КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ Главная страница || Статьи 15'2001 || Новости СПб || Новости России || Новости мира
Компьютер-Информ || Архив || Рубрики || Поиск || Подписка || Работа || О "КИ" || Карта
Окончание, начало в КИ 9/2001
Александр Глинских, к.т.н.
Комплексное использование СЭД вместе с ERP-системами
Существуют различные подходы при внедрении и совместном использовании СЭД и
ERP-систем. Если одни предприятия интегрируют технологии управления электронными
документами после внедрения ERP-систем, то многие другие развертывают ERP-системы,
уже пользуясь различными приложениями управления документооборотом. При этом,
нередко, когда предприятие решает внедрить у себя ERP-систему, эти унаследованные
приложения управления документооборотом остаются (обычно на уровне отдела).
Например, именно так поступила компания Sherwin-Williams из Кливленда,
занимающаяся производством красок. В Sherwin-Williams было сохранено ПО Hyland
OnBase, возможности которого использовались для управления генерацией производственных
отчетов во вновь установленной ERP-системе SAP R/3 (заместившей унаследованную
систему обработки данных). Тем самым Sherwin-Williams сохранила преимущество
использования одной СЭД для доступа ко всем документам (без необходимости дополнительного
обучения своих сотрудников работе с SAP R/3).
Практически аналогичная ситуация наблюдается и в компании Kyocera Industrial Ceramics из Ванкувера. До внедрения SAP R/3 эта компания также активно применяла ПО OnBase (в частности, бухгалтерия использовала OnBase для сканирования входящих инвойсов и их сохранения на корпоративном сервере). После внедрения SAP R/3 (целью которого была автоматизация производственных и бэк-офисных процессов компании) бухгалтерия расширила свои возможности за счет добавления функций управления производственными отчетами. При этом для ПО OnBase был выделен отдельный сервер. Исходящие чеки для платежей теперь исполняются в бухгалтерском приложении SAP R/3, записываются в файл, который загружается в OnBase. При обработке в OnBase факсимильное изображение исходного чека может быть заново сгенерировано для его распечатки или отправки по электронной почте.
Компания Sharp Electronics (Mahwah, NJ) сейчас заменяет унаследованные системы во всех своих офисах системой SAP R/3. В ходе данного проекта Sharp Electronics занимается реинжинирингом операций аренды/лизинга для повышения эффективности процедур биллинга. Биллинговые процессы Sharp перепроектированы таким образом, что все подписанные документы связываются с хранящимися в ERP-системе записями для автоматизированного выставления счетов клиентам и отслеживания платежей дилеров. Для этого сотрудники Sharp создали специальную систему (с помощью компаний Accenture, IBM и Kofax Image Products). Разработана автоматизированная процедура, обрабатывающая входящие финансовые документы на основе подписанных договоров. При размещении заказа дилеру отправляются инструкции и штрих-кодовый документ, сгенерированный в SAP R/3. После подписания документа клиентом он передается обратно в Sharp по факсу или электронной почте. Управление этими документами (полученными по факсу и отсканированными) осуществляется посредством ПО Kofax Ascent Capture, которое считывает штрих-коды документов и верифицирует их с хранимой в базе данных информацией. Затем ПО Ascent отправляет образы документов и индексированные данные через систему управления содержимым IBM Common Store в хранилище данных в SAP R/3, где и происходит их пакетная обработка. Доступ к документам в SAP R/3 во многих случаях осуществляется менее чем за 3с. Компания Sharp сделала большие инвестиции в ERP-систему, и ПО IBM Common Store является относительно недорогим дополнением к ней, сохраняющим инвестиции.
Христианская некоммерческая организация Focus on the Family (с головным офисом в Колорадо-Спрингс) выпускает радиопрограммы, занимается изданием книг, журналов, видео и фильмов соответствующего содержания (с общим числом подписчиков около 2,5 млн человек), а также активно взаимодействует с различными госструктурами. Для повышения эффективности своей деятельности Focus on the Family внедрила у себя технологии управления содержимым и групповой работой одновременно с ERP-системой J.D. Edwards OneWorld. С помощью КИС OneWorld осуществляется подписка и выполнение заказов, учет подписчиков и полученных пожертвований, регистрация событий, а также генерация бэк-офисных бухгалтерских отчетов и управление различными бизнес-функциями. В свою очередь, на долю ПО управления содержимым Acorde (разработки компании Optika) приходится контроль за входящей бумажной корреспонденцией, электронной почтой и телефонным трафиком.
