Компьютер-Информ || Архив || Рубрики || Поиск || Подписка || Работа || О "КИ" || Карта
Виктор Ашик, инструктор управления обучения
v_ashik@eureca.ru
B этой статье рассматривается один из сравнительно новых программных продуктов фирмы Microsoft, вышедший в результате проекта под названием Tahoe и получивший не менее красивое название SharePoint Portal Server сервер портала, который позволяет быстро превратить неупорядоченную свалку документов в хранилище базы документов с управлением версиями, правами доступа и маршрутизацией утверждения, доступное по новомодному файловому протоколу WebDAV и через готовый, но расширяемый Web-интерфейс, составленный из компонентов электронной панели управления (dashboard). Плюс к этому, вы получаете способ эффективного применения последней версии поискового механизма MSSearch, который позволит строить индексы и искать документы не только по своей базе, но и по внешним сайтам, общим папкам Windows и папкам Exchange и даже по базам документов Lotus Notes. И все это можно сделать без дополнительного программирования, используя только стандартные возможности продукта.
В процессе работы в организации обязательно создаются и собираются документы, причем на сегодняшний день большая часть из этих документов уже представлена в электронном виде, что заключает в себе массу возможностей по эффективному их применению. Но в большинстве случаев светлого компьютерного будущего в результате использования компьютерного оборудования для обработки информации не наступает. Даже при организации упорядоченного хранения документов на серверах сотрудникам приходится тратить время на поиск, организацию и управление документами.
Сотрудники могут столкнуться с множеством общих папок, разбросанных по различным файловым серверам, которые трудно упорядочивать из-за отсутствия интегрированной инфраструктуры управления их содержимым. Использование дополнительных источников информации, таких как Web-сайты, папки Exchange или базы Lotus, только усугубляют проблему.
Также может быть затруднено управление доступом к документам, совместная работа над ними и публикация документов в организации. Важные документы могут быть потеряны, перезаписаны или не найдены.
Решение проблемы должно привести к упорядочению создания, утверждения, хранения, доступа и поиска документов. При этом крайне желательно оставить в распоряжении пользователей их привычные инструменты: проводник Windows или другой файловый менеджер, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), любимый Web-браузер (не обязательно Internet Explorer) и др. программные средства.
SharePoint является именно таким решением. Интегрируясь с перечисленными выше средствами, сервер позволяет:
•публиковать документы для доступа через браузер;
•выполнять поиск по различным источникам информации;
•управлять доступом к документам, назначая роли;
•следить за изменениями документа по номерам версий;
•маршрутизировать документ для рассмотрения и утверждения.
При установке SharePoint автоматически создает рабочую область (workspace) и Web-интерфейс к ней сайт dashboard. В рабочей области находятся папки для хранения документов, категории для альтернативного их представления, индексы и средства настройки.
В рабочей области пользователи могут создавать, рассматривать для утверждения и публиковать документы. В организации может быть одна рабочая область или несколько в зависимости от решаемых задач.
Обращаться к рабочей области можно через сетевое окружение проводником Windows,
приложениями Office или через Web-интерфейс с помощью браузера.
Доступ через Web-интерфейс (dashboard site) осуществляется по ссылке вида http://server/workspace,
где server DNS-имя машины, а workspace название рабочего пространства. Web-интерфейс
представляет из себя готовый сайт, составленный из панелей управления (dashboards).
С помощью этого интерфейса можно выполнять все возможные операции с документами: создание, просмотр, поиск, публикация, утверждение, обсуждение.
Управление правами доступа выполняется по ролям, которых предусмотрено три:
•координатор (coordinator);
•автор (author);
•читатель (reader).
Координатор отвечает за назначение ролей, настройку процесса утверждения и организацию информации по категориям.
Автор создает и редактирует документы. Видит рабочие и опубликованные версии документов.
Читатель ищет и просматривает опубликованные документы. Читатели обычно работают с документами через Web-интерфейс, но могут пользоваться и файловым доступом.
Роли могут быть назначены на уровне рабочего пространства или на уровне папки.
Роли назначаются обычным учетным записям Windows NT/2000.
Web-интерфейс создается автоматически для рабочего пространства и может впоследствии изменяться администратором. Стандартный Web-интерфейс обеспечивает следующие возможности:
•Поиск документов.
•Просмотр документов по категориям и папкам.
•Подписка на содержимое любой страницы сайта, включая результаты поиска.
•Работа с папками и документами.
•Изменение состояния документа: check-in и check-out.
•Утверждение документов.
• Обсуждение документов.
Наиболее примечательной возможностью является подписка на результаты поиска, которая позволяет получить по электронной почте уведомление об изменении этих результатов, когда появляются новые документы в рабочем пространстве или внешних источниках информации.
Поиск информации выполняется с помощью запроса по ключевым словам или просмотром документов по категориям, что дает альтернативное представление иерархии документов, причем один документ может быть представлен сразу в нескольких категориях.
Для поиска используется поисковый механизм MSSearch, который дает возможность строить индексы и выполнять поиск и по внешним источникам данных, таким как папки Exchange, базы документов Lotus Notes, внешние или внутренние Web-сайты.
SharePoint решает проблему конфликтов редактирования документов. Для изменения документ должен быть забран на редактирование (check-out) и по окончании редактирования возвращен в базу в виде очередной младшей версии (0.1, 0.2, ). До возврата в базу другие пользователи не могут редактировать документ.
Документы становятся доступны для читателей после публикации. При публикации увеличивается номер старшей версии документа (1.0, 2.0, ). В базе можно хранить все предыдущие версии документа или заданное их количество.
Для документов перед публикацией можно требовать утверждения одним или несколькими лицами, причем возможна маршрутизация утверждения.
В данной статье мы не можем познакомить читателя со всеми возможностями SharePoint
Portal Server, а лишь постарались дать представление о ключевых особенностях
этого нового продукта. Более подробную информацию о сервере SharePoint можно
получить на авторизованном курсе 2095 Implementing Microsoft SharePointPortal
Server2001 в учебном центре компании Эврика.
КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ
Рубрики || Работа
|| Услуги || Поиск
|| Архив || Дни
рождения
О "КИ" || График
выхода || Карта сайта || Подписка
Рассылка анонсов газеты по электронной почте
Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
Свидетельство Эл 77-4461 от 2 апреля 2001 г.
Перепечатка материалов
без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.
Телефон редакции (812) 718-6666, 718-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул.Заставская, д.23, БЦ "Авиатор", 3-й этаж, офис 307
e-mail: editor@ci.ru
Для пресс-релизов и новостей news@ci.ru