КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ Главная страница || Статьи 14'2001 || Новости СПб || Новости России || Новости мира
Компьютер-Информ || Архив || Рубрики || Поиск || Подписка || Работа || О "КИ" || Карта
Продолжение, начало
в КИ 9/2001, стр. 22
Александр Глинских, к.т.н.
Одним из особых сегментов современного рынка систем управления документооборотом (СУД) являются так называемые системы управления выводом документов (output management systems OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (вэлектронном виде в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.
В некоторых OMS-системах дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на второстепенных вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных возможностей). Именно этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем.
Крупная американская компания Hills Pet Nutrition (Topeka, штат Канзас), имеющая более 250 дистрибьюторских центров, построила свой бизнес на доставке разнообразных товаров для домашних животных в ветеринарные пункты по всей стране. Естественно, что важную роль в успешности бизнес-модели Hills Pet Nutrition играет своевременность доставки товаров и отсутствие простоя транспортных средств. Для оповещения дистрибьюторских центров о заказах на погрузку используется ПО управления выводом документов разработки компании HP/Dazel, имеющее стандартный интерфейс с ERP-системами (если на предприятии не используется ERP-система, то документы отправляются по электронной почте или через факс). По данным HP/Dazel, около 30% сбоев в бизнес-процессах предприятий и организаций происходят именно из-за проблем с доставкой документов. Эти сбои почти всегда приводят к потере времени и денег.
Применение данного ПО предотвращает ситуацию, когда сбой принтера (распечатывающего заказ на погрузку товаров) в любом из 250 дистрибьюторских центров Hills Pet Nutrition останется незамеченным для центрального офиса, собирающегося отправить на следующий день в данный центр грузовой фургон за заказом. Если сбой принтера оказался бы незамеченным, то заказ не был бы вовремя подготовлен, и рейс оказался бы порожним (с соответствующими убытками для компании). ВПО от HP/Dazel реализована функция отправки подтверждения в центральный офис о фактической распечатке заказа на сетевом принтере дистрибьюторского центра. Если на принтере центра произошел сбой, то заказ отправляется на факс центра. Если отправить заказ по факсу тоже не удается, то он распечатывается в центральном офисе с примечанием о необходимости отправки заказа по электронной почте.
В свою очередь, ПО e.ComPresent Web Portal разработки компании Optio Software позволяет клиентам и бизнес-партнерам управлять процессом доставки документов (в том числе, доставляя документы и в электронном виде). Клиент определяет не только электронный адрес получателя, но и формат доставки, а также правила аутентификации. Информация из ERP-системы следует через ПО Web Portal. После идентификации адресата информация маршрутизируется в соответствии с инструкциями отправителя.
Системы, подобные e.ComPresent Web Portal, предоставляют новые возможности для создания Web-ориентированных пользовательских приложений, основанных на клиентском самообслуживании. Web-доставка уже доказала свою эффективность, снизив расходы на печать и почтовые отправления. Вместо отправки по электронной почте многостраничного отчета в сотни офисов пользователи могут просматривать данный отчет через Интернет/интранет. Некоторые системы управления выводом документов позволяют также определять конкретные страницы или разделы, требуемые пользователю. Кроме того, т.к. пользователям обычно не нужно просматривать весь отчет, то с помощью ПО Cypress.Web portal можно отправить информацию постранично в сжатом виде. Похожий прием можно использовать при распределенной отправке отчетов по электронной почте. Вместо самого отчета адресат получает уведомление о его готовности к просмотру. Кликая на HTML-ссылку, он инициирует сессию работы с ПО Cypress Docuvault и просматривает отчет.
Компания Mobius Management Systems продвигает ПО ViewDirect, в котором реализована возможность связи отчета, формируемого в данный момент времени пользователем, с другими приложениями. Например, из приложения автоматизации продаж можно зайти в Интернет, а затем воспользоваться возможностями поисковой машины Mobius e-Search&View: предположим, что с помощью Web-браузера можно просмотреть все необходимые отчеты и документы (при наличии прав доступа к ним).