Для Focus on the Family первоочередной проблемой является не экономия финансовых средств (хотя она тоже является немаловажной), а наиболее эффективное использование ее человеческих ресурсов (особенно, сотрудников на горячих телефонных линиях), которым приходится справляться с большим объемом входящих звонков и запросов. При этом следует учесть, что люди, которые звонят или пишут в Focus on the Family, не всегда заказывают абонемент или книгу. Очень часто они просто ищут помощь, совет или обыкновенное человеческое сочувствие их проблемам.
В рассматриваемом примере объединение возможностей системы управления содержимым и маршрутизации вызовов привело к значительному повышению эффективности работы персонала Focus on the Family. При обработке входящего звонка ПО Acorde считывает номер телефона и ищет всю связанную с ним информацию (возможно, это не первый звонок с данного номера телефона) в базе данных, управляемой также Acorde. Если такие сведения есть, то они мгновенно отображаются на экране монитора ПК сотрудника Focus on the Family, обрабатывающего данный звонок. Тем самым ПО Acorde освобождает сотрудников Focus on the Family от необходимости долгого поиска документов при решении вопроса человека, позвонившего в христианскую организацию. Кроме того, при использовании ПО Acorde на обработку одного телефонного звонка требуется, в среднем, около 30 с. Учитывая, что в Focus on the Family ежедневно звонят до 5000 человек, это приводит к значительной экономии времени ее сотрудников.
СЭД в здравоохранении
Медицинская организация Geisinger Health System базируется в городе Danville
и обеспечивает услугами здравоохранения 2 млн человек, живущих в 31 графстве
штата Пенсильвания: от оказания им первой помощи в условиях сельской местности
до проведения сложных диагностических и лечебных процедур в Geisinger Medical
Center.
Geisinger Health System внедрила у себя ПО управления документооборотом разработки компании TOWER Technology. В частности, внедрено ПО TOWER IDM (вместо Document Imaging System), которое интегрировано с Ambulatory System, развернутой в сети клиник Geisinger Health System в Западной, Центральной и Северо-Восточной Пенсильвании. Cоответствующие службы Geisinger получили стабильный и надежный доступ к финансовым, медицинским, страховым и отчетным документам. До внедрения ПО TOWER в эксплуатируемой в Geisinger системе ежегодно обрабатывалось и сохранялось до 2 млн изображений и 12000 COLD отчетов. После внедрения ПО TOWER предполагается увеличить рабочую загрузку системы до 4 млн изображений (уже в первый год). Обеспечено документальное сопровождение работы более 7000 сотрудников Geisinger, почти 24000 ежегодных госпитализаций и 1,4 млн посещений пациентами врачей.
Кроме того, в Geisinger Health System внедрено ПО TOWER Document Portal, с помощью которого врачи получили Web-доступ к данным о многих тысячах пациентов. Так как система расширена до Web, то традиционные бумажные документы объединены с Web-информацией. И это дает возможность Geisinger унифицировать процедуры хранения и использования информации.
СЭД в сфере коммунальных услуг
Компания Alliant Energy (головной офис в городе Madison, штат Вирджиния)
занимается предоставлением коммунальных услуг и обслуживает более 1 млн клиентов
на Среднем Западе США. Для эффективного управления информацией, необходимой
для выполнения основных бизнес-операций, Alliant Energy приобрела СЭД Documentum,
на базе которой создан общий корпоративный репозитарий.
При помощи ПО Documentum компания Alliant Energy централизовала управление информацией и критически важными бизнес-документами. До внедрения ПО Documentum компания Alliant Energy не могла индексировать онлайновый поиск. Во многих случаях ее сотрудники были вынуждены заниматься поиском бумажных копий документов. Для распространения изменений в документах Alliant Energy реализовала настраиваемый поток работ, разработанный на Visual Basic. Через него можно проверять входящие и исходящие документы, маркировать и маршрутизировать их. Просмотренные документы выводятся на плоттеры для утверждения. Утвержденные документы сохраняются в базе данных Documentum и далее распространяются в электронном виде.
Будущие планы Alliant Energy по использованию Documentum включают управление контрактами, корреспонденцией, различными должностными инструкциями и любыми другими документами, требующими регулярных ревизий.
