Центр Компьютерных Технологий:
Система управления электронным документооборотом N.System
Александр Глинских, к.т.н.
Алексей Рябков, ведущий специалист ОАО Центр Компьютерных Технологий
Проблемы эффективного управления бизнесом
В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность
принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации
на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой
для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать,
обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные
методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того,
в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании
на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается.
Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких болезней
роста. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное
развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам
применение электронного документооборота способствует росту производительности
труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается
более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия
играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая
бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.
Возврат инвестиций от вложений в СЭД
Предприятия могут получить от внедрения СЭД тактические и стратегические преимущества.
Тактические преимущества связаны, в основном, с сокращением расходов различных
видов. Они достаточно легко определяются и выражаются в численной форме (например,
на основе подсчета того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов
и какая полезная площадь при этом будет освобождена, сколько серверов, на которых
часто хранится много копий одних и тех же документов, можно будет использовать
для других целей и др.). Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
Физическое освобождение места.
Уменьшение затрат на копирование и печать.
Уменьшение расходов на доставку информации в бумажном виде.
Уменьшение затрат на ресурсы (люди и оборудование).
Общий рост производительности труда: более быстрое выполнение работ, увеличение
их объема и количества, повышение качества работ с данными/записями (документами,
имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ
и др.
При расчете возврата инвестиций в СЭД (вследствие тактических преимуществ)
можно использовать данные Siemens Business Services:
30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов.
6% документов безвозвратно теряются.
Каждый внутренний документ копируется до 20 раз.
На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании
электронного документооборота.
Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.
К стратегическим относятся преимущества, связанные с оптимизацией ключевых
бизнес-процессов предприятия. За счет этой оптимизации растет оборот или прибыль
(в коммерческих структурах), а также повышается качество работы, обслуживания
и принимаемых решений (в госструктурах). Данные преимущества количественно измерить
уже сложнее вследствие их слабой формализуемости. Сами стратегические преимущества
можно разделить на 2 большие группы.
Средний уровень сложности СЭД:
Более высокая доступность информации.
Повышение качества обслуживания клиентов, скорости реагирования на их запросы.
Повышение контролируемости бизнес-процессов.
Облегчение проведения аудиторских проверок.
Повышение качества продуктов/услуг (гарантийного обслуживания).
Рост финансовых оборотов.
Высокий уровень сложности СЭД:
Повышение оперативности и качества принятия решений.
Усиление степени контроля со стороны руководства.
Обеспечение соответствия работы предприятия существующему законодательству
и нормативно-правовым актам.
Ускорение вывода на рынок новых продуктов и услуг.
Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим
трудом.
Более широкий набор предлагаемых продуктов/услуг.
Особенности выбора СЭД
Внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство
для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов. Автоматизация
неэффективных бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей
неэффективности в работе организаций. При этом при выборе СЭД (и ее поставщика)
необходимо обратить внимание на следующие основные моменты:
Функциональность и гибкость системы.
Открытость и масштабируемость системы.
Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в
том числе, самостоятельного).
Интегрируемость с другими корпоративными системами.
Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами.
Общая характеристика фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного
решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования
предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития
системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли
у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение
и др.).
Примером российской компании, предлагающей своим клиентам комплексное решение
по оптимизации их документооборота и на протяжении уже нескольких лет успешно
внедряющей решения на базе самостоятельно разработанной СЭД N.System, является
петербургская фирма Центр Компьютерных Технологий.
Функциональный состав N.System
С помощью N.System может быть значительно повышена эффективность работы предприятия
или организации. N.System организована по модульному принципу, что позволяет
решить проблему управления документооборотом как в целом, так и автоматизировать
один из бизнес-процессов предприятия. При внедрении состав модулей может меняться.
Впрочем, при необходимости, и сами модули могут дорабатываться. В состав N.System
входят следующие модули:
Делопроизводство
Предназначен для автоматизации работы с потоками входной/выходной корреспонденции,
для регистрации документов, их выполнения, постановки на контроль и отслеживания
состояния личных документов. Он позволяет организовать единую (в соответствии
с корпоративными стандартами) распределенную систему делопроизводства на предприятии
(включая региональные отделения и удаленных пользователей) с разграничением
доступа.
Внешние контакты
Сбор и хранение информации о внешних контактах, планирование их подготовки
и проведения, отслеживание их состояния, а также аккумулирование и предоставление
справочной информации пользователям или другим модулям. Поддержка полной истории
отношений с клиентом, включая все сопутствующие документы факсы, электронную
почту, и т. п. Автоматическое напоминание о предстоящей встрече или телефонном
звонке, рассылка напоминаний о подходе сроков выполнения или их просрочке,
сообщений о выполнении какого-либо действия и о необходимости выполнения каких-либо
действий после завершения предыдущих. Система является удобным инструментом
для обработки и анализа накопившейся информации и создания разного рода отчетов.
Управление продажами
Автоматизация всей цепочки работы отдела продаж, начиная с формирования заказа
и заканчивая сервисным обслуживанием, гарантией и ремонтом. В том числе, это
создание и хранение всей сопутствующей документации, резервирование на складах,
взаимосвязь с бухгалтерией и отделом логистики.
Управление проектами
Повышение эффективности работы менеджера по проектам путем документирования
всех процессов проекта. Является единым местом хранения всей документации
по проекту (договоров, ТЗ, актов, отчетов и т. д.). Система автоматически
контролирует сроки исполнения и статус этапов и работ. Формирование нескольких
вариантов отчетов, позволяющих оценить степень загрузки сотрудников, их текущие
задачи.
Управление офисом
Предназначен для автоматизации административно-хозяйственной деятельности
офиса и включает создание, пересылку и обработку заявок от пользователей на
оборудование или материалы. Все созданные заявки ставятся на контроль с целью
напоминания о просмотре или исполнении заявки.
Также в модуле может храниться информация об имеющемся на предприятии оборудовании,
а также о всех событиях, которые произошли с ним (ремонт, изменение местоположения
и ответственного лица и др.).
Управление персоналом
Автоматизация работы кадровой службы. Полностью поддерживает работу практически
любого отдела кадров с возможностью подключения модуля поддержки табелей,
с интеграцией в другие программные продукты, например, в зарплату. Ведется
весь цикл работы сотрудника, начиная с появления вакансии и претендентов на
нее, и заканчивая увольнением.
Справочно-информационный модуль
Ведение справочников, необходимых для повседневной работы предприятия (прайс-лист,
курсы валют, новости, шаблоны документов и др.).
Рассылка информации
Автоматизация рассылки информации с помощью факс-сервера и электронной почты
по спискам и категориям. Поддерживает рассылку по электронной почте, факсу,
почтой и курьером, в зависимости от заданных приоритетов. Возможна организация
автоматически формируемых списков по условиям, например: появление нового
вида продукции, изменение цен или поздравления по случаю праздника. Есть возможность
работы с различными БД, содержащими требуемую информацию.
Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ. Свидетельство Эл 77-4461 от 2 апреля 2001 г. Перепечатка материалов
без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.
Телефон редакции (812) 718-6666, 718-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул.Заставская, д.23, БЦ "Авиатор", 3-й этаж, офис 307
e-mail: editor@ci.ru
Для пресс-релизов и новостей news@ci.ru
КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