Компания Optio Software предлагает OMS-систему Optio, значительно облегчающую работу с документами. Например, с ее помощью могут быть сгенерированы ведомости складского учета, которые будут понятны даже пользователям, незнакомым с кодами товаров или их учетными номерами (ПО Optio дополняет эти ведомости описаниями товаров, извлеченными из других приложений, и подготавливает полностью понятный документ). Нередко возникают и такие ситуации, когда компании оптовому поставщику необходимо определенным образом модифицировать некоторые стандартные выходные документы (например, инвойсы, сопроводительные документы и др.) по запросу клиентов-покупателей, желающих оформлять эти документы так, как им удобно (и как они привыкли). С такой ситуацией часто сталкиваются компании-производители потребительских товаров, поставляющие свои изделия большому числу клиентов из розничной торговли. Например, розничный торговец может настаивать, чтобы сопроводительная (поставочная) наклейка была оформлена так, как ему нужно. В подавляющем большинстве случаев ERP-система компании-поставщика такой возможности не обеспечивает. В этом случае функции объединения и формирования на поставочной наклейке всей необходимой информации (на основе данных, извлеченных из ERP-системы и прочих приложений) берет на себя OMS-система (в частности, Optio).
Информация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют пакетной обработкой). Компания NEN Life Science Products, занимающаяся поставкой химических веществ для производителей лекарств, с помощью этой функции (в частности, в OMS-системе Optio) осуществляет мониторинг репозитария и ищет так называемые спусковые точки (trigger-points), приводящие к генерации определенных запросов (например, о радиационной безопасности поставляемого химического вещества). Такой запрос генерируется, если совокупная радиоактивность поставляемого химвещества превышает определенный порог. Аналогичным образом могут использовать ПО Optio и страховые компании, собирающие статистические данные о заболеваниях своих предполагаемых клиентов.
Так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь головных болей с формированием и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.
Общие сведения
По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80% информационных активов предприятий
и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным
ERP-системам (т.е., большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью
только около 20% всех сторон деятельности предприятия). С обработкой неструктурированной
информации сейчас лучше всего справляются СУД.
Интеграция ERP-систем с СУД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия через оперативное управление документами, изображениями, потоками работ, производственными отчетами и др. Cпомощью СУД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В данном случае, СУД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации. Большим достоинством интеграции СУД с ERP-системами является и предоставление возможности для пользователей работать внутри привычных им приложений.
В настоящее время ряд СУД западной разработки уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными на Западе ERP-системами (включая SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan и др.). В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции свой интерфейс (например, SAP AG стандартный интерфейс SAP ArchiveLink, обеспечивающий доступ к репозитариям SAP R/3) и даже сертифицируют СУД на интегрируемость со своими системами.
Ниже будут кратко рассмотрены общие сведения об интегрируемости некоторых западных СУД с ведущими ERP-системами.
Datamax Technologies
СУД VisiFlow (производства компании Datamax Technologies) представляет
собой распределенное решение, масштабирующееся от небольших рабочих групп до
крупных предприятий. Она интегрирована с большинством западных ERP-систем и
сертифицирована для интерфейса SAP ArchiveLink. В ней интегрированы следующие
функции: управление потоками работ, управление документами, COLD-ERM, CTI и
распознавание форм отчетов.
При интеграции с ERP-системой с помощью VisiFlow осуществляется управление всеми видами документов как вне, так внутри ERP-системы. Развертывается реляционная БД (репозитарий), обработка информации в которой идет параллельно с ERP-системой. Документы могут искаться и просматриваться из клиента ERP-системы при помощи специальных программ (от Datamax). Возможны также поиск и просмотр информации вне ERP-системы через Windows- и Web-интерфейсы. Поддерживаются полнотекстовая индексация и поиск.
Easy Software
Интеграция с ERP-системами является основным бизнесом компании Easy Software.
