИС.
Но существует и другая опасность.
Пример 2. Опасность
переавтоматизации. Предприятие купило
престижную КИС (западного производства), вложив в
нее сотни тысяч долларов. Номенклатура товаров
около 10 000, поставок до 500 в день. Так вот, вместо
обычных кладовщиков предприятие вынуждено было
взять на работу квалифицированных программистов
(хорошо, склад в Санкт-Петербурге, а не где-нибудь
в провинции) для ввода накладных и подготовки
отчетности. А все потому, что в этой КИС товар
представлялся двенадцатизначным кодом, и
пользователю каждый раз требовалось набирать в
документах эти цифры, специальным образом
ежедневно расшифровывать из данных штрих
кодового оборудования, копировать и
импортировать файлы, и снова преобразовывать
коды в отчетах. А любая ошибка или
несвоевременное выполнение операций, приводили
к серьезным проблемам. То есть оперативность и
достоверность информации, которую предоставляла
КИС, зависела от такого числа человеческих
факторов, что сбои были, фактически,
запланированы.
Один интересный вывод, подчеркивающий близость
IQ и AQ. Знаменитый закон Тейлора гласит: Из двух
кандидатов, одинаково пригодных для работы,
следует выбрать более глупого. То же и с КИС из
двух КИС, одинаково пригодных для автоматизации
вашего предприятия, следует выбрать ту, у которой
AQ ниже (более глупую). По крайней мере, денег
сэкономите.
Трехмерное пространство КИС
А теперь итог. Приведу определение КИС это
автоматизированная система сбора, хранения,
обработки и предоставления информации для целей
управления предприятием. Выделим главное:
1. Для чего нужна КИС для УПРАВЛЕНИЯ
2. УПРАВЛЕНИЕ чем ПРЕДПРИЯТИЕМ
3. УПРАВЛЕНИЯ какого АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
Что такое управление, мы говорили в предыдущих
статьях, это циклически организованный
процесс, состоящий из фаз целеполагания,
планирования, исполнения, контроля, анализа,
корректировки и управленческого воздействия.
Системы управления можно классифицировать по
тому, какие и сколько фаз цикла управления они
поддерживают.
Предприятие, как объект управления, имеет свою
специфику. Во-первых, накладывается ограничение
на количество автоматизируемых фаз цикла
управления (в отличие от управления крылатой
ракетой в бизнесе целеполагание, корректировка и
управленческое решение не автоматизируются, по
крайней мере, пока). Во-вторых, предприятие имеет
функциональную иерархическую структуру,
существуют сферы деятельности (продажи, закупки,
производство, маркетинг и прочее), каждая из
которых состоит из бизнес-процессов. Система
управления может существовать, как для всего
предприятия, так и затрагивать только его
функциональные фрагменты сферы деятельности и
бизнес-процессы. Системы управления можно
классифицировать по тому, какими и сколькими
фрагментами предприятия они управляют.
Что такое автоматизация, мы говорили в начале
статьи. Системы управления можно
классифицировать по значению коэффициента
автоматизации AQ.
Не заблудиться бы в пространстве КИС
Как пользоваться критериями для определения
оптимальной (той, что нужна именно вам) КИС? Наш
опыт показывает, что в пространстве КИС правила
лучше больше или лучше меньше не работают.
Необходимо точное определение координат системы
управления (того, что нужно). Построение КИС с
максимально близкими, по возможности (на
практике совпадение бывает очень редко),
координатами.
К сожалению, большинство
предприятий в пространстве КИС находятся вблизи
абсолютного нуля, и, абсолютно, все предприятия
хотят находиться по диагонали от него, и как
можно дальше. Проблема заключается в том, что
сделать это в один присест, да еще само собой, не
удастся. В современной русской управленческой
психологии, ярчайшим представителем которой
является Владимир Тарасов, есть такой принцип
путь из беспорядка в полный порядок лежит
через упрощенный порядок. Следствием этого
является то, что невозможно из абсолютного
нуля (беспорядка) сразу перейти куда-то далеко
по диагонали (полный порядок). Следовательно,
любая попытка мгновенного и легкого достижения
полного порядка не научна или, по-простому,
обречена. Но после каждого частичного улучшения,
устраняющего частицу беспорядка, необходимо
ставить конкретную ДОСТИЖИМУЮ цель,
приближающую к порядку. Навигирование в этом
пространстве имеет свою специфику и безопасно
(без неприятных последствий разного рода) в нем
перемещаться можно, только используя
специальную методику.
Место прощания изменить нельзя
Пришла пора подвести итог. За четыре последних
месяца наше общение стало не только регулярным,
но и привычным. Причем проходило оно не только
два раза в месяц во время выхода КИ были
телефонные разговоры, Интернет, встречи, наконец.
Для меня результаты этого общения неоценимы.
Пишите, звоните, приходите.С Новым 2000 Годом!
Консультационно-внедренческая
фирма ИНТАЛЕВ
Год основания 1996, член АКЭУ, 1С:Франчайзинг
СПб, Невский пр., д. 140, помещ. 16
Тел/факс 324-6919 (многоканальный)
E-mail: iv@intalev.spb.ru ; http://www.intalev.spb.ru