(Окончание. Начало - КИ/13, 14)

Клиенты, банки, кассы и РКЦ
Организация эффективного учета клиентов позволяет сократить время их обслуживания и сократить ошибки неверной идентификации, что чревато денежными потерями. Модуль хранит список клиентов. Их, как и другие объекты, тоже можно организовать в дерево и расширить любыми дополнительными признаками к хранящимся учетным (типа адреса, ИНН, бух. классификаторов, телефонов и пр.). Для каждого клиента хранится список его банков и рассчетных кассовых центров.

Когда клиентов много, возникает проблема с их идентификацией. Например, клиент внесен в реестр, как АОЗТ Цветок. При очередном контакте представитель этой организации называет ее как ЦВЕТОК ЗАО. Такую фирму могут внести еще раз !

Для ликвидации этой проблемы модуль при внесении нового клиента помогает оператору распознать дубликат.

Модуль платежные документы
Важность этого модуля огромна - это учет денег, материальных средств и обязательств. Надежность, защита от несанкционированного доступа и контроль изменений составляют суть того, что является необходимым условием успешного развития фирмы.

Платежные документы следует понимать в широком смысле: это товарные документы (товарные накладные и акты за услуги), это денежные документы (платежные поручения и кассовые ордера). Документы указанных типов могут быть приходными и расходными. Документы отображаются на экране в виде, похожем на бумажный. Помимо хранения документов, модуль позволяет:

Все документы имеют три статуса: заявка, подготовлена и выполнено. В базу заносятся не только документы, которые свершились, но и предполагаемые документы с предполагаемыми датами в будущем.

Например, заключенная сделка сразу же порождает два документа: накладную в статусе заявка и платежное поручение (мы предполагаем, что товар оплатят и мы его отгрузим). Это нужно для прогнозов по товарам и по деньгам, так как балансы и кассовые книги имеют по три измерения на три статуса документов.

Можем ли мы через неделю заплатить 18 млн.? Надо внести платежку в статусе заявка и посмотреть, не уйдет ли банк (соотв. статусу заявка) в минус.

Модуль сделки
Этот модуль помогает службе продаж минимизировать время, проходящее между моментом, когда клиент сделал заказ, и моментом, когда он получил заказанные вещи.

Осуществляет ввод и коррекцию сделок покупки и продажи. С помощью этого модуля фиксируются факты оплаты, то есть осуществляется привязка денежных документов и товарных документов к счету-фактуре (сделке).

Для сделки ведется мультивалютный баланс. Сделка может быть гибко изменена простым перемещением документа от одной сделки к другой.

При вводе сделки при указании ценовой колонки прайс-листа автоматически проставляются цены, что упрощает выписку счета.

Модуль документооборот
Правильно настроенная система движения документов - это не только скорость обработки документов, но и гарантия того, что о документе не забыли, а это чревато огромными потерями.

Осуществляет три уровня движения документов.

Если пути следования документов устоялись, то можно переложить на систему еще больше. Ведь известно, какие документы, какими маршрутами следуют. Эту структуру надо вложить в систему (сделать это очень просто). Теперь исполнитель сможет сказать послать документ ДАЛЕЕ по маршруту, а система сама разберется, куда его следует пересылать.

7. Перспективы использования

Каждый руководитель хочет, чтобы однажды выбрав программное средство, сопровождающее его бизнес, ему не пришлось бы через год снова возвращаться к решению этого вопроса. Желательно избежать неоправданного расходования сил и средств на перенос данных из одной системы в другую и решения не менее болезненных вопросов обучения работе с новой программой своих сотрудников, переориентации на новое средство группы сопровождения.

Каким же образом производится внедрение системы Ultima-S? Не станет ли предприятие, приобретающее нашу систему, заложником нашего успеха?

Внедрение системы предусматривает не просто продажу коробки. В любом случае, инсталляция системы будет производиться специалистами фирмы Ниеншанц. Впоследствии это смогут делать и наши дилеры или франчайзеры.

Работа по внедрению предусматривает составление задания на доработку системы под нужды конкретного предприятия совместно с заказчиком. Мы предполагаем, что в фирме, внедряющей систему, работа идет по определенным правилам. В лучшем случае, они зафиксированы в документах, но всегда выполняются. Хотя бы как неписаные правила. Мы рассчитываем, что в фирме существует человек, знакомый с основными бизнес-правилами и движением информации. Ему предназначена роль системного администратора. Решимость организованно вести бизнес по правилам, готовность наладить регулярный менеджмент является ключевым моментом. Нет смысла автоматизировать беспорядок.

Итак, мы предполагаем аутсорсинг, но с определенной спецификой. Это комплексный подход, включающий в себя:

Специфика заключается в том, что мы для клиента предполагаем возможность отказаться от наших услуг в дальнейшем. Это важно по двум причинам.

Во-первых, без такой возможности, клиент не был бы уверен в стабильности информационной поддержки своего бизнеса, поскольку она бы однозначно зависела от фирмы-разработчика системы.

Во-вторых, такая возможность может быть полезна фирмам, имеющим в своем штате квалифицированных программистов. Таким клиентам может оказаться выгодным дальнейшее сопровождение системы своими силами.

Таким образом, три потенциальные опасности аутсорсинга, перечисленные выше, сводятся на нет. В этом смысле продукт заключает в себе достоинства коробочного softа.

Для того, чтобы получить независимость, клиенту нужно приобрести спецификацию объектов и средства их разработки. В том случае, если клиент приобретает это для собственного использования, а не для продажи разрабатываемых модулей, наценка на такой комплект будет составлять, примерно, половину стоимости стандартной конфигурации.

В то же время мы убеждены, что пользователю нашей системы будет выгодно заключать с нами договор на сопровождение. Это будет гарантией высокого качества внедрения и использования системы.

Любой пользователь нашей системы сможет приобретать новые модули, которые будут создаваться в рамках развития системы. Например, в настоящее время планируется внедрение в систему WWW-технологий. В качестве клиента системы будет использоваться WWW-браузер.

Возможна также разработка модулей по заказу.

8. Заключение

Предлагаемые правила внедрения системы Ultima-S и ее свойства нацелены на удовлетворение потребностей самых разных пользователей.

В зависимости от размера организации, сложности бизнеса и от наличия и квалификации программистов в организации, внедряющей систему Ultima-S, возможно заключение договоров на разную сумму, предусматривающих разные правила взаимодействия. Причем система является открытой для наращивания и усовершенствования, что гарантирует покупателю защиту инвестиций.

Правильный выбор платформы и грамотная реализация современных подходов позволили разработчикам достичь высокой надежности системы, данные в которой всесторонне защищены.

Система Ultima-S предназначена дальновидным руководителям торговых и торгово-производственных предприятий, которые осознали необходимость постановки регулярного менеджмента и полны решимости добиваться конкурентного преимущества и развивать его с выгодным использованием современных технологий и цивилизованного системного подхода. Грамотное внедрение системы позволяет повысить управляемость предприятием и, в конечном итоге, его прибыльность за счет обеспечения информационной поддержки и дисциплинирующего и организующего воздействия системы на работу сотрудников и всей организации.

Литература.
Семь нот менеджмента. - М.:Дедал Арт, 1996. - 176с.
PC Week RE. N 1(75) 14 января 1997 г.

КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