СУД Easy Archive ее разработки интегрируется через сертифицированный
интерфейс SAP ArchiveLink, а также через API-интерфейс (c ERP-системами Baan,
Sage, J.D. Edwards и Navision). Кроме того, Easy Archive интегрирована с ПО
Lotus Notes и СУД Staffware.
При интеграции с SAP R/3 СУД Easy Archive позволяет искать данные и документы в любом из модулей данной ERP-системы (включая Materials Management, Sales and Distribution и Production and Planning). В Easy Archive реализованы функции полного захвата данных и документов, их архивации, управления документами и групповой работы через Интернет. Через Easy Archive возможен также доступ к документам с мобильных устройств через WAP-протокол.
Документы и данные (как вне, так и внутри ERP-системы) доступны через клиентскую программу ERP-системы. Репозитарием является полнотекстовая база данных от компании Verity. Внешние документы (сканированные, принятые по факсу, в электронной форме) автоматически индексируются и соотносятся с конкретными транзакциями внутри ERP-системы (что исключает необходимость ручной индексации). СУД Easy Archive может быть интегрирована и с SAP Business Workflow (для назначения документов получателям).
FileNet
Компания FileNet также интегрировала свою СУД Panagon с ведущими
ERP-системами и разработала специальные предложения для интеграции. К этим предложениям
относятся: ПО Panagon Document Warehouse for SAP R/3 и Web-ориентированное
ПО Panagon for J.D. Edwards OneWorld.
ПО Panagon Document Warehouse это автономный программный продукт, который исполняется вместе с ERP-системой. ПО Panagon Document Warehouse для SAP R/3 обеспечивает доступ к любому документу с любого настольного ПК в организации. В нем реализованы функции захвата, индексации, архивирования и управления всеми объектами R/3, включая документы, сгенерированные в SAP R/3, а также различные виды изображений (в том числе, принятые по факсу и отсканированные).
Пользователи Panagon Document Warehouse могут связаться с бизнес-потоками SAP R/3 для распределения документов внутри данной ERP-системы. Система обеспечивает единый интерфейс для управления внешними и внутренними документами (сгенерированными внутри ERP-системы) как для клиент-серверных, так и Web-ориентированных пользователей R/3. Ряд функций (check-in/check-out, редактирования и распределения документов по всему предприятию) доступен для пользователей MS Office, Lotus Notes и других бизнес-приложений.
Система не хранит информацию в базе данных ERP-системы. Репозитарии документов доступны через управляемую реляционную базу данных (Oracle или MS SQL Server), поддерживаемую в самой Panagon Document Warehouse. Вследствие этого, пользователи могут гибко управлять документами и объектами вне ERP-системы. Данные в ERP-системе могут быть связаны ссылками с соответствующими документами. В Panagon Document Warehouse также поддерживаются полнотекстовые индексация и поиск документов.
Hyland Software
В СУД OnBase производства компании Hyland Software реализованы
возможности управления изображениями, COLD-ERM, управления потоками работ и
Web-доступа. Она может быть интегрирована с большинством ERP-систем через их
API-интерфейсы. Кроме того, Hyland недавно выпустила ПО OnBase Archive Server
для SAP R/3, интегрированное с данной ERP-системой через интерфейс SAP ArchiveLink
и предназначенное для обеспечения архивных и поисковых функций в SAP R/3 (за
счет использования возможностей СУД OnBase).
При использовании ПО Archive Server документы, генерируемые внутри SAP R/3 (списки для печати, исходящие документы, архивные данные и др.), могут управляться посредством СУД OnBase таким же образом, как отсканированные документы, файлы настольных приложений и электронной почты. OnBase обеспечивает возможности работы со всеми типами документов внутри ERP-системы. Все данные и документы доступны через единый интерфейс как внешним приложениям, так и приложениям в ERP-системе.
