Владимир Игнатов, Астро Софт

В этом номере мы продолжаем цикл статей, посвященных обзору основных механизмов системы 1С:Торговля. В предыдущей статье были рассмотрены свойства Справочников, теперь мы обратимся к Документам и Расчетам.

Первичный документ как основа учета
Вся хозяйственная деятельность предприятия так или иначе зафиксирована в виде бумажных документов. Будь то приход денежных средств или отгрузка товара каждая операция отражена в первичном документе, в данном случае в выписке из банка или приходном кассовом ордере и в расходной накладной. Исходя из этого, система автоматизированного учета должна содержать механизм заполнения электронных аналогов документов (которые в любом случае необходимо напечатать), а все изменения в данных производятся автоматически на основании единожды введенной информации. В программе 1С:Торговля предусмотрен именно такой механизм работы.

Документы и Расчеты в 1С:Торговле
Документы и Расчеты одно из основных понятий системы 1С:Торговля. При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых операциях, а также ее просмотр, и, если необходимо, корректировка. Как следует из названия, Документы и Расчеты это не просто аналог бумажных документов, а довольно мощное средство для обработки введенной информации. Строго говоря, конкретный Документ и Расчет это экранная форма для ввода информации, алгоритм ее обработки и при необходимости печатная форма. Отметим самую важную особенность Документов и Расчетов в 1С:Торговле по ним и только по ним может меняться учетная информация, такая как наличие/резерв товара, суммы задолженности и наличия денежных средств. (Механизм хранения этих данных Регистры будет рассматриваться нами в последующих статьях). Все изменения, порожденные документом, хранятся со ссылками на конкретный документ, что облегчает процесс формирования детальных отчетов. У пользователя (при наличии соответствующих прав) при работе в готовой системе есть возможность просто записать документ без проведения (тогда учетные данные не изменятся), провести документ (это отразится на учетных данных), сделать проведенный документ непроведенным (отменить изменения по данному документу) или удалить его с тем же результатом. Используя механизм разграничения прав на действия пользователя в системе и возможность формирования индивидуальных интерфейсов, администратор 1С:Торговли, имеет возможность организовать ввод любой информации (будь то заполнение справочника, внесение новых цен в прайс-лист или оформление документа по хозяйственной операции) предельно простым и понятным способом, исключающим некорректные действия неквалифицированного персонала.

Структура документа в 1С:Торговле
Документ может содержать практически неограниченное количество реквизитов, которые можно разделить на две группы, соответствующие двум условным частям документа заголовочной и табличной. В первой содержатся реквизиты, встречающиеся в документе один раз (номер, дата, клиент), тогда как во второй содержится список однотипных данных (к примеру, в накладной список товаров с ценами и количеством). (Рис. 1)

РИСУНОК 1. Диалог описания структуры документа в "1С:Торговле"

Отметим, что любой документ имеет два обязательных реквизита: дату и номер, причем номер может содержать буквы и символы. У Вас есть возможность задать автоматическую нумерацию для числовых (или текстовых, содержащих в конце числа) номеров; а их уникальность, которая будет проверятся при вводе нового документа, можно установить в пределах дня, месяца, квартала, года или по всем документам данного вида в системе.

Реквизитами документа могут быть не только значения числового, символьного типа и дата, но и Перечисление (определяющие, например, тип документа Нал-Безнал), элемент справочника (клиент, товар ), другим документом (счет, на основании которого введена накладная).

Визуальное представление документа
При создании экранной формы разработчику даны мощные средства управлением ввода информации, так можно задать выбор значения реквизита из ограниченного списка, запретить модификацию или просмотр автоматически заполненного реквизита (например, реквизита Автор). Для пользователя можно организовать удобный просмотр самой разнообразной информации, необходимой для заполнения документа, например: наличие и резерв товара в разрезе складов, долг клиента и т.п. (Рис. 2)

РИСУНОК 2. Пример заполнения документа Счет в Типовой конфигурации "1С:Торговли"

Процесс заполнения реквизитов документа описывается в виде процедур встроенного языка, которые запускаются либо при выборе пользователем пункта меню программы (например, при выборе пункта Новый запускается процедура ВводНового(), для которой на уровне системы зарезервировано только ключевое слово, а сам текст должен быть написан разработчиком), либо при определенном действии (выбор товара из каталога, щелчок мышкой на кнопке и т.д.). Примером того, как можно заполнять табличную часть документа, может служить Счет в Типовой конфигурации. Товары при заполнении Счета можно выбирать как из полного каталога, так и из прайс-листа, причем пользователь заносит товар в документ двойным щелчком мыши, не выходя из формы справочника. В самой же форме списка товара для выбора, выводится его наличие на данный момент на конкретном складе, который тут же можно выбрать из списка всех складов.

Документ может иметь несколько печатных форм и, в зависимости от предусмотренных разработчиком условий, могут печататься либо некоторые из них, либо все (например, если при отгрузке за наличный расчет необходимы накладная и приходный кассовый ордер, то при безналичном расчете ордер не нужен). Процесс создания выходного документа описывается с помощью встроенного языка, который, в частности, позволяет печатать неограниченное количество как строк, так и столбцов. Печатная форма документа оформляется с помощью редактора, являющегося аналогом электронных таблиц. Так что, если у Вас есть опыт работы с Microsoft Excel, никаких проблем с модификацией либо созданием печатных форм не возникнет.

Дополнительные возможности
при работе с документами
Отметим некоторые важные возможности, предоставляемые 1С:Торговлей при работе с документами.

Разработчик средствами встроенного языка может регулировать регистрацию времени записи документа текущее время, в начало или конец дня. Это полезно, например, если приход товара оформляется позже расхода тогда логично зарегистрировать документы в обратном порядке.

В 1С:Торговле на уровне системы есть возможность связывать документы, организовав ввод на основании (в соответствии с действиями, описанными разработчиком в предопределенной процедуре ВводНаОсновании()). Так, при отгрузке товара Вы можете скопировать ранее выписанный счет в расходную накладную и счет-фактуру (в Типовой конфигурации это реализовано таким образом, что при частичной отгрузке по второй накладной в нее будут скопированы только неотгруженные товары), на основании накладной можно ввести приходный кассовый ордер и т.д. Просмотрев документы, подчиненные счету, мы увидим, по каким документам прошла отгрузка и оплата.

Механизм Журналов
Для удобной работы с Документами предусмотрен механизм Журналов. С точки зрения пользователя, Журнал представляет собой список документов. Каждый документ может принадлежать определенному журналу, где его можно быстро найти, отредактировать, ввести новый или удалить. Журнал, в котором будет храниться конкретный тип документов, определяется путем выбора соответствующего реквизита при описании структуры документа. Таким образом, Журнал является еще одним типом объектов, которыми оперирует система. Вы можете описать структуру граф конкретного журнала, исходя из структур хранящихся в нем документов. В экранной форме журнала Вы также сможете поместить управляющие элементы и описать процедуры для обработки действий пользователя. Так, в типовой конфигурации из журнала счетов-фактур можно сформировать Книгу покупок и Книгу продаж.

В следующем номере мы расскажем о Регистрах средстве накопления сводной информации в 1С:Торговле.

КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