Юрий Травин, Астро Софт Travin@astrosoft.spb.ru

В предыдущем номере мы начали рассматривать программный механизм ввода информации в систему "1С:Бухгалтерия 7.5"- операции и проводки. Сегодня продолжим его изучение и рассмотрим способы представления введенных операций и проводок - журналы операций и журналы проводок.

Журналы являются одним из наиболее часто используемых механизмов любой бухгалтерской программы, так как именно в них происходит просмотр введенной информации, поиск, отбор по различным критериям, корректировка, удаление и т.д. - поэтому при разработке новой версии "1С:Бухгалтерии" максимум внимания было уделено удобству работы с этим инструментом. Например, по сравнению с предыдущими версиями, значительно улучшен режим поиска и отбора информации, а также добавлено несколько принципиально новых элементов - возможность разработки пользователем наиболее удобного внешнего вида журналов, создание нескольких экранных представлений журнала (например, для разных пользователей программы), а также много других полезных возможностей.

Так как в новой версии программы есть как проводки, так и операции, то соответственно, должны быть и два вида журналов - журнал проводок и журнал операций. Рассмотрим каждый из этих журналов.

РИСУНОК 1. Вид журнала операций. В нижней части окна отображаются проводки текущей операции

В журнале операций можно просматривать как все операции, так и выборочно, руководствуясь при этом различными условиями. Так, например, можно сделать "видимыми" только те операции, которые попали в заданный временной интервал, или отобрать операции по определенной сумме операции, или по конкретному объекту аналитического учета и т.д.

Отбор записей в журнале операций может быть установлен несколькими способами. В случае ручного отбора пользователь может задавать критерии отбора, т.е. выбирать вид отбора и значение отбора в специальном окне (рис.2).

РИСУНОК 2. Окно задания критериев отбора операций

Для выполнения отбора сначала выбирается значение вида отбора, заданного в Конфигураторе, например, "Контрагенты". Далее устанавливается конкретное значение отбора. При этом формат поля "Значение отбора" автоматически устанавливается в соответствии с типом значения поля "Виды отбора". Например, для отбора по сумме нужно будет ввести числовое значение, для отбора по содержанию - строку, а для отбора по организации - выбрать организацию из списка организаций. Для некоторых видов отбора, например, для отбора по контрагенту или по содержанию операции можно автоматически получить список существующих значений. При этом время на анализ записей, содержащихся в журнале, зависит не от их количества, а от количества существующих в них значений данного вида отбора. Например, если в информационной базе содержится 1 000 000 операций, но они проводились только с тремя организациями-поставщиками, то заполнение списка значений отбора по организациям будет выполнено практически мгновенно. При выполнении нескольких отборов автоматически ведется их история и всегда можно вернуться к ранее использованному отбору.

Более оперативным вариантом отбора является отбор по колонке. Он позволяет, не входя в диалог отбора, установить отбор по текущей колонке журнала операций. Например, если установить курсор на колонку "Сумма" журнала операций и вызвать отбор по колонке, то будет установлен отбор по значению суммы операции, на которой в данный момент находился курсор. Фактически, это позволяет отобрать "Все такие же" операции по критерию, определяемому текущей колонкой.

Отбор записей в журнале операций может быть включен принудительно. Например, администратор системы "1С:Бухгалтерия 7.5" может сконфигурировать принудительный отбор таким образом, чтобы пользователь мог видеть только те операции, которые он сам создавал. При этом операции, введенные другими пользователями, будут ему не видны.

Среди других особенностей журнала операций "1С:Бухгалтери 7.5" следует отметить удобную систему поиска, состоящую из быстрого поиска, поиска по номеру документа и произвольного поиска. Это позволяет найти необходимую операцию в считанные секунды по любому из ее реквизитов.

Как уже отмечалось выше, внешний вид и структура журнала операций в новой версии "1С:Бухгалтерии 7.5" могут быть настроены самим пользователем программы в режиме Конфигуратора. Когда в Конфигураторе создается новая форма журнала операций, она имеет вид таблицы, содержащей 6 колонок: "Документ", "Номер", "Дата", "Время", "Содержание", "Сумма". Помимо этих колонок в журнал операций можно добавить практически неограниченное количество дополнительных граф. Это может понадобиться для того, чтобы отображать в журнале значения реквизитов документов, которые сформировали операции в журнале операций (напомним, что операции могут быть двух типов: введенные вручную и автоматически сформированные документами. Сейчас речь идет о втором типе операций). Наличие дополнительных граф в журнале операций дает пользователю возможность получать наиболее важные сведения о документе уже при просмотре журнала, не открывая сам документ. Но так как операции могут порождаться документами самых разных видов, то при создании дополнительной графы журнала требуется указать, значение какого реквизита того или иного документа будет помещаться в данную графу (рис.3). Таким образом, пользователь сам может сформировать тот внешний вид и структуру журнала, которые больше всего для него подходят. Кроме того, пользователь может создать несколько вариантов представления журнала операций (например, кратка, полная и развернутая форма) и при необходимости использовать ту или иную форму.

РИСУНОК 3. Окно создания новой графы журнала операций

РИСУНОК 4. Вид журнала проводок

Журнал проводок в "1С:Бухгалтери 7.5" внешне во многом похож на журнал версии 6.0 (это сделано специально для облегчения перехода пользователей с версии 6.0), однако, по своей внутренней структуре он достаточно далеко шагнул вперед по сравнению со своим предшественником. При интеграции "1С:Бухгалтерии" в состав "1С:Предприятия" журнал проводок стал таким же гибким объектом системы, как и все остальные - документы, справочники, отчеты и пр.

Журнал проводок, как и журнал операций, имеет настраиваемую форму, которая задается при конфигурировании системы, а также может иметь несколько форм представления. Наличие той или иной формы определяется исключительно удобством просмотра проводок в журнале. Например, если на предприятии принято решение об использовании не трех видов субконто в каждой проводке, как предлагается в типовой конфигурации, а только двух, то нет смысла в форме журнала проводок выводить лишнюю строку под третий вид субконто, тем самым, уменьшая общее количество проводок, которое может одновременно поместиться на экране. Для этого достаточно в Конфигураторе установить параметр "Максимальное количество субконто" равным двум - и в форме журнала место, отведенное под отображение проводки, автоматически будет сужено на одну строку. Таким образом, можно добиться формы журнала проводок, оптимальной для каждого конкретного предприятия.

Кроме того, следует обратить внимание, что в новой версии появилась возможность полнофункциональной печати журналов (как операций, так и проводок). При этом можно настраивать как форму печати, так и создавать практически неограниченное количество различных вариантов печатных форм журналов и использовать в каждом конкретном случае наиболее подходящую форму.

Журнал проводок, также, как и журнал операций, имеет богатые возможности по отбору проводок по различным критериям, и несколько режимов поиска проводок.