СЭД в фармацевтике
Novartis это крупная фармацевтическая компания, образованная в 1996
г. в результате слияния известных в мире швейцарских фирм Sandoz и Ciba.
Одним из главных направлений деятельности Novartis являются научные исследования
по созданию новых лекарственных препаратов (ежегодно Novartis инвестирует в
это направление более 2,9 млрд швейцарских франков).
После слияния у Novartis возникла проблема необходимость объединения информационных ресурсов и знаний двух ранее независимых компаний и эффективное управление ими. Следует отметить, что для любой фармацевтической компании вопрос управления документацией по создаваемым лекарствам требует особого внимания. Для компании Novartis цена вопроса была еще выше, т.к. руководство Novartis вполне обоснованно опасалось, что после слияния компаний могут быть потеряны (или чрезмерно продублированы) информационные ресурсы большого объема (особенно, при отсутствии взаимодействия между территориально удаленными проектными командами, ранее не сотрудничавшими друг с другом).
До слияния компаний персонал Sandoz хранил исследовательскую документацию в бумажном виде, на ПК, серверах ЛВС, а также в приложениях, работающих под ОС VMS. Многие сотрудники Sandoz не могли эффективно работать в системе VMS вследствие сложности ее пользовательского интерфейса. Поэтому для того, чтобы получить доступ к информации другого ученого или группы исследователей, эти сотрудники были вынуждены связываться с ее авторами по телефону, отправлять запросы по электронной почте или запрашивать эти данные по факсу. Нередко проектная документация дублировалась. Кроме того, когда сотрудники по какой-либо причине покидали компанию, то созданная ими информация (знания) становилась труднодоступной для понимания (или даже утрачивалась).
Аналогичная ситуация сложилась и в компании Ciba. Ее сотрудники также использовали как бумажные, так и электронные документы, хранившиеся на локальных ПК. Когда появлялась необходимость описания нового лекарства, то приходилось тратить целые дни в поисках соответствующей информации (или создавать ее заново). Тем самым значительно увеличивался общий срок выхода нового лекарства на рынок, что снижало его конкурентоспособность.
Поэтому Novartis хотела найти средства для объединения и управления информационными ресурсами двух ранее независимых компаний. Кроме хранилища знаний компании Novartis была нужна СЭД, с помощью которой топ-менеджмент фирмы мог бы просматривать информацию о производимых исследованиях и принимать решения о размерах их финансирования. Помимо этого, СЭД должна быть простой в эксплуатации для сотрудников компании.
В качестве средства решения своих проблем компания Novartis выбрала ПО Documentum (которое она начала использовать еще в 1994 г. в качестве прототипа системы управления документами). За счет организации общего корпоративного репозитария Docbase (для всех исследовательских и проектных документов) СЭД Documentum обеспечила доступ к корпоративной научно-исследовательской информации для подразделений Novartis по всему миру. После слияния двух компаний все документы, относящиеся к Ciba и Sandoz, были переведены в репозитарий Docbase. В настоящее время в Docbase хранятся многие десятки тысяч документов. Уже в конце 1998 г. число пользователей Documentum в компании Novartis достигло 1000 человек.
Когда новое лекарство готово к описанию, то вся необходимая для этого информация от разработчиков уже каталогизирована и хранится в Docbase (ее необходимо только перевести в общую систему подписки). Все отчеты по исследованиям также подаются стандартным образом через Docbase (что значительно облегчает доступ к ним). Когда требуется пересматривать документы по исследованиям, то для того, чтобы избежать дублирования работы, можно просмотреть все предыдущие версии документов.
Компания Novartis получила значительную выгоду от внедрения СЭД Documentum. Во-первых, исключена сама возможность дублирования отчетов и снижены затраты на распространение документации и управление информацией, связанные с развитием ежегодных исследовательских программ. Во-вторых, экономия получена и вследствие исключения из эксплуатации унаследованной VMS-системы, требовавшей немалых расходов на ее сопровождение (учитывая также, что ее возможностями постоянно пользовалось относительно небольшое количество персонала компании). И все же наибольшая выгода для Novartis получена вследствие общего повышения производительности труда научно-исследовательского персонала компании и менеджеров исследовательских программ, которые получили возможность мгновенного доступа к необходимой им информации.
Руководство Novartis оценило срок полного возврата инвестиций в ПО Documentum в 3 года.