На базе СУД OnBase может быть реализовано полное управление потоками работ в ERP-системе. Она также может быть использована в качестве поисковой системы для front-end-приложений. На базе OnBase развертывается репозитарий, поддерживающий MS SQL Server, Oracle и Sybase SQL Anywhere. Репозитарий интегрирован с ERP-системой через API-интерфейс OnBase, и пользователи могут получить доступ к распределению, хранению и поиску информации как внутри, так и вне ERP-системы. В качестве клиентского интерфейса используются средства OnBase или клиентская программа в ERP-системе. Также поддерживаются полнотекстовые индексация и поиск документов.
IBM
Компания IBM предлагает решение Content Manager CommonStore, предназначенное
для управления электронными документами в SAP R/3 и позволяющее архивировать
и распределять данные, а также управлять ими. ПО IBM Content Manager CommonStore
for SAP сертифицировано для новейшей версии интерфейса SAP ArchiveLink. С помощью
CommonStore упорядочивается размер базы данных SAP R/3, ускоряется доступ к
бизнес-документам, совершенствуются бизнес-процессы, автоматизируются рутинные
задачи и распределение документов. Бизнес-документы, поступающие из SAP R/3
и других бизнес-приложений (инвойсы, заказы, отметки о доставке, письма, факсы,
электронные таблицы, электронная почта и др.), могут быть связаны, проиндексированы
и сохранены в общих электронных папках для обеспечения возможности доступа к
ним всех пользователей предприятия. Реализована также возможность сохранения
данных из других приложений.
CommonStore архивирует данные с помощью ПО Tivoli Storage Manager. Существует также опциональная возможность сохранения изображений и документов непосредственно в IBM Content Manager. Как только документ заархивирован с помощью CommonStore, его можно найти в любое время через SAP R/3 или Content Manager CommonStore. Сохраненная информация доступна также через Lotus Notes, Интернет/интранет браузеры или любые другие бизнес-приложения, интегрированные с IBM Content Manager.
Репозитарий (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand или Tivoli Storage Manager) работает параллельно с ERP-системой. С клиентской стороны поиск документов осуществляется через GUI-интерфейсы SAP R/3, IBM Content Manager или Content Manager OnDemand. В системе поддерживается полнотекстовый поиск.
Ixos Software
Ведущим поставщиком технологий архивации данных и документов для SAP R/3 является
компания Ixos Software. В частности, следует отметить, что интерфейс
SAP ArchiveLink (интерфейс между ERP-системой R/3 и репозитариями документов
и данных от третьих фирм) был разработан совместно компаниями Ixos и SAP AG.
ПО Ixos Archive было создано специально для повышения функциональности
R/3. Вместо интеграции двух систем через API-интерфейс (как это сделано для
ряда СУД) SAP ArchiveLink поддерживает быструю интеграцию между R/3 и Ixos Archive.
В результате, для СУД Ixos Archive не требуется наличия специальной программы
просмотра, дополнительного кодирования системы управления потоками работ и документами
или дополнительного программирования.
ПО Ixos Archive обеспечивает решения по управлению документами уровня предприятия для стандартных клиентских программ, серверов и интранет-сетей. С его помощью автоматизируется обработка изображений и документов, их архивация, поиск, распределение, доставка и повторное использование. В свою очередь, с помощью ПО Ixos-Mobile/3 реализован удаленный доступ к документам в SAP R/3.
В Ixos Archive реализованы возможности работы с бумажными документами, электронными
файлами, стандартными отчетами R/3, внешними сгенерированными объектами и объектами
R/3. Документы маршрутизируются с помощью R/3 Business Workflow, просматриваются
через его программу-вьюер и управляются непосредственно из R/3. Через Ixos Archive
можно также управлять архивацией данных и конвертацией объектов R/3 для Web-презентаций.
Ixos также предлагает различные машины приложений, которые могут быть интегрированы как в групповое ПО (Lotus, MS Exchange), так и в другую комплексную СУД. Документы доступны и управляются через клиентский интерфейс SAP R/3. Существует также возможность синхронизации конкретных подмножеств данных из ERP-системы с внешним приложением обработки документов.
