Дмитрий Хабаров, D_Khabarov@it.spb.ru

Программный продукт под названием Lotus Notes, представленный компанией Lotus Development Corp. в 1989 году, произвел настоящую революцию в способах обмена знаниями между сотрудниками компаний. В настоящий момент компания Lotus является беcспорным лидером в области коммуникационных решений и группового ПО, которое позволяет корпорациям любого размера связываться, сотрудничать и вести бизнес через Интернет. Notes чрезвычайно популярен за рубежом, и с каждым днем растет его популярность у нас в стране. Ключевые особенности Lotus Notes.

• Передовая система обмена сообщениями. Одна из самых масштабируемых и надежных систем, поддерживающая широчайший набор серверных и клиентских платформ глобальной сетевой связи.
• Широкие возможности сетевого сопряжения и быстрой интеграции с реляционными базами данных.
• Гибкие средства безопасности. Управление доступом к информации и функциям позволяет уверенно распространять вашу информационную сеть на партнеров и заказчиков.
• Простота распределения и управления. Включает самую передовую технологию репликации (тиражирования) и SNMP.
• Интегрированная среда разработки приложений. Позволяет быстро создавать документоориентированные приложения и деловые Web-приложения, настроенные на ваши потребности. Поддерживает широкий спектр средств разработки

Все вышеперечисленное позволило компании АйТи разработать программный комплекс для автоматизации документооборота предприятий и организаций - БОСС-Референт.

Учетная обработка всех видов документов

В базах данных системы БОСС-Референт можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

Уникальность номера
В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

Поддержка работы с текстом документа
В системе реализован встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу: что на экране, то и в документе. Кроме того, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Система включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

Связность документов
Документ в системе может включать ссылки на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных. Число таких ссылок в документе не ограничено.

Согласованность с другими подсистемами
Система обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных (бухгалтерии, банки, управление транспортом и т.п.). Поддерживается доступ на уровне ODBC.

Многоуровневость
Система поддерживает многоуровневую иерархическую структуру документов. Имеется возможность отбора документов, относящихся к выделенному отделу или проблеме.

Распределенный документооборот

БОСС-Референт представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, - от отдельно взятой ПЭВМ до систем с сотнями серверов, к каждому из которых могут быть подключены несколько десятков или сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.

Разграничение доступа
Неотъемлемой частью системы является система защиты данных. Защита реализуется на всех уровнях - сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Интеграция с информационными ресурсами
Для доступа к базам Системы БОСС-Референт достаточно иметь любой Web-браузер, например, Netscape Navigator или Internet Explorer. Взаимодействие с клиентами Интернет обеспечивается в реальном времени, динамически создаются необходимые HTML-документы на основании документов и видов баз данных системы БОСС-Референт. Так как в системе поддерживаются с одной стороны соответствующие сетевые протоколы HTTP, MIME, SSL и синтаксис URL, а с другой - эффективные средства защиты данных, полнотекстового поиска и обмена сообщениями, то он может выступать как готовое и простое решение для построения корпоративного Web-узла.

Эргономичность
Программное обеспечение рабочей станции, на которой работает БОСС-Референт, удовлетворяет основным требованиям эргономики и позволяет использовать графический интерфейс, связывание и встраивание объектов, навигаторы и другие элементы интерфейса для удобства работы пользователя.

Надежность
В системе есть все необходимые средства и инструменты для проверки целостности и восстановления баз данных, а также архивного копирования.

Быстродействие
Система обеспечивает адекватное время реакции для стандартных операций, а некоторые операции (например, полнотекстовый поиск в базах, содержащих тысячи документов) выполняются за несколько секунд за счет специализированных алгоритмов.

Система БОСС-Референт по своей структуре является наращиваемым набором взаимосвязанных программных модулей, предназначенных для выполнения разнообразных функций работы с информацией. Модули объединяются в функциональные подсистемы в соответствии с направлениями деятельности подразделений и пользователей.