Консолидация рынка, появление на нем новых участников
и дифференциация предложений
участников рынка
На рынке СЭД продолжаются поглощения и слияния, причем, в немалой степени
вышедшими на новый для себя рынок всемирно известными вендорами ИТ-решений (Microsoft,
SAP, Oracle, Baan и др.). Одни компании поглощают вендоров СЭД и встраивают
их технологии в собственные решения. Другие вендоры дифференцируют свои предложения,
например, разрабатывают или совершенствуют собственные компоненты документооборота.
Так действует, например, компания Oracle, добавившая компонент документооборота
в ПО Oracle Application Suite. Разработчик ERP-систем для средних предприятий,
компания JBA International (www.jbaworld.com), также добавила модуль документооборота
в свою систему. В то же время разработчик группового ПО, компания Lotus Development,
предлагает свою систему документооборота, которая может быть использована для
автоматизации приложений обслуживания клиентов, основанных на Domino. В свою
очередь, поставщики ERP-систем включают отдельные функции СЭД в свои приложения.
Интеграция СЭД с распространенными корпоративными
приложениями
По мнению аналитиков IDC (отчетSurviving the eBusiness Transition: Strategies
for Enterprise Information Management), в эпоху электронного бизнеса преуспеют
только те предприятия, которые наиболее продуманно сформулируют стратегию управления
своей производственной информацией (EIM). Целью EIM-стратегии для любого
предприятия является обеспечение легкого доступа ко всем корпоративным знаниям
и данным и возможности управления корпоративной информацией из любого места
(она должна быть актуальной и доступной в любых контекстах). Таким предприятиям
потребуется глубокая интеграция всех своих корпоративных приложений, в которых
задействован информационный обмен.
В связи с этим особую актуальность принимает возможность интеграции СЭД с другими корпоративными приложениями (как собственными, так и других разработчиков). Следует сказать, что отрасль активно решает вопросы унификации разработки СЭД и их интеграции с распространенными операционными средами, внешними приложениями, различными интерфейсными средами (в частности, этим занимается консорциум Workflow Management Coalition, усиленно работающий над созданием соответствующих стандартов). В качестве примера можно привести компанию IBM, тесно интегрировавшую свое приложение обработки вызовов Corepoint и ПО MQSeries Workflow.
Технологические
изменения
В СЭД за последнее время проявились определенные технологические изменения.
Например, на смену СЭД с двухзвенной архитектурой клиент-сервер сейчас приходят
системы с трехзвенной архитектурой. Такие системы гораздо проще интегрировать
с другими корпоративными приложениями через API-интерфейс (хотя остаются и возможности
интерфейсов CORBA, COM/DCOM и др.).
Другим заметным изменением является упрощение управлением документами во многих корпоративных программных продуктах. Эта тенденция начала проявляться уже несколько лет назад, когда компания Lotus выпустила ПО Domino, обеспечивающее недорогое управление ревизией базовых документов. В 2000 г. этим же стала заниматься компания Microsoft, работающая над повышением функциональности при управлении документами и знаниями (в рамках проекта Tahoe). В результате выполнения проекта для офисных приложений Microsoft была бесплатно обеспечена базовая функциональность управления документами (такая же функциональность реализована и в ПО MS Site Server и MS Exchange). В свою очередь в ПО Oracle iFS (Internet File System) также бесплатно обеспечена базовая функциональность проверки версий и check in/check out на основе СУБД Oracle8i.
Следует отметить, что сейчас в подавляющем большинстве СЭД с целью достижения рыночной привлекательности реализуется многоязычность.
Изменение предпочтений потребителей
Возросшая функциональность СЭД сейчас во многих случаях просто не востребована
потребителями. Достаточно большое число СЭД просто перенасыщены функциональностью,
которая не нужна на стандартном предприятии. В связи с этим недорогая базовая
функциональность управления документами (реализованная, например, в ряде
программных продуктов компаний Microsoft, Lotus, Oracle и др.) становится
все более привлекательной для потребителей.
В то же время на рынке сохраняется потребность в сложных вертикальных СЭД-решениях для фармацевтики, строительства, страхования и других отраслей. Ряд отраслей (таких как производство медицинского оборудования, аэрокосмостроение, транспорт, юриcпруденция и др.) вообще требуют особенно жесткого контроля за определенными документами и их содержимым.
Cтановится все менее популярной идея приобретения СЭД у небольших компаний. Вследствие этого существуют благоприятные возможности для быстрого развития монстров софтверного бизнеса.