В самой СУД Ixos Archive не поддерживается полнотекстовый поиск документов, однако эта функция может быть реализована через интеграцию с ПО Verity.
Общие сведения
Заметное место на современном рынке бизнес-приложений занимают и системы управления
взаимоотношениями с клиентами (CRM). В частности, CRM-приложения предлагают
такие компании, как Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems и др.
Даже разработчики ERP-систем (например, Oracle, SAP, Peoplesoft и Baan) выпускают
(или планируют выпустить) CRM-приложения в качестве надстройки над своими системами.
Естественно, что разработчики СУД не обошли своим вниманием этот перспективный сегмент рынка. По сложившемуся на рынке мнению, СУД должны выступать в качестве особого интеграционного слоя, позволяющего множеству хранилищ данных и back-end приложений быть связанными с теми же бизнес-процессами, с которыми взаимодействует фронт-офисное CRM-приложение. СУД должны поддерживать широкое множество форматов данных и коммуникационных стандартов, которые могут использоваться в CRM-приложениях. Для пользователя не имеет значения, как он взаимодействует с продавцом: регистрируясь на сайте, отправляя сообщение по электронной почте, используя автоматизированную телефонную систему, отправляя факс или письменный запрос или разговаривая с представителем продавца в центре обработки вызовов.
Для интеграции СУД и CRM-приложений применяются разные способы. Широко распространено использование компонентных моделей (COM, CORBA и JavaBeans). Таким образом действуют, например, компании Staffware, Identitech и Plexus. Другой подход это создание шаблонных приложений, которые могут быть использованы во множестве сценариев. Так действуют компании FileNet и Lucent (www.mosaix.com), предлагающие шаблонные приложения, которые могут быть повторно использованы во множестве систем от CRM до ERP.
СУД, используемые совместно с CRM-приложениями, должны также обеспечивать надежную обработку больших объемов информации и масштабируемость в приложениях электронной коммерции. Ряд компаний (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM и Oracle) реализовали это требование за счет применения компонентов ПО промежуточного слоя (Web-серверов приложений, мониторов обработки транзакций и сервисов упорядочивания очередей сообщений). Например, компания Keyfile (www.keyfile.com) интегрировала свою СУД с MS Commerce Server. Компании Plexus и Staffware интегрировали свои продукты с платформами транзакций Tuxedo и WebLogic от компании BEA Systems. Oracle интегрировала свой модуль документооборота со своими же сервисами обработки сообщений Advanced Queues messaging services. IBM интегрировала свое решение по документообороту MQSeries Workflow в свое же ПО промежуточного слоя MQSeries.
Перспективы
В ближайшем будущем ожидается, что СУД будут больше интегрированы с CRM-приложениями.
Многие разработчики СУД вообще считают CRM-рынок как главную возможность для
своего развития. Поэтому они или открывают свои системы для третьих фирм,
или формируют партнерские отношения с CRM-вендорами. Например, компания FileNet
и Siebel Systems имеют договор, в соответствии с которым ПО FileNet Panagon
VisualWorkFlo управляет документооборотом между различными модулями от Siebel
Systems (производственным, центра обработки вызовов и обслуживания клиентов).
Компания Staffware также имеет соглашения со многими CRM-вендорами (включая
Siebel и Vantive), в соответствии с которыми функциональность ПО Staffware встраивается
в данные CRM-приложения.
Окончание следует
КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ
Рубрики || Работа
|| Услуги || Поиск
|| Архив || Дни
рождения
О "КИ" || График
выхода || Карта сайта || Подписка
Рассылка анонсов газеты по электронной почте
Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
Свидетельство Эл 77-4461 от 2 апреля 2001 г.
Перепечатка материалов
без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.
Телефон редакции (812) 718-6666, 718-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул.Заставская, д.23, БЦ "Авиатор", 3-й этаж, офис 307
e-mail: editor@ci.ru
Для пресс-релизов и новостей news@ci.ru