Основой системы БОСС-Референт является модуль-ядро, способный самостоятельно справляться с целым рядом задач:

• Справочник фирмы является внутренним телефонным и адресным справочником. В нем содержатся сведения о структуре организации и ее сотрудниках. В Справочнике фирмы настраивается механизм делегирования полномочий на работу в системе БОСС-Референт.
• Внешние адресаты - база, необходимая каждому пользователю. Она предназначена для централизованного хранения информации об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах) и их представителях.
• База Поручения позволяет руководителям подразделений отдавать поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение.
• База Шаблоны предназначена для хранения шаблонов документов, наиболее часто используемых в организации. Такими шаблонами могут являться договоры, письма, правовые и юридические документы и т.д.
• Коммутатор является технологической базой данных, с помощью которой производится настройка системы. Сотрудники могут использовать коммутатор для навигации по базам данных.
• Для удобства работы в системе БОСС-Референт существует единая база для ссылок - Словари
• База Регистратор используется для ведения автоматической нумерации документов в системе.

Кроме основного модуля, система включает в себя набор подсистем, отвечающих за определенные участки управления:

• Подсистема Управление офисом - предназначена для учета и планирования работы с внешними организациями.

Функциональные возможности подсистемы:
Регистрация и планирование контактов с внешними организациями (база Внешние контакты).
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции и обработка документов (база Канцелярия).
Хранение внутренней нормативно-распорядительной информации (база Документы).
Ввод и хранение новой информации для совместного использования сотрудниками организации, подписка на получение новостей (база Новости).

• Подсистема Инженерное обеспечение - призвана упростить задачу по поиску, доступу к информации по оборудованию и договорам как общего назначения, так и касающимся конкретных работ по обслуживанию объектов инженерного хозяйства, таких, как лифтовое хозяйство, системы кондиционирования, водоснабжения и т.д.

Подсистема выполняет следующие функции:
хранение основных атрибутов документов-оригиналов (база данных Контроль договоров);
хранение основных характеристик инженерных объектов (Контроль инженерного хозяйства);
контроль за своевременным выполнением таких событий, как, например, оплата и выполнение работ по договорам, профилактический осмотр или ремонт оборудования.

• Подсистема Управление информацией - базы данных Контроль договоров, Документы, Новости.

Модульность системы БОСС-Референт позволяет легко наращивать функционал системы за счет создания новых баз. На данный момент разработаны десятки специализированных баз по требованиям заказчиков системы.

Открытый характер системы БОСС-Референт и наличие значительного числа независимых разработчиков прикладных систем на базе Notes в России позволяют внедрять широкомасштабные проекты с возможностью связи различных реализаций на основе единой среды. Помимо программирования на Lotus Script (аналог Visual Basic for Applications) и набора встроенных функций, система позволяет вести разработку приложений на языках Си, Visual Basic, а также использовать объектно-ориентированные системы разработки. Для администрирования системы имеются специальные средства, в том числе возможность удаленного администрирования.

Система БОСС-Референт легко масштабируется и позволяет подключать отдельные подразделения и добавлять новые функции с течением времени. На начальном этапе может быть установлен один сервер и стандартное программное обеспечение. Это позволит поддержать работу нескольких десятков пользователей с базами данных, поставляемыми в составе системы. На следующем этапе создается заказная система, учитывающая все особенности документооборота конкретной организации, которая в дальнейшем может пополняться функциями и расширяться за счет новых возможностей. Направления расширения могут включать в себя доступ к другим компьютерным сетям и специализированным серверам, поддержку видеоконференций и другие информационные услуги. БОСС-Референт может служить координирующим центром в работе всей организации. Явным образом БОСС-Референт можно связать с модулем Учет персонала БОСС-Карпорации для перекачки и синхронизации списка сотрудников и данных по структуре организации.

Специалистами компании АйТи разработаны и проводятся курсы по обучению пользователей и администраторов как системы БОСС-Референт, так и Lotus Notes. Партнеров компании обучают внедрять и сопровождать системы БОСС-Референт и разрабатывать новые модули.

Реализация системы документооборота на базе продукта крупной фирмы-производителя гарантирует ее жизнеспособность в течение длительного срока эксплуатации.