Развитие Интернет-
ориентированности СЭД
Ключевым условием успеха СЭД на рынке является их Web-ориентированность. Центральную
роль начинают играть системы управления Web-содержимым, функциональность которых
в последующем будет только повышаться. Cпособствовать развитию Web-ориентированных
СЭД будет и рост популярности мобильного доступа в Интернет для доставки через
эти системы разнообразного содержимого на мобильные устройства. Поэтому в этих
системах сейчас реализуются и функции мобильного доступа.
Быстрое изменение рыночной ориентации
разработчиков СЭД
Динамичное изменение рыночной ориентации разработчиков СЭД стало в порядке вещей. Например, Documentum начинала как компания, разрабатывающая системы управления документами, затем она превратилась в фирму, создающую системы управления знаниями, а затем и системы управления содержимым. И все эти метаморфозы произошли в течение всего лишь 18 месяцев. Следует заметить, что сам термин управление документами сейчас можно найти на сайтах лишь немногих производителей СЭД (большинство разработчиков СЭД уже не пользуется этой терминологией). Но как бы ни назывались эти системы управления документами, знаниями или содержимым (с префиксом e перед ними), их главной задачей осталось решение проблем управления критически важной корпоративной информацией.
Традиционные поставщики СЭД пересматривают сейчас взгляды на свое место на рынке. Одни компании начали выпускать решения для вертикальных рынков, другие продолжают развивать ядро своих систем и предлагать другим разработчикам ПО встраивать его в их продукты, третьи занялись разработкой промежуточного ПО, обеспечивающего интеграцию различных приложений (бухгалтерских систем, различные систем учета ресурсов, САПР и др.). Ряд известных вендоров СЭД может двинуться обратно в вертикальные нишевые рынки. Другие вендоры будут расширять функциональность своих систем, распространяя ее на Интернет.
Можно отметить и такую тенденцию, как предложение ведущими вендорами СЭД универсальных решений для крупных предприятий по управлению всей их корпоративной информацией. Вендоры выходят из занимаемых ими вертикальных ниш и стараются предложить общее решение по управлению производственным контентом. Они движутся от поставки офисных решений (все еще достаточно прибыльных для них) до внедрения полного корпоративного решения (начиная от обработки входящей электронной почты до содержимого intranet/extranet и Интернет). Аналитики отрасли отмечают, что впечатляющий воображение проект создания полностью коллаборативного предприятия (все сотрудники которого пользуются возможностями группового ПО и СЭД) до сих пор остается лишь на уровне красивой идеи. Ближе всего к ее реализации сейчас находится Западная Европа.
1.В ближайшие несколько лет сохранятся благоприятные перспективы для дальнейшего развития рынка систем управления содержимым. В соответствии с данными исследования 1999 Forrester Research 38% компаний из списка Fortune 500 заявили, что приобретение системы управления содержимым является крайне необходимым для их бизнеса. Аналитики Forrester Research прогнозируют, что к концу 2001 г. более 64% компаний в США будут иметь от 2 до 20 сайтов, на каждом из которых будет находиться 18000-20000 страниц содержимого. По данным Meta Group, объем рынка систем управления содержимым к 2004 г. увеличится до $10 млрд (с ежегодными темпами роста в 20%).
2.В то же время, по мнению аналитиков Ovum, технологии управления бумажными документами еще долгие годы будут востребованы рынком.
3.Будут и в дальнейшем развиваться приложения, в которых интегрированы возможности генерации отчетов и поиска информации в корпоративных БД с публикацией в Интернет документов и графических изображений.
4.Возможности для поступательного развития сохранят только наиболее крупные
и по-рыночному дальновидные разработчики СЭД. Остальные компании ожидает стагнация,
или же они вообще будут вытеснены с рынка.
КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ
Рубрики || Работа
|| Услуги || Поиск
|| Архив || Дни
рождения
О "КИ" || График
выхода || Карта сайта || Подписка
Рассылка анонсов газеты по электронной почте
Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
Свидетельство Эл 77-4461 от 2 апреля 2001 г.
Перепечатка материалов
без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.
Телефон редакции (812) 718-6666, 718-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул.Заставская, д.23, БЦ "Авиатор", 3-й этаж, офис 307
e-mail: editor@ci.ru
Для пресс-релизов и новостей news@ci.ru