Компьютер-Информ || Архив || Рубрики || Поиск || Подписка || Работа || О "КИ" || Карта
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.
Не секрет, что количество обрабатываемой информации стремительно растет любое предприятие сталкивается с проблемой работы со значительными массивами информации. Большая часть обрабатываемого информационного потока порядка 60-70% существует в бумажном виде, что частично объясняется требованиями законодательства к оформлению документов, имеющих юридическую силу, потребностями в наглядном просмотре и коллективной работе с документами. Большое количество документов различных типов и форматов затрудняет поиск нужной информации и создает постоянные проблемы с учетом и прогнозированием.
В результате возникает картина, знакомая
сотруднику любой организации, горы папок и
стеллажей с договорами, нормативными
документами, чертежами, корреспонденцией.
Серьезные проблемы возникают с информацией,
имеющейся в бумажном виде.
Основные недостатки бумажных документов
известны каждому. Это длительный поиск нужных
данных, возможность потери или порчи документа,
недостаточная конфиденциальность информации.
Такой перечень можно продолжать достаточно
долго.
Следствие бумажного документооборота
неоперативный доступ к необходимой информации,
потери времени до 30% на поиск документов,
часть информации порядка 15% безвозвратно
теряется.
Особенно актуальны данные проблемы для крупных
промышленных предприятий, издательств,
депозитариев различной информации, медицинских
учреждений, органов власти и самоуправления,
библиотек и многих других организаций.
Для устранения всех перечисленных проблем
первостепенной является задача преобразования
бумажных документов в электронные, полноценная
редакторская работа с текстом, размещение
электронных документов в защищенных хранилищах
информации и организация быстрого доступа к
информации, содержащейся в этих хранилищах.
В наше время компьютерные технологии обладают
громадным потенциалом для повышения
эффективности управления любыми деловыми
процессами и широко используются во многих
организациях как государственных, так и
коммерческих. Решающим для устранения
управленческих проблем, в том числе и связанных с
бумажным документооборотом, является выбор
автоматизированной системы управления.
Одной из таких систем является
БОСС-Архив программный комплекс,
разработанный компанией АйТи для организации
единого хранилища информации и создания
эффективной системы управления документами.
БОСС-Архив обеспечивает создание, просмотр,
систематизацию, хранение и надежную защиту
корпоративных хранилищ информации, включая
перевод имеющихся бумажных архивов в
электронную форму.
С помощью системы БОСС-Архив можно в сжатые
сроки провести конверсию имеющегося архива на
бумажных носителях в электронную форму и его
дальнейшее пополнение и поддержку.
Ввод информации с бумажных документов в систему
осуществляется с помощью системы сканирования.
Полноценная редакторская работа с
отсканированным бумажным текстом возможна
благодаря наличию в системе средства
оптического распознавания текста Fine Reader.
Создание единого хранилища информации перевод документов в электронную форму (включая сканирование документа и распознавание текста);
Систематизация доступа к документам
Коллективная работа с общими базами данных все сотрудники, независимо от их местонахождения, могут совместно работать с архивными документами, хранящимися в общих базах данных.
Создание документов
Регистрация документов
Работа с архивами
Поиск информации
Доступ к документам
Документы в системе хранятся в различных базах данных, которые являются, по сути, томами электронного архива. В какой том поместить документ сотрудник выбирает при вводе документа в систему. Предусмотрена и возможность автоматического создания нового тома в процессе ввода документа.
В каждом томе документы организованы таким образом, чтобы обеспечить наиболее быстрый и эффективный поиск нужной информации. Конечно, можно инициировать поиск информации и по нескольким томам одновременно.
Бумажный документ, как правило, содержит не
только текст, но и таблицы, схемы, графики.
Возможны также и приложения иного происхождения,
например, кассеты с аудио- или видеозаписями,
справочники на компакт-дисках. Современные
средства создания электронных документов,
реализованные в системе, позволяют сохранить
привычный вид бумажного бланка и оформления
страницы. При вводе информации с бумажного
оригинала в систему БОСС-Архив можно выбрать
нужный шаблон для документа, который определит
его внешний вид в системе. К документу можно
присоединить и все приложения независимо от их
формата.
Важно то, что с такими электронными архивами
могут работать одновременно все сотрудники,
которые в этом нуждаются. Надежную и эффективную
совместную работу обеспечивает технологическая
платформа, лежащая в основе системы БОСС-Архив.
Выбранные в качестве основы для реализации
системы БОСС-Архив технологии Lotus являются
симбиозом двух составляющих: сервера Lotus Domino и
клиентского программного обеспечения Lotus Notes. Lotus
Domino и Notes являются идеальной коммуникационной
инфраструктурой, объединяющей почтовую среду
корпоративного масштаба, глобальные средства
доступа и передачи информации, средства
разработки и внедрения стратегических систем
коллективной работы. Архитектура клиент-сервер
обеспечивает централизованное хранение
электронных архивов с оперативным доступом к
информации с любого рабочего места, где бы
сотрудник не находился за своим компьютером
или в командировке в другом городе.
При этом система обладает надежной защитой от
несанкционированного доступа и строгим
разграничением прав на работу с документами.
Тот фактор, что технологической основой
является программное обеспечение Lotus Notes,
является надежной гарантией органичного
внедрения системы автоматизации в уже имеющуюся
в организации структуру аппаратного и
программного обеспечения.
Система легко масштабируется и настраивается
при расширении или изменении структуры
организации. Для этого используются такие
возможности сервера Lotus Domino, как репликация
(тиражирование) баз данных при работе в различных
офисах, городах и регионах, возможность
организации программных кластеров для
обеспечения высокой производительности и
надежности, многоплатформенность и т.д.
Система БОСС-Архив может использоваться как самостоятельный программный продукт, так и в комплексе с системой автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт. Такая интеграция обогащает функциональные возможности обеих систем и позволяет создавать комплексные информационные системы для организаций любого масштаба и специализации. БОСС-Архив содержит сервисы компании Арсеналъ Сократ (система автоматизированного перевода) и Реаниматор (восстановление текста почтовых сообщений).
Санкт-Петербург, ул.Возрождения, 4.
Тел:(812)324-4988, факс (812)184-4297
Москва, ул.Кржижановского, 23а. Тел.(095)974-7980, 974-7979,
факс 974-7990
Уфа, ул.С.Халтурина, 39 ИПСМ. Тел/факс (3472)25-3771, 25-3853,
25-3811
Казань, ул.Академика Губкина, д.15. Тел. (8432)76-9425,
факс 76-0684
Волгоград, пр.Ленина, д.92. Тел/факс(8442)34-1060
Красноярск,пр.Мира, д.36, офис 602. Тел.(3912)26-3585,
тел/факс 26-3202
http://www.it.spb.ru info@it.spb.ru
КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ
Рубрики || Работа
|| Услуги || Поиск
|| Архив || Дни
рождения
О "КИ" || График
выхода || Карта сайта || Подписка
Рассылка анонсов газеты по электронной почте
Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
Свидетельство Эл 77-4461 от 2 апреля 2001 г.
Перепечатка материалов
без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.
Телефон редакции (812) 718-6666, 718-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул.Заставская, д.23, БЦ "Авиатор", 3-й этаж, офис 307
e-mail: editor@ci.ru
Для пресс-релизов и новостей news@ci.ru