Сергей Зима, Астро Софт

С давних пор в розничной торговле финансовый результат вычислялся и вычисляется путем усреднения поступления и реализации товаров за некоторый период времени. Данная методика не позволяет эффективно отслеживать наличие товаров в отделах, производить планирование закупок товара с учетом их уходимости, а также определять товарооборот по каждому товару за некоторый произвольный промежуток времени.

В зависимости от профиля деятельности предприятия, может потребоваться работа с различным оборудованием, например, контрольно-кассовая машина (ККМ), сканер штрих-кодов, принтер штрих-кодов, электронные весы, и т.д. Мы рассмотрим принципы взаимодействия на примере: ККМ в двух основных режимах работы.

Самый простой вариант взаимодействия: в начале кассовой смены с помощью отчета ВыгрузкаСправочникаТоваров из 1С:Торговли выгружаются остатки товаров на текущий момент, а по окончании смены в документ типа ТоварныйОтчет загружаются результаты продаж за смену. В результате загрузки получается документ, расходующий товары, проданные за смену, см. рис.1.

РИСУНОК 1. Схема обмена данными в начале и конце смены (режим "off-line")

Отчет ВыгрузкаСправочникаТоваров удаляет все старые данные из справочника товаров, использованного ККМ, и записывает в него новые. Обычно справочник товаров, используемый кассовым ПО, представляет собой таблицу, в которой хранится код товара, наименование, цена и остаток на текущий момент. Если применяется сканер штрих-кода, подключенный к ККМ, для хранения штрих-кода товара применяется соответствующее поле таблицы. Для указания индивидуальных особенностей товара: возможности продавать товар только штуками или на вес, возможность делать скидки или наценки на товар, суммы или проценты скидки/наценки и т.п. в таблице справочника товаров применяются отдельные поля.

Структура справочника товаров 1С:Торговли должна отражать особенности справочника товаров ККМ, ведь для его заполнения необходимо использовать информацию, хранимую в 1С:Торговле, а по своей сути справочник товаров наиболее подходящий аналог справочника ККМ. Единственное, для чего нет смысла использовать справочник товаров для хранения остатков товаров, их желательно хранить в регистрах 1С:Торговли.

Сама программная процедура выгрузки представляет собой цикл перебора по остаткам товаров в отделах, добавляющий строки в справочник товаров ККМ. Можно предусмотреть также режим просмотра выгруженного справочника товаров.

Документ Товарный отчет выбирает все записи о продажах товаров за смену, ориентируясь на дату и время кассовых чеков, и заполняет результатами выборки строки табличной части документа.

Структура информации, которой можно воспользоваться для создания документа, списывающего проданный товар, зависит от применения кассового ПО. Это может быть список закрытых чеков и список проданных товаров по каждому чеку отдельно, может просто изменение остатка товара в справочнике товаров. От того, в каком виде представлена информация, зависит, в каком виде ее можно загружать в 1С:Торговлю.

Если результаты продаж хранятся по каждому чеку отдельно, то можно формировать документ на каждый чек, или в одном документе, в табличной части, для каждого товара в чеке добавлять новую строку. Если кассовое ПО изменяет остатки в справочнике товаров и не формирует данные о проданных товарах, то и загрузить продажи товаров можно только общими итогами. Процесс загрузки проводится в два этапа, сначала в цикле заполняются строки табличной части, а затем суммы оплаты и сдачи шапки документов, внешний вид формы представлен на рис.2.

РИСУНОК 2.Форма "Товарный отчет"

Можно дать некоторые рекомендации по организации хранения данных о продажах товаров в 1С:Торговле. Один кассовый аппарат за 8-часовой рабочий день способен пробить около 100 чеков (в среднем, 1 чек в 5 минут), среднее количество покупок в чеке четыре. На каждую запись о чеке, если его хранить как отдельный документ, придется потратить около 200 байт, на каждую строку чека еще 100 байт. Итого на один кассовый чек затрачивается около 600 байт, что за смену составит около 60 КБ, при хранении информации в течении года ее накопится порядка 15 MБ только по одной кассе.

Если хранить все чеки в одном документе, но для каждой продажи вводя новую строку, то за счет экономии на заголовках, чеки за смену будут занимать 40 КБ, за год 10 MБ. При хранении чеков общими итогами, если в течении смены продается 100 наименований товаров, документ будет занимать, в год 2.5 MБ.

Как видно из приведенных вычислений, чем детальней хранимая информация, тем больше места она занимает, тем дольше она будет обрабатываться. При продаже большого количества товаров часто нет необходимости отслеживать все продажи, для этого существует контрольная лента ККМ.

1С:Торговля обладает средствами встроенного языка для работы с текстовыми файлами. Их можно использовать для организации обмена информацией с кассовым ПО. Организация доступа к таким файлам не составляет особого труда. Каждую прочитанную строку необходимо разобрать на составляющие, либо выбирая подстроки по абсолютным позициям, либо по позициям разделителей. Формирование строки из составляющих происходит в обратном порядке.

Если обмен данными происходит через файлы формата DBF, то в системе предусмотрены средства работы с этим форматом. Можно легко манипулировать данными как в момент выгрузки справочника товаров, так и в момент формирования товарного отчета.

Касса должна быть подключена к компьютеру через последовательный порт, управление происходит через драйвер, который может быть реализован в виде внешней компоненты и загружен перед началом работы. На рис. 3 показан вид страницы параметров после загрузки внешней компоненты управления кассой.

РИСУНОК 3. Страница параметров "1С:Торговли" после загрузки "драйвера" ККМ

Компонента управления кассой должна обладать набором методов управления ККМ, который призван обеспечивать необходимый уровень взаимодействия с кассой: набор цены и количества единиц отпускаемого товара, выбор отдела и получение итога, а также возможность оплаты товара или возврата денег.

Конфигурация 1С:Торговля, взаимодействующая с кассой, должна иметь необходимые для работы настройки в виде документа Кассовый чек, который списывает товар из отделов, отчета о дневных продажах по любой из касс магазина, а также набора справочников кассовых аппаратов. При помощи интерфейса дополнительно можно реализовать сервис работы кассира: удобный и быстрый поиск товара, расчет сдачи, контроль остатка и при необходимости резервирование товара. На рис. 4 показан интерфейс работы с ККМ.

РИСУНОК 4. Вид документов для работы с ККМ

Приобрести систему 1С:Торговля и Склад 7.5 или любую из компонент, входящих в состав 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ, с полным сервисным сопровождение, вы можете у официального партнера фирмы 1С в Санкт-Петербурге фирмы Астро Софт. Приглашаем также посетить бесплатный семинар, на котором квалифицированные специалисты подробно расскажут про эту систему, продемонстрируют ее в работе и ответят на ваши вопросы. Запись на семинар по тел. 327-4400